Normdaten in der archivischen Erfassung – Archive organisieren sich

2. GND-Forum Archiv am 24. März 2023

Im Oktober 2022 trafen sich erstmals Kolleg:innen aus den verschiedensten Archivsparten, um sich über die Nutzung von Normdaten in der archivischen Erfassung auszutauschen (siehe 1. GND-Forum Archiv, 5. Oktober 2022 (Dokumentation). Dieses Treffen in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main zeigte, dass das Thema Normdaten und Archiv mit dem ersten Treffen noch lange nicht ausgereizt war und man hier verschiedensten Fragestellungen noch intensiver nachgehen muss. Das Organisationsteam dieses ersten Forums bemühte sich in der folgenden Zeit, den Input aus Frankfurt zu ordnen und die Anforderungen und Ideen in größere Teilgruppen zu bündeln. Das Ergebnis dieser Nacharbeit mit dem Ziel, die verschiedenen Teilinteressen in aktive Arbeitsgruppen zu überführen, wurde virtuell am 2. GND-Forum Archiv am 24. März 2023 präsentiert.

Organisiert wurde auch dieses Forum gemeinsam von der Interessengruppe Archiv – Staatliche Archive (KLA), der GND-Agentur LEO-BW-Regional und der Arbeitsstelle für Standardisierung an der Deutschen Nationalbibliothek. Neu in das Organisationsteam kam das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz. Rund 130 Personen nahmen an diesem Online-Forum teil, darunter etwa ein Drittel, die bereits das 1. GND-Forum Archiv in Frankfurt besucht hatten.

Vier Vorschläge für unsere Zusammenarbeit. Oder: Was wir aus dem ersten GND-Forum Archiv mitgenommen haben

Nach der Begrüßung durch Dr. Mirjam Sprau (Bundesarchiv) und Dr. Patrick Leiske (Landesarchiv Baden-Württemberg), gaben Dr. des. Johannes Haslauer (Staatliche Archive Bayerns) und Chantal Köppl (Deutsche Nationalbibliothek) einen Impulsvortrag, um die Arbeit der IG Archiv seit dem ersten Forumstreffen vorzustellen. Zwei grundsätzliche Anwendungsszenarien von Normdaten (und im Besonderen der Gemeinsamen Normdatei (GND)) in Archiven wurden beschrieben: Die Verknüpfung von Verzeichnungsdaten mit der GND und das (aktive) Erfassen und Korrigieren von GND-Datensätzen. Für beide Szenarien fallen Fragen an, die man in vier Bereiche gliedern kann:

•    Die inhaltliche archivische Erschließung mit der GND

•    Tools und Techniken, etwa für die Datenredaktion und den -abgleich

•    GND-Agenturen und Redaktionen mit ihren Strukturen

•    Organisation der Information und Wissensvermittlung

Diese vier Themenfelder wurden in Breakout-Sessions besprochen, um zentrale Fragen, Bedarfe, Ideen und Verabredungen für eine gemeinsame Weiterarbeit zu finden.

Startschuss für eine gemeinsame Interessengruppe der Archive im GND-Netzwerk

Für jedes der Themenfelder hat sich eine Gruppe gefunden, die den Bereich, aktiv in Form einer Arbeitsgruppe vorantreiben will. Im Verlauf des Jahres werden sich diese Arbeitsgruppen einzeln treffen und ihre Arbeit aufnehmen. Gemeinsam bilden diese Arbeitsgruppen eine offizielle Interessensgruppe Archiv im GND-Netzwerk, die bereits bestehende IG Archiv – Staatliche Archive (KLA) erweitert sich damit auf alle Archivsparten. Wer nicht am Forum teilnehmen konnte, sich aber an einer der Gruppen beteiligen möchte, kann sich an die Kontaktadresse der IG Archiv wenden.

Welche Fragen, aber auch Anforderungen zu den vier Themen in den Breakout-Sessions festgehalten und in den nächsten Wochen und Monaten in Arbeitsgruppen weiterverfolgt werden, erfahren Sie im Folgenden. Die ersten Ergebnisse der Arbeitsgruppen werden am 3. GND-Forum Archiv am 24. November 2023 präsentiert.

Archivische Erschließung mit der GND

In der Breakoutsession wurden konzeptionelle und organisatorische Fragen/Bedarfe aus zwei Blickwinkeln geäußert: Zum einen mit Blick auf die GND, zum anderen in Richtung Erschließungspraxis mit GND-Normdaten. Dazu gehörten Fragen zu den Mindeststandards (welche Voraussetzungen müssen für das Ansetzen eines GND-Eintrags gegeben sein) für Personen, Gebietskörperschaften und Sachbegriffe, zur systematischen Erweiterung der GND durch die Erschließung historischer Bestände (Aufnahme historischer Geographika, Gebietskörperschaften etc.) zur Anzeige von verknüpfen Datensätzen unterschiedlicher Archive, zur Mehrsprachigkeit und zur möglichen Verknüpfung mit ausländischen Normdateien. Mit Blick auf die Praxis der Erschließung zielten viele Bedarfe auf unzureichende Regelwerke oder fehlende Erschließungsempfehlungen sowie auf die technische Umsetzung in den archivischen Informationssystemen und deren Erweiterung hin zu einem automatisierten GND-Abgleich.

Die gewünschten Themenschwerpunkte einer zukünftigen Zusammenarbeit betrafen die genannten Mindeststandards und die Neuansetzung benötigter Normdaten sowie die Heranziehung archivischer Quellen als Belegstellen für GND-Normdaten. Ausführlicher wurde die Frage nach dem Umfang einer GND-Verknüpfung mit einem Erschließungsdatensatz diskutiert - welche Elemente in Titel und Enthältvermerk sollten mit den entsprechenden Entitäten verknüpft werden? Wie viele und welche Ortsangaben bei personenbezogenen Erschließungsangaben wären sinnvoll zu verbinden? Sollten hier Empfehlungen oder Standards entwickelt werden?

Generell wurde der Wunsch nach einer Einbindung aller Archivsparten in die Diskussion geäußert.

Die Teilnehmenden haben verabredet, sich 2-3 mal jährlich zu einem Treffen einer AG "Archivische Erschließung mit der GND" (online, ca. 2 Std. pro Sitzung) zusammenzufinden. Gewünscht wurde die Vorstellung eigener Projekte sowie die Erarbeitung gemeinsamer Konzepte und Empfehlungen. Themenvorschläge können jederzeit bei den vorläufigen Sprechern der AG, Dr. Peter Sandner und Dr. Mirjam Sprau, eingebracht werden; die AG-Arbeit soll sich entlang der konkreten Bedarfe ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer entwickeln. Die erste Sitzung ist für Dienstag, 20. Juni (10-12 Uhr) geplant.

GND-Agenturen und Redaktionen

Die insgesamt 40 Teilnehmenden der beiden Breakoutsessions zeigten großes Interesse an der Gründung neuer bzw. der Teilnahme an bestehenden Agenturen bzw. Redaktionen. Erfreulicherweise ist nach Baden-Württemberg, Berlin und Thüringen nun auch Hessen auf einem gutem Weg zu einer eigenen Agentur. Außerdem gibt es derzeit ein GND-Projekt von Frauenarchiven in Deutschland, Österreich und der Schweiz, welches möglicherweise die Anschubfinanzierung für eine weitere Agentur leisten kann. In diesem Zusammenhang wurden auch nochmals die Unterschiede zwischen einer Agentur und einer Redaktion erklärt und Wege zu einer Neugründung aufgezeigt. Grundsätzlich können Agenturen sowohl für eine bestimmte Region (z. B. Bundesland), aber auch für bestimmte Archivsparten oder Themen gegründet werden, wobei sich das Regionalprinzip (z.B. in Baden-Württemberg, Berlin, Hessen, Thüringen) bisher gut bewährt hat. Redaktionen können entweder alle oder aber auch nur einen Teil der Entitäten bedienen und werden ihrerseits von einer Agentur betreut. Hilfreich kann es sein, bei Neugründungen auf das Know-how der eigenen oder einer benachbarten (Dienst-) Bibliothek zurückgreifen zu können. Von den Teilnehmenden wurde der Wunsch nach Berücksichtigung kultureller und soziologischer Besonderheiten geäußert und auch auf unterschiedliche Erschließungstraditionen in Bibliotheken und Archiven hingewiesen. Weitere Gesprächsthemen waren die (Anschub-) Finanzierung, die Unterstützung durch Datendienste, die agenturübergreifende Zusammenarbeit oder die Einbringung von Bedarfen in den GND-Ausschuss.

Die künftige AG soll sich am 25. Mai (14-16 Uhr) konstituieren und dabei eine(n) Sprecher*in wählen. Ein weiteres Treffen ist für die Zeit nach den Sommerferien geplant. Bei den beiden Treffen sollen auch bestehende und werdende Agenturen vorgestellt und Best Practices aufgezeigt werden. Außerdem ist der Aufbau einer Referenzliste der aktiv an der GND beteiligten Archive und ihrer Erfassungsschwerpunkte bzw. Zuständigkeitsbereiche geplant.

Tools und Technik

Das Bedürfnis der Archivcommunity, mehr über praktische Tools und Techniken zu erfahren, liegt auf der Hand. Neben dem Wunsch nach einem ganz generellen Erfahrungsaustausch gibt es auch schon ganz spezifische Fragestellungen, etwa die Nutzung von BEACON-Dateien im archivischen Kontext. Und was ist mit Anwendungsbedarfen, für die es momentan noch überhaupt keine Tools gibt?

In den Breakoutsessions zu Tools und Technik konnten zwei Themenschwerpunkte herausgearbeitet werden. Dies ist zum einen die Bündelung und Bereitstellung von Informationen für Anwender:innen auf den verschiedensten Stufen. Die GND-Nutzer:innen im Archiv sind momentan lediglich über das größere Gerüst aller GND-Nutzer lose verbunden, was es vor allem Einsteiger:innen schwer macht, sich schnell und effizient dem Themenkomplex mit seinen Tücken und Eigenheiten anzunähern. Hier ist neben den Tools für den Abgleich und die Anreicherung der eigenen Datenbestände vor allem der immer noch bibliothekarisch geprägte Themenbereich des Mitschreibens an der GND - beispielsweise in Form von Masseneinspielungen oder Eingaben über die Webformulare - bei den archivischen Anwendern noch wenig bekannt.

Daneben steht die Notwendigkeit, systematisch Bedarfe und technische Anforderungen für die Ein- bzw. Anbindung der GND in die AFIS zu erheben. Einige Archive und Softwareanbieter haben bereits damit begonnen, auf verschiedenen Wegen Felder für die Einbindung von GND-Verknüpfungen in den Erschließungssystemen zu schaffen. Dabei droht eine heterogene Softwarelandschaft zu entstehen, die möglicherweise nicht immer vollständig den archivischen Anforderungen für die Arbeit mit und in der GND (oder auch Normdaten im Allgemeineren) gerecht wird. Daher sollen als Grundlage für eine einheitlichere Weiterentwicklung gemeinschaftlich konkrete Anforderungen erarbeitet werden.

Zur Weiterentwicklung dieser Ziele wurde langfristig u.a. die Etablierung eines Hubs für das Sammeln und den Austausch von Tools, Methoden, Anforderungen und Erfahrungen vorgeschlagen.

Die derzeitigen Koordinatoren der Arbeitsgruppe, Verena Mack und Johannes Haslauer, laden die Interessierten zu einem ersten Treffen nach den Sommerferien ein, um die Zielsetzungen genauer zu besprechen und festzulegen. Die einzelnen Schwerpunkte können dann arbeitsteilig weiter behandelt werden.

Information und Wissensvermittlung

Welches Wissen brauchen Archivar:innen für einen sicheren Umgang mit Normdaten, deren Nachnutzung und Bearbeitung? Werden "archivspezifische" Informationsangebote zur GND benötigt und wenn ja, für welche konkreten Fragestellungen? An welchen Stellen besteht der größte Bedarf für die Community? In der Breakoutsession zum Thema "Information und Wissensvermittlung" ging es darum, einen ersten Überblick über die Informationsbedarfe in Bezug auf Normdaten und die GND aus Sicht der Archive zu bekommen. Dabei wurden auch vorhandene Angebote und Materialien der GND-Kooperative in den Blick genommen und deren Eignung für Archivar:innen thematisiert. Dazu gehören zum Beispiel die Informationsseite zur GND, die GND-Webseite gnd.network, der Blog und die Handreichungen des FDMLab@LABW des Landesarchivs Baden-Württemberg sowie von lobid, die vom Hochschulbibliotheksservice (hbz) gepflegt werden.

Die Teilnehmenden berichteten, dass in manchen und gerade in den kleineren Archiven noch Überzeugungsarbeit geleistet werden und für die Wichtigkeit und den Nutzen von Normdaten sensibilisiert werden müsse. Dort werde die Normdatenarbeit in der alltäglichen Verzeichnung oft noch als aufwändige Zusatzaufgabe wahrgenommen. Dabei waren sich alle Teilnehmenden einig: Verzeichnung von Archivgut und Normdaten gehören zusammen und stellen in mehrerer Hinsicht die Anschlussfähigkeit der Archive sicher. Nicht von ungefähr formulieren Drittmittelgeber die Normdatennutzung als Voraussetzung und inhärenten Bestandteil von Digitalisierungsprojekten. Um etwaige Vorbehalte oder Berührungsängste auszuräumen, gilt es hier also, Erschließungskulturen aufzubrechen und noch gezielter über das Potenzial zu informieren, das der (auch schon passive, also nachnutzende) Einsatz von Normdaten mit sich bringt - von der Verbesserung der Datenqualität, über die erhöhte Sichtbarkeit der Verzeichnungsdaten bis zur Vernetzung mit Datenbeständen anderer Kultureinrichtungen. Die Teilnehmenden der Breakoutsessions äußerten verschiedene Vorschläge, wie man Archivar:innen die Arbeit mit Normdaten und den Einstieg in die GND erleichtern könnte:

• Eine Linkliste für bestehende, nachnutzbare Materialien und Informationsangebote anlegen.
• Ein gemeinsames Papier zu Vorteilen und Potenzialen der Normdaten-Nutzung im Archiv.
• Eine Sammlung von Best Practices und Szenarien als Beispiele, in denen Normdaten gewinnbringend zum Einsatz kommen.
• Auf Archive zugeschnittene Handreichungen zu Normdaten und der GND im Speziellen erstellen. Zum Beispiel die Zusammenstellung eines "Quickstart-Guide" mit FAQs für Archivar:innen, die eine grobe Übersicht über die wichtigsten Informationen und Regeln geben, die es gerade zu Beginn zu beachten gilt.
• Ein Verzeichnis der Archive anlegen, die die GND nutzen, um den kollegialen Austausch untereinander zu befördern. 
• Ein Papier oder Workshop zur Beantwortung der Frage "Was sind und was nützen meiner Einrichtung BEACON-Dateien?" (siehe auch https://gbv.github.io/beaconspec/beacon.html) anhand von Beispielen.
• An die Ausbildungs- und Studiengänge herangehen, für Linked Data und Normdaten als selbstverständlichen Lehrinhalt werben.
• Austauschräume für Archivar:innen in der GND schaffen, z.B. auch für Anwender:innen der jeweiligen Softwaresysteme.
• Einen regelmäßigen Newsletter für Archive zu Normdaten, Linked Data und Neuigkeiten bezüglich der GND.

Die vielen guten Ideen könnten in einer Art gemeinsamer Informationsbibliothek zusammengeführt und auf der öffentlichen Seite der Interessengruppe Archiv der gesamten Archiv-Community zur Verfügung gestellt werden. Nun warten sie aber erst einmal darauf, sortiert und priorisiert zu werden. Das wird im Rahmen einer kleinen Arbeitsgruppe passieren, an der erfreulich viele Kolleg:innen Interesse bekundet haben und als nächstes mit Terminvorschlägen für ein erstes Treffen kontaktiert werden. Weitere Mitstreiter:innen sind herzlich willkommen!

Das Conceptboard zum 2. GND-Forum Archiv