Für Werke, deren bevorzugter Titel nicht deutschsprachig ist, wird bzw. werden in einem Werknormdatensatz im Teilbestand Sacherschließung der GND ein oder mehrere deutsche Übersetzungstitel als abweichende Benennung erfasst. Für öffentliche Bibliotheken erfolgt eine Kennzeichnung als sogenannter ÖB-Alternativtitel.
Im März 2024 wurde eine Umfrage an große öffentliche Bibliotheken, die mit der GND arbeiten, gerichtet, um herauszufinden, ob die Kennzeichnung für den im Deutschen gebräuchlichsten Namen als ÖB-Alternative benötigt und ausgewertet wird. Da alle antwortenden Bibliotheken dies verneinten, soll auf die Kennzeichnung zukünftig verzichtet werden. Dies ist in der GND-Dokumentation nachvollzogen.
Laut ELF 010 und ELF 682 können bestimmte Satzarten auf andere umgelenkt werden (Tb auf Tf und Tg u.ä.). Inhalte von bestimmten formalen Feldern werden automatisch übertragen. Dazu gehört das Teilbestandskennzeichen. In der Vergangenheit wurden immer wieder Körperschaftsdatensätze für Bauwerke erfasst. Für Bauwerke gibt es eigene Datensätze der Satzart Tg; sie sind nicht für die Formalerschließung zugelassen. Bei der Umlenkung ist darauf zu achten, dass das Teilbestandskennzeichen f aus dem Verliererdatensatz gelöscht wird, damit es nicht fälschlich in den Bauwerksdatensatz übertragen wird.
Die Erfassung der Library of Congress control number (lccn) im Feld 024 erfolgt ohne Spatium: lccn: n81015577 (vgl. Erfassungsleitfaden (ELF) zu Feld 024)
Die VIAF-Nummer steht für ein Cluster, nicht für einen einzelnen Datensatz in einer Normdatei; der Inhalt des Clusters ist nicht stabil. Deshalb sollte die VIAF-Nummer weder im Feld 024 noch im Feld 670 eingetragen. werden.
Im Jahr 2024 wurde von den Bibliotheksverbünden die Vereinbarung für die tägliche Obergrenze von maschinellen Datenmanipulationen (Batch-Änderungen) in der GND aus dem Jahr 2016 (s. u.) erörtert und eine gemeinsam abgestimmte Ausweitung der täglichen Mengenbegrenzung auf 20.000 vereinbart (ergänzend zu der "Grundlast" durch die gemeinsame Nutzung der GND). Daraus folgte die Aktualisierung der Liste der vielfach innerhalb der Verbundsysteme verknüpften/indexierten Normdaten (Top-500-GND-Datensätze) aufgrund von Rückmeldungen aus den Bibliotheksverbünden. Die genaue Liste, sortiert nach den Typen, finden Sie im öffentlichen Wiki für über Vereinbarungen über Obergrenzen für Importe und Datenmanipulationen in der GND als PDF- und TSV-Datei.
Weitere Informationen unter finden Sie hier: "Neues Level "z" und Top500-Datensätze" (Eintrag unter "Aktuelle Informationen zur GND" von September 2019) und "Top-500-Datensätze in der GND oder Normdaten mit vielen „Followern“" (GND-Blog).
Eine Abteilung einer Hochschule, egal ob eine Fakultät, Institut, Laboratorium oder Fachbereich, die den Namen eines Studiengebiets enthält, wird als Körperschaft verstanden (https://sta.dnb.de/doc/RDA-E-K010#Typ-5-Abteilung-einer-Hochschule-Fakultat-Schule-College-Institut-Laboratorium-usw-mit-einem-Namen-der-einfach-nur-ein-bestimmtes-Studiengebiet-fach-anzeigt), aber ein Studienfach bzw. -gebiet per se oder ein Studiengang ist keine Körperschaft, weil es hier nicht um eine Organisationseinheit handelt. Studiengänge (sogar im Bachelor und auch im Master) werden normalerweise von einem Institut angeboten, aber sind keine Abteilung dieses Institutes. Zwischen der Organisationseinheit (Körperschaft) und dem Studiengang im Sinne eines Faches an einer bestimmten Hochschule differenziert. Letzteres ist in der GND ein Sachbegriff.
Wir erinnern daran, dass Mailboxen (in MARC 21 Feld 912) vollständig ausgeliefert werden und so für alle MARC-Bezieher einschließlich des WorldCat sichtbar und auswertbar sind. Vermeiden Sie deshalb persönliche Ansprachen und schreiben Sie so neutral wie möglich (vgl. ELF 901, Unterfeld $a; siehe Wiki-Seite für GND-Erfassungsleitfaden (ELF) in PICA).
Laut Redaktionsanleitung, Seite 3, sollen Mailboxen möglichst innerhalb von zwei Monaten bearbeitet werden. Redaktionen mit verteilten Zuständigkeiten brauchen diese 2 Monate zur internen Abstimmung. Deshalb die Erinnerung, zwei Monate für die Bearbeitung der Mailboxen einzuhalten. Mailboxen sollten nicht vorher gelöscht werden.
Die Merge-Regeln, wenn ein Paar bei der Kandidatenbearbeitung im Feld PICA 169/038L bzw. MARC 885 als Match markiert wird, sind auf folgender Wiki-Seite dokumentiert: https://wiki.dnb.de/x/QoGJFg
Immer wieder kommt es zu Fehlern bei der Erfassung von Sonderzeichen. Die DNB verzeichnet auf folgender Wiki-Seite https://wiki.dnb.de/x/DNJVDQ Sonderzeichen mit Beispielen aus der GND sowie ihre Indexierung und der UTF-8-Codierung (im Aufbau). Bitte benutzen Sie bei der Erfassung diese Zeichen oder die Diakriten-Zeile in der WinIBW, um Fehler zu vermeiden.
Andere Schreibweisen für mögliche/sinnvolle Sucheinstiege erfassen Sie bitte als abweichende Namen, z. B. eine Form mit "aa" bzw. "Aa" für das Zeichen Angström (å, U+00E5 bzw. Å, U+00C5).
Zur Schärfung der Sachverhalte wurde folgender Verwendungshinweis ergänzt:
Als Berufsbezeichnung ($4-Code berc/beru) in Personendatensätzen nur für Personen zu verwenden, die sich als praktizierende Hexen verstehen und diesen Begriff als Selbstbezeichnung verwenden; für die Opfer von Hexenprozessen verwende SW Weibliche Angeklagte in Kombination mit SW Hexenprozess, beide jeweils mit dem $4-Code rela.
Wir bitten um Beachtung und ggf. um Korrektur.
In der Redaktionsarbeit ist wiederholt aufgefallen, dass bei neu erfassten Sachbegriffen als Katalogisierungsquelle in Feld 040, Unterfeld $e „rda“ eingegeben wurde. Dies ist nicht zulässig, da Sachbegriffe gemäß RSWK erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass die Katalogisierungsquelle für die Satzart Ts wie folgt zu belegen ist: 040 $frswk. Bei Aufgreifen sollten Datensätze entsprechend korrigiert werden.
Die GND-Systematik wurde in die englische Sprache übersetzt sowie verschiedene Präzisierungen bei den Benennungen vorgenommen und steht im öffentlichen ILTIS-Wiki https://wiki.dnb.de/x/SBSwE zur Verfügung.
1. An wen ist dieses Dokument gerichtet?
Dieses Dokument richtet sich an Mitarbeiter:innen von Institutionen, die Daten zu zeitgenössischen Personen in der GND erfassen wollen. Ergänzend zu den geltenden Regeln und bestehenden Erfassungshilfen will es darauf aufmerksam machen, dass mit der (Neu-)Erfassung von zeitgenössischen Personen eine besondere Verantwortung verbunden ist.
2. Warum ist der verantwortungsvolle Umgang wichtig?
Der Schutz der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte ist ein hohes Gut, das im digitalen Zeitalter, mit den immer größer werdenden Möglichkeiten der Datenaggregation und -auswertung, von Tag zu Tag wichtiger wird. Bei noch lebenden Personen (sog. Betroffenen) ist beim Speichern und Veröffentlichen von personenbezogenen Daten mit besonderer Vorsicht vorzugehen. Dies fängt schon bei der Auswahl der zu speichernden Daten an.
Die GND ist keine Enzyklopädie und kein biografisches Lexikon. Grundsätzlich sollten Normdatensätze zwei zentrale Funktionen erfüllen: Eine Entität identifizierend beschreiben und die Vernetzung von unterschiedlichen Ressourcen mit dem identifizierenden Datensatz dieser Entität ermöglichen. Es gibt zwar Fälle, in denen Autoren darum bitten, dass weitere Informationen über sie gespeichert werden sollen – sie geben auch selbst an, was sie gerne gespeichert hätten – aber auch in diesen Fällen ist mit Vorsicht vorzugehen: Einerseits um die GND nicht unnötig aufzublähen, andererseits aber auch, um den redaktionellen Aufwand zu verringern, für den Fall, dass die Person ihr Einverständnis zur Datenspeicherung zurückziehen sollten.
Somit ist – jedenfalls bei zeitgenössischen Personen – immer zu überlegen, ob ein Merkmal unbedingt für die Individualisierung notwendig ist. Das hängt u. U. auch davon ab, wie häufig ein Name ist und welche Angaben sinnvoll sind, um zwei gleichnamige Personen zu unterscheiden. Für einige Merkmale existieren genaue Vorgaben. So hat z. B. die Expertengruppe Normdaten 2014 festgelegt, dass bei noch lebenden Personen das exakte Geburtsdatum nicht in der GND erfasst werden soll (vgl. Erfassungsleitfaden 548). Für die meisten Merkmale gibt es aber keine so genauen Vorgaben - hier müssen die Katalogisierenden nach ihrem Ermessen vorgehen.
Die GND ist eine kooperativ gepflegte Datenbank mit weitgehenden Schreibrechten für alle beteiligten Mitglieder. Dadurch, dass sämtliche Inhalte der Datenbank sofort nach der Erfassung nicht nur allen Mitgliedern der GND-Kooperative zur Verfügung stehen, sondern über die Maschinenschnittstellen durch jedermann übergreifend sofort recherchierbar sind und z. B. in den Katalogen der Deutschen Nationalbibliothek und den deutschen Bibliotheksverbünden sowie international in der Virtual International Authority File (VIAF) gleich veröffentlicht werden, wird deutlich, welche Auswirkung das Anlegen und Redigieren eines Personensatzes in der GND haben kann.
Zusammenfassend fragen Sie sich bei der Erfassung der Daten „Benötige ich diese Daten wirklich?" Denken Sie an den Grundsatz der Datenminimierung (also: nicht mehr personenbezogene Daten, als unbedingt nötig) und dass die Richtigkeit der Daten dann auch belastbar sein muss.
3. Welche Daten sind besonders sensibel?
Als besonders sensible Daten nennt Art. 9 DSGVO Angaben, aus denen "die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen", sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Die Verarbeitung dieser Art Daten ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, dass die betroffene Person selbst diese Angaben veröffentlicht hat (Art. 9, Abs. 2 Lit. e). Weiter sollten Daten wie das genaue Geburtsdatum, Herkunftsort, Geschlecht bzw. sexuelle Identität und Angaben zu dem persönlichen Umfeld nur dann erfasst werden, wenn sie für die Individualisierung unbedingt notwendig sind.
Weniger kritisch sind Angaben wie Wirkungsdaten, Ländercode (Pflichtangabe), akademischer Grad, thematischer Schwerpunkt, Adelstitel, zugeordnete Titelangaben.
4. Wie sieht der rechtliche Rahmen aus?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt seit 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die DSGVO legt fest, dass die Hoheit über die eigenen Daten grundsätzlich bei der lebenden Person bleibt, und dass diese Daten auf Wunsch geändert oder gar gelöscht werden müssen. Hiervon können nur vereinzelt Ausnahmen gemacht werden, etwa wenn eine Verarbeitung im Rahmen einer gesetzlichen Pflicht oder hoheitlichen Aufgabe erfolgt.
Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann” (Art. 4 Absatz 1).
Eine Verarbeitung dieser Daten (d.h. jede Art von Umgang einschließlich des erstmaligen Erfassens und des Löschens, Art. 4 Nr. 2 DSGVO) bedarf in jedem Fall einer Rechtsgrundlage. Die GND als Ganzes kann sich dabei auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Als kooperativ gepflegte Datenbank gilt für die GND eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von DSGVO Art 26. Das heißt, dass grundsätzlich alle Teilnehmer:innen für die von ihnen eingetragenen Angaben haften, und auch, dass für die sonstigen Daten eine Mithaftung gegeben ist. Hierzu wird es eine besondere datenschutzrechtliche Vereinbarung geben, die die Einzelheiten der Verarbeitung und der Verantwortlichkeiten klärt. Im Übrigen muss jede zur GND beitragende Stelle selbst prüfen, ob sie die vorliegenden Daten erfassen und in die GND einspeisen darf. Beispielsweise lässt sich die Befugnis für die Deutsche Nationalbibliothek aus dem gesetzlichen Auftrags zur bibliografischen Erfassung und der Zusammenarbeit in nationalen Fachorganisationen ableiten (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Nr. 1 u. 3 DNBG).
Vor diesem Hintergrund ist es notwendig, bei der Erfassung personenbezogener Daten die Grundsätze der Verarbeitung einzuhalten, die in Art. 5 DSGVO dargestellt sind: dabei sind für die GND insbesondere der Grundsatz der Datenminimierung (nicht mehr personenbezogene Daten, als unbedingt nötig sowie der Grundsatz der belastbaren Richtigkeit zu beachten (Art. 5 Abs. 1 lit. c und d DSGVO)).
Seit Herbst 2023 wird das Praxis-Update RDA DACH vermittelt (siehe https://sta.dnb.de/doc/STA-HILFE-TRM); teilweise ist die Erfassung von Normdaten betroffen (Abschnitt 2.3).
Für alle, die bereits am Praxis-Update RDA-DACH teilgenommen haben, gelten die Vereinbarungen aus dem Update.
Für folgende Erfassungshilfen ergaben sich durch die Einführung von RDA DACH inhaltliche Änderungen: Personen: EH-P-15 - Körperschaften: EH-K-15; EH-K-16; EH-K-17
Die Erfassungshilfen geben derzeit noch den alten Stand vor.
Im Rahmen des Projekts „GND-Dokumentation“ werden die GND-Erfassungshilfen und weitere GND-Dokumente ebenfalls in die STA-Dokumentationsplattform überführt und in diesem Zusammenhang an den gültigen Regelwerksstand angepasst.