Reger Austausch nach dem CASA-Prinzip

Fast alle neuen Agenturen und Redaktionen waren zum 4. projektübergreifenden Agenturentreffen erschienen. Ziele des Treffens waren: Sich gegenseitig auf den aktuellen Stand der Entwicklungen zu bringen und zu Themen auszutauschen, die alle betreffen. Einen ganzen Tag lang berichteten die Teilnehmenden aus ihrer Praxis, diskutierten gemeinsam mögliche Lösungen von Problemen oder wie Ideen zusammen weiterentwickelt werden könnten und trafen Verabredungen für die künftige Zusammenarbeit. Mitarbeitende aus der GND-Zentrale brachten eigene Punkte ein und beteiligten sich intensiv an den Debatten. 

Als konzeptionelle Klammer diente das sog. CASA-Prinzip, das zum einen für eine Kultur des Vertrauens und des Teilens steht, und zum anderen die Teilnehmenden dazu einlädt, zu den Stichworten Challenged, Achieved, Sharing und Aiming aus ihrer Perspektive zu berichten. Daher war das Treffen nicht öffentlich, sondern beschränkte sich auf die in den neuen Agenturen und Redaktionen aktiv Mitarbeitenden und die Kolleg*innen aus der GND-Zentrale. Umso wichtiger ist die öffentlich geteilte Dokumentation des Treffens. Das Programm sah drei Runden vor: Check In, Barcamp und Plenum.

Erste Austausch-Runde

Alle Agenturen, Redaktionen und die GND-Zentrale hatten im Vorfeld Gelegenheit, sich zu den genannten Stichworten ihren Input zu überlegen und im Check In vorzutragen. Selbst neue Mitarbeitende konnten sich aufgrund der klaren Struktur gut in das Treffen einbringen. Es brauchte nur eine geringe Vorbereitungszeit und die alle betreffenden Themen wurden schnell offenbar.

Natürlich sind bei Teilnehmenden, die bereits seit Längerem im Netzwerk der GND arbeiten, die Perspektiven andere als bei denjenigen, die gerade im Aufbau oder noch in Planung sind. Dennoch kristallisierten sich klar Gemeinsamkeiten heraus. Ein Kernthema waren interne Workflows innerhalb der jeweiligen Agentur oder Redaktion. Wo diese noch konzipiert werden müssen, können die erfahrenen Agenturen beratend zur Seite stehen. So kann die Passung der inneren Workflows zu den Prozessen, die zwischen den etablierten Mitgliedern der GND-Kooperative bestehen, sichergestellt werden. Oft müssen jedoch die Konzepte noch umgesetzt und etabliert werden, ehe sie tatsächlich tragfähig sind und langfristig die Arbeit erleichtern. Die Prozesse innerhalb der GND-Kooperative waren ebenfalls Thema. Sehr deutlich wurde der Bedarf nach mehr Information und Transparenz sowie einer deutlichen Verkürzung der Prozesse. Das betrifft vor allem die Workflows bei Datenimporten und den Redaktionsprozess der GND-Regeln. Letzterer soll künftig transparenter und partizipativer werden, indem der funktionierende Releaseprozess für Redaktionsarbeiten an dem RDA-DACH-Standard in der STA-Dokumentationsplattform auch für die GND-Dokumentation übernommen werden soll. 

Alle Beteiligten hatten Erfolge zu feiern. Die einen hatten ihr erstes Testdatenset erfolgreich in die GND eingebracht – ein wichtiger Meilenstein im Gründungsprozess einer Agentur. Andere freuten sich, für ihren Kundenkreis regelmäßig Schulungen anbieten zu können und aus diesem Kreis mit neuen GND-Datensätzen zum Reichtum und Vielfalt der GND beizutragen. Mehrere legten Konzepte vor, wie ihre GND-Anwendenden über Templates oder Datenaustauschformate leichter in der GND mitarbeiten können. Diese Konzepte werden nach Möglichkeit in die Planung zum Aufbau des von der GND-Zentrale verantworteten, neuen GNDcommunityspace einfließen. Hier gilt es am Ball zu bleiben. 

Take-Aways aus der zweiten Runde

Die Themen, die alle betrafen, wurden in der zweiten Tageshälfte vertieft. Die Themen wurden in Barcamp-Manier aus dem Input des Check Ins durch die Abstimmung der Teilnehmenden identifiziert. An drei Tischen diskutierten die Teilnehmenden intensiv entlang der thematischen Linien  “Workflows und Organisation”, “Workflows und Daten” sowie “Neuer Workspace zur Datenedition – aka GNDcommunityspace”.

Zentrales Thema war der Bedarf an Schulungen für Anwendende, die keine bibliothekarische Vorbildung haben. Die Hoffnung ist groß, dass es mit der Veröffentlichung der GND-Dokumentation leichter wird, GND-Datensätze regelkonform zu erfassen. Diese enthält die bisherigen GND-Erfassungshilfen und -Leitfäden zur Erfassung in den gängigen Softwareprodukten in Bibliotheken (PICA, Aleph und Alma). Indem wir uns auf die GND-Dokumentation fokussieren, sollte das große Desiderat Schulung zur GND für Nicht-Bibliothekare besser adressiert werden können. Der Anspruch ist auf jeden Fall, dass die Regeln intuitiver, leichter verständlich und die notwendigen Informationen leichter zu finden sein sollen als in den vormaligen PDFs. Die jetzt vorliegende Dokumentation der GND-Regeln wird in den kommenden Monaten erweitert und soll mit dem Feedback der Nutzenden verbessert werden. Bereits jetzt ist es möglich, online Rückmeldung zu einzelnen Seiten der GND-Dokumentation zu geben. Geplant ist zudem, für die Nutzung der Dokumentation Online-Trainingsmaterial zu entwickeln, das den Einstieg für alle, die nicht tagtäglich GND Datensätze bearbeiten, erleichtern soll. 

Das zweite große Thema war eine verbesserte Dokumentation von Workflows. Das betrifft sowohl die generische Darstellung erwartbarer interner Workflows als auch die Darstellung, welche Anliegen über welche Workflows innerhalb der GND-Kooperative behandelt werden. Tatsächlich besteht hier noch ein Konzeptions- und Standardisierungsbedarf. Ein Thema, dem wir uns nur gemeinsam mit allen Beteiligten stellen können. 

Das betrifft auch den Workflow zu den Datenimporten. Hier braucht es nach Meinung der Anwesenden mehr Transparenz, um zu verstehen, warum Importe so iterativ und zeitintensiv sind. Die dünne personelle Ausstattung der Deutschen Nationalbibliothek, die die Hauptlast der Integration neuer Daten in das Produktivsystem der GND trägt, ist nur ein Teil der Erklärung. Der andere Teil betrifft die technischen Rahmenbedingungen: Aktuell können lediglich Daten im Format MARC 21 und MARCXML per Batch importiert werden. Zudem prüft die GND-Kooperative die Qualität der gelieferten Daten anhand von Stichproben vor dem Import in die produktive GND, da die Datenqualität der GND im Interesse aller Beteiligten liegt. Vielleicht wäre es sinnvoll – so eine Anregung aus dem Plenum – Datenimporte community-spezifisch zu clustern und in vereinbarten Sprints – nach der Scrum-Methode – zu importieren. Das böte allen Beteiligten den Vorteil, sich nicht über einen längeren Zeitraum immer wieder neu in eine Thematik einarbeiten zu müssen. Andererseits ist es unerlässlich, dass alle am Prozess Beteiligten innerhalb des vereinbarten Zeitraums dieser Aufgabe die notwendige Zeit widmen. Eine weitere Anregung bestand darin, bei zeitkritischen Themen, dies bereits in der Betreffzeile einer Email an Mitarbeitende der GND-Zentrale entsprechend zu vermerken und im Text zu erläutern. Das böte den Mitarbeitenden der DNB die Chance, in der Pipeline der Anfragen zu priorisieren.

Der im Check In von mehreren Beteiligten geäußerte Bedarf an weiteren Templates zur regelkonformen und zugleich niedrigschwelligen Erfassung neuer Normdatensätze, ob zu Sachbegriffen, zu Geografika oder Provenienzdaten, harmoniert mit dem Vorhaben der GND-Zentrale eine technische Plattform zur kollaborativen Aggregation von Normdaten anzubieten, den GNDcommunity(data)space (GNDcs). Die Arbeiten dazu haben erst vor Kurzem mit der Beauftragung eines Dienstleisters begonnen. Im GNDcs sollen registrierte Mitarbeitende unterschiedlicher Communities die Möglichkeit haben, Kandidaten für die GND zu editieren. Es soll künftig Templates geben, die vorgeben, welche Angaben benötigt werden, um regelkonform Entitäten in der GND zu identifizieren und zu disambiguieren. Die von den Agenturen und Redaktionen erwähnten eigenen Konzepte für die Erfassung bestimmter Entitätstypen fließen nach Möglichkeit in die Entwicklung des GNDcs mit ein. Die Datensätze im GNDcs erhalten einen Identifier, der, sollte er in das Produktivsystem der GND übernommen werden, in der GND gespeichert wird. Entscheidender Vorteil wäre, dass im GNDcs noch unvollständige Datensätze angelegt werden können und man miteinander an der Vervollständigung arbeiten kann. Sobald eine Agentur den Datensatz auf die Eignungskriterien der GND hin überprüft und bestätigt hat, kann der Kandidat übernommen werden. Ein weiteres geplantes Funktionsfeld ist die Möglichkeit, im GNDcs ergänzende Angaben zu bestehenden GND-Datensätzen zu machen, die später zwar über den GND-Explorer angezeigt werden, aber nicht zwingend in das Produktivsystem der GND übernommen werden müssen. Schließlich ist auch ein Funktionsbereich für Korrekturen von bestehenden GND-Datensätzen geplant, die von einer Redaktion vor der Übernahme in das Produktivsystem geprüft werden. Eine erste Beta-Version mit funktionsfähigen Teilbereichen der Anwendung wird für Anfang 2026 erwartet.

Eine Anregung galt dem Angebot des Informations- und Lernmaterials, das unter anderem auf der GND-Website vorliegt. Hier würden kategorisierende Etiketten, wie “Einführung” und “Archive”, helfen, sich im Angebot schneller zu orientieren. Bei der anstehenden Überarbeitung der GND-Infothek soll diese Anregung aufgegriffen werden.

Schließlich noch ein Hinweis: Viele neue GND-Anwendende haben die meist nur gedruckt vorliegenden Nachschlagewerke, auf die die GND-Dokumentation regelmäßig Bezug nimmt, aus Kostengründen nicht zur Hand. Zudem erscheinen gerade Fachcommunities die in der Liste der Nachschlagewerke verzeichneten Titel als zu allgemein oder gar veraltet. Das heißt, für die Redaktion dieser Liste müsste der Prozess partizipativer und transparenter gestaltet werden. Dies könnte gegebenenfalls künftig im Rahmen des Releaseprozesses der Änderungen der GND-Dokumentation adressiert werden. Zuvor muss jedoch definiert werden, wer genau die Mitwirkenden, neben den Mitgliedern des GND-Ausschusses, in diesem Releaseprozess sein werden. 

Zum Schluss des langen Tages

Nachdem im Plenum die Ideen und Ergebnisse aus dem Barcamp zusammengetragen worden waren, galt es zum Schluss des langen Tages Bilanz zu ziehen und Verabredungen für die Zukunft zu treffen: Die Praxis der jährlich stattfindenden projektübergreifenden Agenturentreffen soll beibehalten werden. Und als Angebot der bereits im Dauerbetrieb agierenden neuen Agenturen – LEO-BW-Regional, Bauwerke und data4kulthura – soll ein “Jour Flexe” für alle Interessierten eingerichtet werden, um den lockeren Austausch kontinuierlich zwischen den vor Ort stattfindenden Agenturentreffen zu fördern.