IG Archiv | Veroeffentlichungen, Vortraege und Veranstaltungen

Am 22. März traf sich die AG "Archivische Erschließung mit der GND" zu ihrer 4. Sitzung. Etwa 25 Teilnehmende diskutierten abschließend die in den letzten Sitzungen entstandenen Positionen zum Thema "Archivische Relevanzkriterien". Darunter verstehen wir Kriterien, die aus archivischer Sicht eine Neuansetzung von GND-Normdaten rechtfertigen. Alles dreht sich dabei um die Frage - wie können wir Archivarinnen und Archivare das Verknüpfungspotential einer möglichen GND-Entität erkennen?

Auf dieser Grundlage ist der Entwurf eines Positionspapiers entstanden, das sehr gerne kommentiert werden kann! Abschließend wollen wir es beim nächsten GND-Forum vorstellen und ggf. verabschieden.

Den Entwurf des Papiers finden Sie hier: 2024-04-09_Archivische-Relevanzkriterien.docx Anmerkungen senden Sie gerne an Mirjam Sprau vom Bundesarchiv, m.sprau@bundesarchiv.de

Für die nächsten Sitzungen nach dem GND-Forum (im Herbst 2024) wollen wir uns neuen Themen zuwenden. Möglich ist eine Diskussion der Frage welchen Stellenwert archivische Angaben im Rahmen der Normdaten-Ansetzung haben und künftig haben sollen (Rolle der Nachschlagewerke, Bedeutung archivischer Angaben/Belege etc.). Wir möchten uns aber auch praktischen Beispielen des Einsatzes von GND-Normdaten in der archivischen Erschließungspraxis verschiedener Archivsparten und Häuser widmen. Alle Interessierte sind herzlich willkommen! Eine Einladung erfolgt rechtzeitig über die Mailingliste der IG Archiv.

Zu Beginn des Jahres hat die Arbeitsgruppe eine erste Gliederung für die Handreichung entwickelt, die Archivar*innen helfen soll, einen niedrigschwelligen Einstieg in die Arbeit mit der GND zu finden (siehe Ergebnisprotokolle der früheren Treffen). Seither arbeitet die Gruppe an der inhaltlichen Ausgestaltung der einzelnen Kapitel und der Suche nach motivierenden Beispielen und Anwendungsfällen. Bis zum 4. GND-Forum Archiv am 21. Juni 2024 möchte die Arbeitsgruppe einen ersten Entwurf fertigstellen, der dann mit der Community diskutiert werden kann.

Diese Punkte adressiert die Handreichung zum jetzigen Stand im Wesentlichen:

• Was ist die GND und wie ist sie aufgebaut?

• Welche Bedeutung haben Normdaten im Archiv und wozu werden sie eingesetzt?

• Gibt es Voraussetzungen für die Nutzung von GND-Normdaten?

• Wie kann man in der GND recherchieren?

• Wie kommen die Normdaten in mein AFIS?

• Welche Mehrwerte bietet der Einsatz von Normdaten für das Archiv und seine Nutzenden?

• Ausblick: Wie stelle ich meine GND-Verknüpfungen in einer Beacon-Datei zur Verfügung? Was kann ich tun, wenn es einen Normdatensatz noch nicht gibt?

Beim dritten Treffen der AG "Archivische Erschließung mit der GND" haben wir in nun schon bewährter Runde mit etwa 30 Teilnehmenden weiter über archivische Relevanzkriterien diskutiert.

Dabei ging es um die Frage, wann aus archivischer Sicht neue Normdaten angesetzt werden sollten. Nach der Fortsetzung des Gesprächs über Personennormdaten diskutierten wir die Ansetzung von Geographika sowie mögliche Kriterien für weitere Entitäten. Auf unserem Weg der Entwicklung eines Positionspapiers sind wir einen guten Schritt weitergekommen; unser Arbeitsstand lässt sich dem Entwurf hier entnehmen.

In der kommenden Sitzung hoffen wir die Arbeit am Papier abschließen zu können und wollen uns dann im Folgenden praktischen Anwendungsfeldern zuwenden.

Über neue Mitstreiter*innen würden wir uns sehr freuen!  Wir treffen uns wieder am Freitag, 22.03.2024 von 9-11h unter https://meet.goto.com/715567517

In ihrem dritten Arbeitstreffen hat die AG "Information und Wissensvermittlung" eine erste Gliederung für die Handreichung entwickelt (siehe Ergebnisprotokolle der früheren Treffen). So sind nach einer Einführung in die Gemeinsame Normdatei Erläuterungen zur Relevanz von Normdaten für Archive und deren Einsatzmöglichkeiten vorgesehen. In einem weiteren Abschnitt sollen die Leser*innen der Handreichung erfahren, wie sie benötigte GND-IDs ermitteln können und welche Recherche- und Abgleichswerkzeuge ihnen dafür zur Verfügung stehen. Welchen Mehrwert der GND-Einsatz einerseits für Archivar*innen in der Verzeichnung und andererseits für Nutzende in der Recherche darstellt, soll anhand konkreter Beispiele gezeigt werden. Bis zu ihrem nächsten Treffen arbeiten die Teilnehmenden nun an ersten Textbausteinen, der Sammlung von motivierenden Anwendungsfällen aus dem Archivbereich und von Darstellungen der GND-Einbindung in verschiedenen Archivischen Fachinformationssystemen.

Einladung zum 3. GND-Forum Archiv am 24. November 2023, online von 9.30-11.30 Uhr
Normdaten in der archivischen Erfassung

Im März haben die Teilnehmer*innen des 2. GND-Forum Archiv den Startschuss für die künftige Zusammenarbeit als Interessengruppe Archiv und damit für eine Interessenvertretung der Archive aller Sparten in der GND gegeben - getragen von der gemeinsamen Vision, archivische Erschließungsdaten künftig mit der GND noch besser zu vernetzen und sichtbar zu machen. Bis zum Herbst werden sich alle vier auf dem 2. GND-Forum ins Leben gerufenen Arbeitsgruppen zusammengefunden haben. Dann ist es Zeit für ein "Come together" in großer Runde, um gemeinsam den Blick auf Ziele und Entwicklungen rund um den GND-Einsatz im Archivbereich zu werfen und über die weiteren Schritte zu sprechen.

Wir laden Sie daher herzlich ein zum 3. GND-Forum Archiv (online), "Normdaten in der archivischen Erfassung" am 24. November 2023 von 9.30 bis 11.30 Uhr.

Nutzen Sie die Gelegenheit, sich zu informieren, auszutauschen, mitzuwirken und mitzugestalten. Das Forum ist die zentrale öffentliche Plattform für alle Interessierten, die unter dem organisatorischen Dach der "Interessengruppe Archiv" im GND-Netzwerk an der Entwicklung teilhaben möchten. Die Teilnahme steht Vertreter*innen aller Archivsparten - und stets auch neuen Teilnehmer*innen - offen. Wir freuen uns, wenn das Angebot wieder auf Ihren Zuspruch stößt! Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Der Meetinglink wurde und wird noch einmal über die Mailingliste der IG Archiv versandt.

Sie wollen nochmal das 2. GND-Forum rekapitulieren? Mehr über den Verlauf und die Ergebnisse des 2. GND-Forums vom März erfahren Sie in der Dokumentation.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an afs@dnb.de.

Das zweite Treffen der AG "Information und Wissensvermittlung" drehte sich um die Frage, welche Informationen Archivar*innen brauchen, um die GND leichter nutzen zu können. Rund 15 Personen arbeiteten weiter mit an dem gefassten Plan, eine Handreichung für Archivar*innen zu entwickeln, die ihnen die GND Schritt für Schritt näherbringen und die Nutzung erleichtern soll. Was ist die GND und wie recherchiere ich am besten? Welchen Mehrwert hat es für mein Archiv auf der einen und für unsere Nutzenden auf der anderen Seite, wenn wir Normdaten verknüpfen? An welchen Anwendungsfällen und Beispielen kann ich mich orientieren? Wie kann ich mir die Verzeichnung unter Einsatz der GND konkret in meinem AFIS vorstellen?

Diese und ähnliche Fragen soll die Handreichung beantworten und so künftig noch mehr Archive motivieren, GND-IDs zu verwenden. Für die weitere Ausarbeitung soll eine Kleingruppe gebildet werden, für die sich bereits einige Personen gemeldet haben. Weitere Mitstreiter*innen sind herzlich willkommen!

Das zweite Treffen der AG "Archivische Erschließung mit der GND" mit ca. 30 Teilnehmenden widmete sich der Frage nach den Faktoren des Einsatzes von GND-Normdaten im Archiv sowie der Diskussion um archivische Relevanzkriterien.

Diskutiert wurde zum einen, welche einrichtungsbezogenen Umstände und archivfachlichen Überlegungen den Einsatz ermöglichen oder auch einschränken. Zum anderen ging die Gruppe der Frage nach, wann aus archivischer Sicht neue Normdaten angesetzt werden sollten - z.B. wenn Personen auch Provenienzstellen sind, bei Personen der Zeitgeschichte oder bei Mandatsträgern. Die Diskussion war intensiv und beschränkte sich zunächst auf die Neuansetzung von Personennormdaten. Ziel der gemeinsamen Arbeit ist die Gestaltung eines Positionspapiers. Dies kann archivische Interessen deutlicher zum Ausdruck bringen, den fachlichen Dialog anregen und als Argumentationshilfe  dienen.

Als Grundlage der Diskussion diente ein erster Entwurf, der hier mit den textbezogenen Kommentaren aus der Sitzung eingesehen werden kann: 2023-11-03_Zwischenstand_Einsatz von GND-Normdaten im Archiv.pdf (Dokument herunterladen, um die Annotationen lesen zu können!)

Für die Fortsetzung der spannenden Diskussion (auch zu Geographika und Sachbegriffen) freuen wir uns auf weitere Mitstreiter*innen! Wir treffen uns wieder am Freitag, 02.02.2024 von 10-12h unter https://meet.goto.com/701298941 Nach Abschluss des Positionspapiers möchten wir uns in der AG verschiedenen Anwendungsfeldern von Normdaten in der archivischen Erschließungspraxis zuwenden.

Am 12. Oktober 2023 fand mit rund 15 Teilnehmern das erste Treffen der AG "Tools & Technik" statt. Nach einer Vorstellung der in den zwei bisherigen Foren erarbeiteten Wünschen und Anforderungen wurde diskutiert, welches der drei großen Themen (AFIS-Einbindung, Schreiben in der GND und Bereitstellung von Informationen zu Tools & Technik) zuerst angegangen werden sollte. Für eine Übersicht der An- bzw. Einbindung der GND in die Archivischen Fachinformationssysteme (AFIS) soll eine von der Deutschen Nationalbibliothek durchgeführte Umfrage bei Herstellern für Software im Kulturgutbereich nachgenutzt werden.

Hauptpunkt war der Wunsch, die für das Archiv relevanten (technischen) Anforderungen und Möglichkeiten für die Arbeit mit der GND in einer kurzen Handreichung niedrigschwellig und praxisorientiert zur Verfügung stellen zu können. Hierfür hat sich in der AG Tools & Technik eine Projektgruppe von fünf Personen gebildet, die dieses Projekt angehen wird. Das Praxis-Handbuch soll bestenfalls auch eine Toolliste mit Verweis auf Tutorials und Screencasts sowie Best-Practice-Beispiele enthalten.

Des Weiteren wurden als weitere mögliche Aufgaben der Arbeitsgruppe identifiziert:

1. Formulierung genauer (technischer) Anforderungen Archiv und GND für eine einheitlichere Einbindung in die Erschließungssoftware

2. „Selbsthilfegruppe GND-Tools“?

Solange sich das Format Selbsthilfegruppe nicht verselbstständigt, sollen die AG-Treffen weiterhin auch ein Gesprächsforum für konkrete Fragen rund um die Tools darstellen.

Das nächste Treffen der Arbeitsgruppe ist für Ende Januar 2024 geplant; die Terminumfrage folgt über die Mailingliste der IG Archiv. Weitere Interessierte sind herzlich eingeladen, sich zu beteiligen.

Am ersten Treffen der AG "Information und Wissensvermittlung" nahmen rund 20 Personen teil, die erste Ideen dazu diskutierten, wie man Archivar*innen noch besser an die Nutzung von Normdaten heranführen und vielfach wahrgenommene Berührungsängste abbauen kann. Ziel der Arbeitsgruppe ist es, mit konkreten Maßnahmen den sehr unterschiedlichen Kenntnisstand über Normdaten und die GND zu verbessern und den Einsatz von Normdaten durch Aufklärung über Vorgehensweisen, Einsatzmöglichkeiten und vor allem den spürbaren Nutzen für die Verzeichnung zu motivieren. Sie sollen alle Archivar*innen wie auch Multiplikator*innen, die Leitungs- und Trägerebenen im Blick haben. Die Ideen, die die AG in ihrem nächsten Treffen im Herbst weiter konkretisieren und zu denen sie sich auf dem 3. GND-Forum Archiv austauschen will, sind unter anderem:

• Handreichung zu Einsatzmöglichkeiten der GND im Archiv entwickeln

• "Basis-Foliensatz" für die Einführung in die GND für Archivar*innen erstellen, der von allen nachgenutzt und haus- bzw. softwarespezifisch angepasst werden kann

• Empfehlungen erarbeiten und sammeln zu "Wie lassen sich Menge und Komplexität der GND-Arbeit gerade zu Beginn reduzieren?"

• Weitere Best Practices aus dem Archivbereich sammeln und präsentieren, vgl. GND-Blogpost "Es tut sich 'was!"

Gut 45 Interessierte trafen sich am 20. Juni 2023 zur ersten Sitzung der AG „Archivische Erschließung mit der GND“ (Folien). Im ersten Teil standen Eignungs- und Relevanzkriterien rund um die Personennormdaten im Fokus: Was bedeutet der „berechtigte Bedarf“ zur Neuansetzung für uns Archive, welche Quellen sollten aus archivischer Sicht genannt werden können? Auf welchen Ebenen und an welchen Stellen bringen wir Personennormdaten in der Erschließung zum Einsatz? Diese Fragen wurden aus der Perspektive unterschiedlicher Häuser diskutiert und dabei auch praktische Vorschläge gemacht – so z. B. die Einführung der Rollenbezeichnung „Provenienzstelle“ als berechtigtes Kriterium zur Neuansetzung sowie die Aufnahme über externe, archivspezifische Identifikatoren (des Erschließungsstandards ISSAR-CPF), die in der GND hinterlegt werden. Deutlich wurde wieder einmal, dass Erschließungsempfehlungen nicht nur von den personellen Ressourcen, sondern erheblich auch von den technischen Voraussetzungen der einzelnen Archivischen Fachinformationssystemen (AFIS) abhängig sind.

Im zweiten Teil der Sitzung blickten wir voraus auf mögliche Themen und Ansatzpunkte für die weitere gemeinsame Arbeit. Das 2. Treffen der AG ist für Freitag, den 3. November 2023, 10-12 Uhr geplant.

Am 25. Mai fand mit rund 20 Teilnehmern das erste Treffen der AG "GND-Agenturen & Redaktionen" der Interessensgruppe Archiv statt. Dort stellten sich die bereits bestehenden bzw. im Aufbau befindlichen Agenturen LEO-BW-Regional (Folien), data4kulthura (Folien) und die GND-Agentur am Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz (Folien) vor. Es zeigte sich, dass die Zielgruppen und Strukturen der Agenturen höchst verschieden sein können. Gemein ist ihnen allerdings die Beschränkung auf einen regionalen Raum (Baden-Württemberg für LEO-BW-Regional, Thüringen für data4kulthura und Berlin/Brandenburg für die Agentur des GStAS). Für eine vollständige Abdeckung der archivischen Anfragen an die GND bedarf es daher, diesen Flickenteppich an Regionalagenturen zu einem umfassenden Netz auszubauen, was aber mit nicht unerheblichen strukturellen und finanziellen Herausforderungen verbunden sein wird.
Die AG "GND-Agenturen & Redaktionen" plant ein weiteres Treffen für Q3/2023 vor dem kommenden 3. GND-Forum Archiv am 24. November 2023, um dann weitere Fragen, Bedarfe oder Themenstellungen für eine gemeinsame Weiterarbeit zu identifizieren.