1. An wen ist dieses Dokument gerichtet?
Dieses Dokument richtet sich an Mitarbeiter:innen von Institutionen, die Daten zu zeitgenössischen Personen in der GND erfassen wollen. Ergänzend zu den geltenden Regeln und bestehenden Erfassungshilfen will es darauf aufmerksam machen, dass mit der (Neu-)Erfassung von zeitgenössischen Personen eine besondere Verantwortung verbunden ist.
2. Warum ist der verantwortungsvolle Umgang wichtig?
Der Schutz der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte ist ein hohes Gut, das im digitalen Zeitalter, mit den immer größer werdenden Möglichkeiten der Datenaggregation und -auswertung, von Tag zu Tag wichtiger wird. Bei noch lebenden Personen (sog. Betroffenen) ist beim Speichern und Veröffentlichen von personenbezogenen Daten mit besonderer Vorsicht vorzugehen. Dies fängt schon bei der Auswahl der zu speichernden Daten an.
Die GND ist keine Enzyklopädie und kein biografisches Lexikon. Grundsätzlich sollten Normdatensätze zwei zentrale Funktionen erfüllen: Eine Entität identifizierend beschreiben und die Vernetzung von unterschiedlichen Ressourcen mit dem identifizierenden Datensatz dieser Entität ermöglichen. Es gibt zwar Fälle, in denen Autoren darum bitten, dass weitere Informationen über sie gespeichert werden sollen – sie geben auch selbst an, was sie gerne gespeichert hätten – aber auch in diesen Fällen ist mit Vorsicht vorzugehen: Einerseits um die GND nicht unnötig aufzublähen, andererseits aber auch, um den redaktionellen Aufwand zu verringern, für den Fall, dass die Person ihr Einverständnis zur Datenspeicherung zurückziehen sollten.
Somit ist – jedenfalls bei zeitgenössischen Personen – immer zu überlegen, ob ein Merkmal unbedingt für die Individualisierung notwendig ist. Das hängt u. U. auch davon ab, wie häufig ein Name ist und welche Angaben sinnvoll sind, um zwei gleichnamige Personen zu unterscheiden. Für einige Merkmale existieren genaue Vorgaben. So hat z. B. die Expertengruppe Normdaten 2014 festgelegt, dass bei noch lebenden Personen das exakte Geburtsdatum nicht in der GND erfasst werden soll (vgl. Erfassungsleitfaden 548). Für die meisten Merkmale gibt es aber keine so genauen Vorgaben - hier müssen die Katalogisierenden nach ihrem Ermessen vorgehen.
Die GND ist eine kooperativ gepflegte Datenbank mit weitgehenden Schreibrechten für alle beteiligten Mitglieder. Dadurch, dass sämtliche Inhalte der Datenbank sofort nach der Erfassung nicht nur allen Mitgliedern der GND-Kooperative zur Verfügung stehen, sondern über die Maschinenschnittstellen durch jedermann übergreifend sofort recherchierbar sind und z. B. in den Katalogen der Deutschen Nationalbibliothek und den deutschen Bibliotheksverbünden sowie international in der Virtual International Authority File (VIAF) gleich veröffentlicht werden, wird deutlich, welche Auswirkung das Anlegen und Redigieren eines Personensatzes in der GND haben kann.
Zusammenfassend fragen Sie sich bei der Erfassung der Daten „Benötige ich diese Daten wirklich?" Denken Sie an den Grundsatz der Datenminimierung (also: nicht mehr personenbezogene Daten, als unbedingt nötig) und dass die Richtigkeit der Daten dann auch belastbar sein muss.
3. Welche Daten sind besonders sensibel?
Als besonders sensible Daten nennt Art. 9 DSGVO Angaben, aus denen "die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen", sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Die Verarbeitung dieser Art Daten ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, dass die betroffene Person selbst diese Angaben veröffentlicht hat (Art. 9, Abs. 2 Lit. e). Weiter sollten Daten wie das genaue Geburtsdatum, Herkunftsort, Geschlecht bzw. sexuelle Identität und Angaben zu dem persönlichen Umfeld nur dann erfasst werden, wenn sie für die Individualisierung unbedingt notwendig sind.
Weniger kritisch sind Angaben wie Wirkungsdaten, Ländercode (Pflichtangabe), akademischer Grad, thematischer Schwerpunkt, Adelstitel, zugeordnete Titelangaben.
4. Wie sieht der rechtliche Rahmen aus?
Die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt seit 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die DSGVO legt fest, dass die Hoheit über die eigenen Daten grundsätzlich bei der lebenden Person bleibt, und dass diese Daten auf Wunsch geändert oder gar gelöscht werden müssen. Hiervon können nur vereinzelt Ausnahmen gemacht werden, etwa wenn eine Verarbeitung im Rahmen einer gesetzlichen Pflicht oder hoheitlichen Aufgabe erfolgt.
Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als “alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann” (Art. 4 Absatz 1).
Eine Verarbeitung dieser Daten (d.h. jede Art von Umgang einschließlich des erstmaligen Erfassens und des Löschens, Art. 4 Nr. 2 DSGVO) bedarf in jedem Fall einer Rechtsgrundlage. Die GND als Ganzes kann sich dabei auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Als kooperativ gepflegte Datenbank gilt für die GND eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von DSGVO Art 26. Das heißt, dass grundsätzlich alle Teilnehmer:innen für die von ihnen eingetragenen Angaben haften, und auch, dass für die sonstigen Daten eine Mithaftung gegeben ist. Hierzu wird es eine besondere datenschutzrechtliche Vereinbarung geben, die die Einzelheiten der Verarbeitung und der Verantwortlichkeiten klärt. Im Übrigen muss jede zur GND beitragende Stelle selbst prüfen, ob sie die vorliegenden Daten erfassen und in die GND einspeisen darf. Beispielsweise lässt sich die Befugnis für die Deutsche Nationalbibliothek aus dem gesetzlichen Auftrags zur bibliografischen Erfassung und der Zusammenarbeit in nationalen Fachorganisationen ableiten (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Nr. 1 u. 3 DNBG).
Vor diesem Hintergrund ist es notwendig, bei der Erfassung personenbezogener Daten die Grundsätze der Verarbeitung einzuhalten, die in Art. 5 DSGVO dargestellt sind: dabei sind für die GND insbesondere der Grundsatz der Datenminimierung (nicht mehr personenbezogene Daten, als unbedingt nötig sowie der Grundsatz der belastbaren Richtigkeit zu beachten (Art. 5 Abs. 1 lit. c und d DSGVO)).