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Beginn des Verfahrens

01. März 2011

 

Letzte Aktualisierung(en)

16. August 2013
27. Juli 2013
26. Juli.2013
12. Juli 2013

Aktualisierung Punkt 5.
Aktualisierung der Punkte 2. und 5. sowie sonstige Aktualisierungen
Terminänderung Import-Release für 2014; ältere Release entfernt
Planung CBS-Konfigurations-Release für 2014 ergänzt 

Schließung Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN

Ab 01.01.2013 werden alle Anforderungen nur noch im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Dadurch wird der Arbeitsaufwand für die Releaseplanung erheblich reduziert und die Bearbeitung der Anforderungen wird übersichtlicher. Das Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN bleibt zunächst zur Dokumentation der bisherigen Anforderungen bestehen. Es können dort ab 2013 jedoch keine Tickets mehr erstellt werden. Bis zum Jahreswechsel werden im Projekt ILTIS Komponenten für die ZDB ergänzt (z.B. ZDB für Bibliotheken, WebCat). ZDB-Anforderungen können durch den einleitenden Text "ZDB" in der Kurzbeschreibung für die Recherche optimiert werden.

1. Aktuelle Releaseplanungen
CBS-Konfigurations-Release

Nr.

Anforderungsfrist,
d.h.Anforderungen
müssen eingegangen
sein bis ...

Prüfung der Anforderungen
durch IT und FA
von ... bis ... ( 1 KW)

Umsetzung und Test
der Anforderungen
von ... bis ... (3 KW)

Alle Anforderungen des Release
müssen behoben sein
bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Veröffentlichung des Release
am ...

07.2013

Fr. 14.06.2013 (tick)

17.06. - 21.06.2013 (tick)

24.06. - 12.07.2013 (tick)

Fr. 12.07.2013 (tick)

Mo. 15.07.2013 (tick)

09.2013

Fr. 12.07.2013 (tick)

15.07. - 26.07.2013 (tick)

29.07. - 30.08.2013

Fr. 30.08.2013

Mo. 02.09.2013

10.2013

Fr. 30.08.2013

02.09. - 06.09.2013

09.09. - 30.09.2013

Mo. 30.09.2013

Di. 01.10.2013

11.2013

Fr. 04.10.2013

07.10. - 11.10.2013

14.10. - 31.10.2013

Do. 31.10.2013

Fr. 01.11.2013

12.2013

Fr. 01.11.2013

04.11. - 08.11.2013

11.11. - 29.11.2013

Fr. 29.11.2013

Mo. 02.12.2013

01.2014Fr. 29.11.2013 02.12. - 06.12.2013 09.12.2013 - 17.01.2014 Fr. 17.01.2014 Mo. 20.01.2014 
03.2014 Fr. 31.01.2014 03.02. - 07.02.2014 10.02. - 28.02.2014  Fr. 28.02.2014 Mo. 03.03.2014 
04.2014 Fr. 14.03.2014 17.03. - 21.03.2014 24.03. - 11.04.2014 Fr. 11.04.2014 Mo. 14.04.2014 
05.2014 Fr. 11.04.2014 14.04. - 25.04.2014 28.04. - 16.05.2014 Fr. 16.05.2014 Mo. 19.05.2014 
06.2014 Fr. 16.05.2014 19.05. -  23.05.201426.05. - 13.06.2014 Fr. 13.06.2014 Mo. 16.06.2014 
07.2014 Fr. 13.06.2014 16.06. - 20.06.2014 23.06. - 11.07.2014 Fr. 11.07.2014 Mo. 14.07.2014 
09.2014 Fr. 11.07.2014 14.07. - 18.07.2014 21.07. - 29.08.2014 Fr. 29.08.2014 Mo, 01.09.2014 
10.2014 Fr. 29.08.2014 01.09. - 05.09.2014 08.09. - 30.09.2014 Di 30.09.2014 Mi. 01.10.2014 
11.2014 Di. 30.09.2014 01.10. - 10.10.2014 13.10. - 31.10.2014 Fr. 31.10.2014 Mo. 03.11.2014 
12.2014 Fr. 31.10.2014 03.11. - 07.11.2014 10.11. - 28.11.2014 Fr. 28.11.2014 Mo. 01.12.2014 
01.2015 Fr. 28.11.2014 01.12. - 05.12.2014 08.12.2014 - 16.01.2015 Fr. 16.01.2015 Mo. 19.01.2015 

 

Export-Release

Nr.

Anforderungsfrist, d.h.
abgestimmte Anforderungen und Vorgaben müssen
erstellt sein bis ...

Umsetzung und Test der Anforderungen
von ... bis ... (7 KW)

Alle Anforderungen des Release müssen behoben sein
bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Bereitstellung von Testdaten und Dokumentationen zum Release am ...

Veröffentlichung des Release
am ...

Bemerkungen

01.2014

Fr. 30.08.2013

Umsetzung: 02.09. - 30.09.2013
Test und Anpassungen: 01.10. - 15.10.2013

Di. 15.10.2013

Mi. 16.10.2013

Mi. 15.01.2014

Hinweis: Zusammen mit 2D ist eine Überarbeitung der Releaseplanungen für Export-Releases geplant. Der Release 09.2013 wird intern zwar wie geplant durchgeführt, die Produktivsetzung erfolgt jedoch erst mit dem Stichtag des Release 01.2014, damit Kunden anhand zur Verfügung stehender Testdaten eigene Anpassungen durchführen können und die Fristen für die Ankündigung zukünftig besser eingehalten werden können.

Die Export-Releaseplanung beinhaltet ab sofort (also 1/14) auch die über den Linked Data Service ausgelieferten Daten in RDF (DNB: DNB-Titeldaten und GND; ZDB: ZDB-Titeldaten und Adressdaten)

05.2014

Mo. 30.12.2013

Umsetzung: 01.01. - 31.01.2014
Test und Anpassungen: 03.02. - 14.02.2014

Fr. 14.02.2014

Mo. 17.02.2014

Do. 15.05.2014

 

09.2014 Mi. 30.04.2014 

Umsetzung: 01.05. - 30.05.2014
Test und Anpassungen: 02.06. - 13.06.2014 

Fr. 13.06.2014 Mo. 16.06.2014 Mo. 15.09.2014  

 

Import-Release

Nr.

Anforderungsfrist, d.h.
abgestimmte Anforderungen
und Vorgaben müssen
erstellt sein bis ...

Umsetzung und Test der Anforderungen
von ... bis ... ( 6-7 KW )

Alle Anforderungen des Release müssen behoben sein
bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Veröffentlichung des Release
am ...

Bemerkungen

09.2013

Fr. 21.06.2013

Umsetzung: 24.06. - 26.07.2013
Test und Anpassungen : 29.07. - 30.08.2013

Fr. 30.08.2013

Mo. 02.09.2013

 

11.2013

Fr. 20.09.2013

Umsetzung: 23.09. - 25.10.2013
Test und Anpassungen : 28.10. - 08.11.2013

Fr. 08.11.2013

Mo. 11.11.2013

 

03.2014 Fr. 17,01.2014 Umsetzung: 20.01. - 14.02.2014
Test und Anpassungen : 17.02. - 28.02.2014 
Fr. 28.02.2014 Mo. 03.03.2014  
07.2014 Fr. 09.05.2014 Umsetzung: 12.05. - 13.06.2014
Test und Anpassungen : 16.06. - 30.06.2014  
Mo 30.06.2014 Di. 01.07.2014  
11.2014 Fr. 05.09.2014 Umsetzung:08.09. - 17.10.2014 
Test und Anpassungen :  20.10. - 31.10.2014 
Di. 31.10.2014 Mi 03.11.2014  

 

 

 

 

 

 

Kursiv = Daten innerhalb IT noch nicht abgestimmt!

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2. Beschreibung der unterschiedlichen Releases

Name

Beschreibung

Workflow-Besonderheiten

Frequenz

CBS-Konfigurations-Release

enthalten sind Anpassungen der CBS-Steuertabellen für die Validation, die Indexierung, die Expansion, die Präsentation und die Syntax.

Eine Prüfung der Anforderungen (durch die Fachabteilungen oder IT) ist i.d.R. vor Ablauf der Anforderungsfrist nicht vorgesehen.
Nach Ablauf der Anforderungsfrist haben die Fachabteilungen eine Woche Zeit die Anforderungen zu prüfen.
Erst im Anschluß beginnt die Umsetzung der Anforderung in der IT.

monatlich bzw.
alle zwei Monate

Export-Release

enthalten sind Anforderungen i.d.R. an das Exportformat MARC21

Die Anforderungen und Vorgaben sollten zur Anforderungsfrist sowohl mit den Fachabteilungen als auch innerhalb der IT abgestimmt sein, damit nach der Anforderungsfrist sofort mit der Umsetzung begonnen werden kann.

alle vier Monate /
Mitte des Monats

Import-Release

enthalten sind Anforderungen an die Importformate ONIX, xMetaDissPlus und MARC21

Die Anforderungen und Vorgaben sollten zur Anforderungsfrist sowohl mit den Fachabteilungen als auch innerhalb der IT abgestimmt sein, damit nach der Anforderungsfrist sofort mit der Umsetzung begonnen werden kann.

alle vier Monate /
Anfang des Monats

Hinweis: In den A-Monaten (April und August) werden aufgrund von Ferienzeiten i.d.R. keine Releases eingeplant.

 

 

3. Entwurf einer schematischen Übersicht der jährlichen Releaseplanung für Import & Export

 

 Jan (Export 01)FebMär (Import 03)AprMai ( Export 05) JunJul (Import 07)AugSep (Export 09)Okt Nov (Import 11)Dez 
Beginn des Monats Anforderungsfrist und
Start Entwicklung

Export 05
 Veröffentlichung
Import 03
 Anforderungsfrist und
Start Entwicklung

Export 09
 Veröffentlichung
Import 07
 Anforderungsfrist und
Start Entwicklung

Export 01 
 Veröffentlichung
Import 11 
 
Mitte des Monats

Veröffentlichung
Export 01

Anforderungsfrist und
Start Entwicklung
Import 03

Auslieferung Testdaten
Export 05
  

Veröffentlichung
Export 05

Anforderungsfrist und
Start Entwicklung
Import 07

Auslieferung Testdaten
Export 09
  

Veröffentlichung
Export 09

Anforderungsfrist und
Start Entwicklung
Import 11

 
Auslieferung Testdaten
Export 01
  

 

4. Zielsetzungen des Change Management
  • der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
  • die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
  • die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
  • die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
  • auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen
5. Spezielle Requests (Fehler, Projekte, Datenmanipulationen, WinIBW)
  • akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
  • Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden einem bestehenden Release zugeordnet.
  • Datenmanipulationen und Anpassungen von WinIBW-Scripten werden unabhängig von den CBS-Konfigurations-Releases geplant und bearbeitet.

 

5. Workflow des ILTIS-Change-Managements für CBS-Konfigurations-Releases
1. Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.

Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
Alle Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Im Projekt ZDBANFORDERUNGEN bestehende Tickets werden solange entsprechenden Releaseversionen zugeordnet, bis es keine offenen Tickets mehr in diesem Projekt gibt. Bis dahin werden in beiden Jira-Projekten die gleichen Releaseversionen eingerichtet.

2. Releasezuordnung.

Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem CBS-Konfigurations-Release zugeordnet.


3. Releaseankündigung.

Eine Woche vor Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen (Anforderungsfrist) wird die ZDB über Jira-Tickets informiert, die Änderungen am Datenformat enthalten, damit die ZDB zu diesen Formatänderungen möglichst früh einbezogen ist.

Nach Ablauf der Anforderungsfrist wird eine eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen und ZDB-Kollegen. Für die Releaseankündigung wird ein Dokument erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind und in dem die einzelnen Arbeitsgebiete ihre Bewertung abgeben können.

4. Releaseprüfung.

Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen.
In der tabellarischen Übersicht der Anforderungen sind die abschließenden Stellungnahmen der Arbeitsgebiete zum geplanten Release enthalten.
Danach treffen sich die beteiligten IT-KollegInnen, um die Jira-Vorgänge aus IT-Sicht zu prüfen.

5. Releaseumsetzung und -test.

Nach der erfolgten Abstimmung mit den FA und innerhalb der IT wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant und die IT beginnt mit der Umsetzung im ILTIS-Approvalsystem. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.

6. Releaseabnahme.

Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich getestet und abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben"). Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.

7. Releaseveröffentlichung.

Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen.

Weitere Aktivitäten:
- Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
- IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
- Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
- Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.

8. Releaseabschluß.

Ab ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.

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