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Für die Beschreibung des Access Status stehen je nach Vokabular unterschiedliche Werte zur Verfügung, wie zum Beispiel für das COAR-Vokabular: Open Access, Restricted Access oder Embargoed Access. Während die Werte Open Access oder Restricted Access einfach zuweisbar sind, weil sie sich unter anderem gegenseitig ausschließen, ist die Anwendung von Embargoed Access nicht eindeutig, weil Schnittmengen zwischen Embargoed Access und Restricted Access bestehen. In einigen Vokabularen wird Embargoed Access nicht angeboten, so dass die Wahl zwischen Restricted Access und Embargoed Access nicht immer notwendig ist.
Im Folgenden werden mögliche Anwendungsfälle bezüglich des COAR-Vokabulars untersucht, weil das Vokabular in mehreren Anwendungsbereichen und in den Untersuchungen häufig angewendet wird.
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Wenn die zeitliche Gültigkeit (Embargo oder anderen zeitlichen Fristen) erfasst wird, darf nicht in jedem Fall der Access Status Embargoed Access zugewiesen werden. Die Anwendung muss entsprechend der Definitionen der Status-Werte genau geprüft werden.
Im Fall des COAR-Vokabulars gilt:
- Embargoed Access wird zugewiesen, wenn die Objekte bis zur Veröffentlichung überhaupt nicht zugänglich sind und höchstens die zugehörigen Metadaten verfügbar sind.
- Restricted Access wird zugewiesen, wenn die Objekte bis zur vollständigen Veröffentlichung eingeschränkt zugänglich oder nutzbar sind und der Zeitpunkt oder die Zeitdauer erfasst werden soll, bis das Objekt frei zugänglich ist.
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