"Tipps & Tricks für die erfolgreiche Nutzung von Tools zum Einsatz der GND im Archiv“ –
die neue Handreichung der IG Archiv steht zur Verfügung
Welche technischen Tools gibt es, um die GND in Archiven nutzen und einsetzen zu können, und wie funktionieren sie? Antworten darauf gibt die praxisorientierte Handreichung „Tipps & Tricks für die erfolgreiche Nutzung von Tools zum Einsatz der GND im Archiv“. Sie richtet sich an Archivarinnen und Archivare, die sich mit der Gemeinsamen Normdatei (GND) auseinandersetzen und diese aktiv in ihren Arbeitsalltag integrieren möchten. Die Veröffentlichung steht hier als PDF zum Download zur Verfügung.
Von der Idee zur Umsetzung
Die Idee zur Handreichung entstand im Rahmen des 2. GND-Forums Archiv im März 2023, bei dem eine Arbeitsgruppe (AG) ins Leben gerufen und erste Bedarfe aus dem Archivbereich identifiziert wurden (Dokumentation).
Beim Treffen der AG am 12. Oktober 2023 (Kurzbericht unter dem Link) beschlossen die Mitwirkenden, die Handreichung als erstes gemeinsames Projekt zu realisieren. Aus der Arbeitsgruppe heraus fand sich eine Projektgruppe zusammen. Diese konkretisierte die Inhalte und erstellte einen ersten Entwurf, der beim 4. GND-Forum Archiv im September 2024 vorgestellt und in einer Breakout Session diskutiert wurde.
Nach einem Treffen der Projektgruppe im November 2024 lud sie im Rahmen des Call for Comments, der im Februar 2025 über die Mailingliste der IG Archiv verschickt wurde, erneut zum Feedback ein. Als Ergebnis der Abschlusssitzung im März 2025 konnte die Handreichung dann beim 5. GND-Forum Archiv präsentiert werden.
Ziele und Inhalte der Handreichung
Die Handreichung bietet eine praxisnahe, niedrigschwellige Einführung in zentrale Tools und Arbeitsweisen im Kontext der GND-Nutzung im Archiv. Sie gibt einen Überblick über bestehende Funktionalitäten, verweist auf weiterführende Materialien wie Tutorials und Anleitungen und versteht sich als „lebendes“ Dokument, das laufend aktualisiert und ergänzt werden kann. Ziel ist es, zur Nachnutzung zu inspirieren, Hemmschwellen abzubauen und den aktiven Umgang mit der GND zu fördern.
Was bietet die Handreichung konkret?
Das Papier ist in vier große Aufgabenbereiche gegliedert, bei denen die vorgestellten Werkzeuge zum Einsatz kommen können. So geht der Ratgeber in den vier Großkapiteln den übergeordneten Fragen nach, wie man die archivischen Daten mit der GND abgleichen und wie man die GND in das Archivfachinformationssystem einbinden kann, wie Erschließungsdaten bei Bedarf projektweise auch jenseits des AFIS aufbereitet werden können und wie die Anlage neuer GND-Datensätze möglich ist.
Im Zentrum des ersten Kapitels steht das Open-Source-Programm OpenRefine, das vielfältige Möglichkeiten zur Datenaufbereitung, Qualitätsverbesserung und zum Abgleich mit der GND bietet. Besonderes Augenmerk gilt dabei Personen und Orten. Zudem wird auf die Einbindung von GND-Identifikatoren in Archivfachinformationssystemen (AFIS) eingegangen. Behandelt werden dabei schwerpunktmäßig:
- Datenübernahme aus der GND (über Schnittstellen oder manuell)
- Vorgehensweisen bei der Referenzierung im Erschließungsmodul
- Aktualisierung importierter GND-Daten
- Import- und Exportfunktionen
Das Kapitel über das aktive Mitschreiben an der GND widmet sich den zugrundeliegenden Bedingungen (z. B. RDA-Regelwerk), möglichen Lieferwegen (WinIBW, Webformular, MARC21) sowie der Einspielung neuer Normdaten, inklusive eines beispielhaften Workflows auf Open-Source-Basis (OpenRefine, entityXML).
Die Handreichung wurde erstellt von:
- Christine Gigler, Archiv der Erzdiözese Salzburg
- Teresa Haars, Archiv der TU Clausthal
- Johannes Haslauer, Staatsarchiv Bamberg
- Michael Höfel, Archiv der Hochschule Darmstadt
- Gudrun Hoinkis, Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz
- Tamara Kefer, Stadtarchiv Graz
- Verena Mack, Landesarchiv Baden-Württemberg
- Bernhard Mertelseder, Tiroler Bildungsforum/Tiroler Gemeindearchive
- Julia Rössel, Bildarchiv Foto Marburg
Drei Handreichungen der IG Archiv
Die Handreichung zum Einsatz von Tools komplettiert die Reihe der ersten drei von der IG Archiv erstellten Papiere. Bereits erschienen sind:
Die Handreichung zum Download