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Beginn des Verfahrens

01. März 2011

Letzte Aktualisierung

01. März 2013

Änderungen ab 01.01.2013

Ab 01.01.2013 werden alle Anforderungen nur noch im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Dadurch wird der Arbeitsaufwand für die Releaseplanung erheblich reduziert und die Bearbeitung der Anforderungen wird übersichtlicher. Das Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN bleibt zunächst zur Dokumentation der bisherigen Anforderungen bestehen. Es können dort ab 2013 jedoch keine Tickets mehr erstellt werden. Bis zum Jahreswechsel werden im Projekt ILTIS Komponenten für die ZDB ergänzt (z.B. ZDB für Bibliotheken, WebCat). ZDB-Anforderungen können durch den einleitenden Text "ZDB" in der Kurzbeschreibung für die Recherche optimiert werden.

1. Aktuelle Releaseplanungen
CBS-Konfigurations-Release

Nr.

Anforderungen
müssen eingegangen sein
bis ...

Prüfung der Anforderungen durch IT und FA von ... bis ... ( 1 KW)

Umsetzung und Test der Anforderungen von ... bis ... (3 KW)

Alle Anforderungen des Release müssen behoben sein bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Veröffentlichung des Release am ...

01.2013

Fr. 30.11.2012(tick)

07.12. - 14.12.2012 (tick)

17.12.2012 - 18.01.2013 (tick)

Fr. 18.01.2013 (tick)

Mo. 21.01.2013 (tick)

03.2013

Fr. 02.02.2013 (tick)

04.02. - 08.02.2013 (tick)

11.02. - 28.02.2013 (tick)

Do. 28.02.2013 (tick)

Fr. 01.03.2013 (tick)

05.2013

Fr. 05.04.2013

08.04. - 12.04.2013

15.04. - 02.05.2013

Fr. 03.05.2013

Mo. 06.05.2013

06.2013

Fr. 03.05.2013

06.05. - 10.05.2013

13.05. - 31.05.2013

Fr. 31.05.2013

Mo. 03.06.2013

07.2013

Fr. 31.05.2013

03.06. - 07.06.2013

10.06. - 28.06.2013

Fr. 28.06.2013

Mo. 01.07.2013

09.2013

Fr. 12.07.2013

15.07. - 26.07.2013

29.07. - 30.08.2013

Fr. 30.08.2013

Mo. 02.09.2013

10.2013

Fr. 30.08.2013

02.09. - 06.09.2013

09.09. - 30.09.2013

Mo. 30.09.2013

Di. 01.10.2013

11.2013

Fr. 04.10.2013

07.10. - 11.10.2013

14.10. - 31.10.2013

Do. 31.10.2013

Fr. 01.11.2013

12.2013

Fr. 01.11.2013

04.11. - 08.11.2013

11.11. - 29.11.2013

Fr. 29.11.2013

Mo. 02.12.2013


Export-Release

Nr.

Anforderungen müssen eingegangen und Vorgabe erstellt sein bis ...

Umsetzung und Test der Anforderungen
von ... bis ... (7 KW)

Alle Anforderungen des Release müssen behoben sein
bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Veröffentlichung des Release
am ...

Bemerkungen

12.2012

Fr. 12.10.2012   (tick)

Umsetzung: 15.10. - 16.11.2012
Test und Anpassungen: 19.11. - 30.11.2012 (tick)

Fr. 30.11.2012 (tick)

Sa. 01.12.2012  (tick)

In Export-Release 12.2012 werden Anpassungen für den Export der durch die originalschriftliche Erfassung erstellten Daten enthalten sein. Dabei werden jedoch u.a. die Verknüpfungsfelder nicht bearbeitet. Insgesamt sind ca. 10 Jira-Tickets in diesem Release enthalten.

04.2013

Fr. 15.02.2013 (tick)

Umsetzung: 04.02. - 15.03.2013
Test und Anpassungen: 18.03. - 28.03.2013

Do. 28.03.2013

Mo. 02.04.2013

In Export-Release 04.2013 ist die umfangreiche Anforderung zu Feld 924 "Bestandsinformationen" enthalten.

06.2013

Fr. 26.04.2013

Umsetzung: 29.04. - 31.05.2013
Test und Anpassungen: 03.06. - 14.06.2013

Fr. 14.06.2013

Mo. 17.06.2013

In Export-Release 06.2013 werden Anpassungen für den Export der durch die originalschriftliche Erfassung erstellten Daten, z.B. Verlagsangaben, Verknüpfungesfelder, enthalten sein.

09.2013

Fr. 26.07.2013

Umsetzung: 29.07. - 30.08.2013
Test und Anpassungen: 02.09. - 13.09.2013

Fr. 13.09.2013

Mo. 16.09.2013

 

12.2013

Fr. 25.10.2013

Umsetzung: 28.10. - 29.11.2013
Test und Anpassungen: 02.12. - 13.12.2013

Fr. 13.12.2013

Mo. 16.12.2013

 


Import-Release

Nr.

Anforderungen
müssen eingegangen sein
bis ...

Umsetzung und Test der Anforderungen
von ... bis ... ( 7 KW )

Alle Anforderungen des Release müssen behoben sein
bis ... 10 Uhr !!! (lightbulb)

Veröffentlichung des Release
am ...

Bemerkungen

01.2013

Fr. 16.11.2012 (tick)

Umsetzung: 03.12. - 04.01.2012 
Test und Anpassungen: 07.01. - 25.01.2013 (tick)

Fr. 25.01.2013  (tick)

Mo. 28.01.2013 (tick)
 

Der Schwerpunkt liegt hier (neben zwei Tickets zu Dateiformat und Zeitschriftenlieferungen) auf der ZDB-Anforderung zur MARC-Importschnittstelle(n) für Lokaldaten.Für dieses Release sind keine Anpassungen für ONIX bzw. xMetaDissPlus geplant.

05.2013

Fr. 22.03.2013

Umsetzung: 25.03. - 19.04.2013
Test und Anpassungen : 22.04. - 02.05.2013

Do. 02.05.2013

Fr. 03.05.2013

 

09.2013

Fr. 21.06.2013

Umsetzung: 24.06. - 26.07.2013
Test und Anpassungen : 29.07. - 30.08.2013

Fr. 30.08.2013

Mo. 02.09.2013

 

11.2013

Fr. 20.09.2013

Umsetzung: 23.09. - 25.10.2013
Test und Anpassungen : 28.10. - 08.11.2013

Fr. 08.11.2013

Mo. 11.11.2013

 

 

 

 

 

 

 

Kursiv = Daten innerhalb IT noch nicht abgestimmt!

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2. Beschreibung der unterschiedlichen Releases

Name

Beschreibung

Workflow-Besonderheiten

Frequenz

CBS-Konfigurations-Release

enthalten sind Anpassungen der CBS-Steuertabellen für die Validation, die Indexierung, die Expansion, die Präsentation und die Syntax.

eine Prüfung der Anforderungen durch die Fachabteilungen ist vor der konkreten Umsetzung der Anforderungen vorgesehen.

monatlich bzw. alle zwei Monate

Export-Release

enthalten sind Anforderungen i.d.R. an das Exportformat MARC21

eine Prüfung der Anforderungen durch die Fachabteilungen ist nicht vorgesehen, da die notwendige Abstimmung bereits in der Erstellungsphase erfolgt.

alle drei Monate zum 1. eines Monats

Import-Release

enthalten sind Anforderungen an die Importformate ONIX, xMetaDissPlus und MARC21

eine Prüfung der Anforderungen durch die Fachabteilungen ist nicht vorgesehen, da die notwendige Abstimmung bereits in der Erstellungsphase erfolgt.

alle drei Monate

Hinweis: In den Monaten August und September werden aufgrund von Urlaubszeiten keine Releases eingeplant.

3. Zielsetzungen des Change Management
  • der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
  • die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
  • die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
  • die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
  • auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen
4. Requests, die nicht im ILTIS-Change-Management behandelt werden

Folgende Anforderungen und Problemmeldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

  • akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
  • Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet. Diese werden ggf. kurzfristig einem bereits eingeplanten Release zugeordnet oder es wird ein eigenes Release erstellt. Ein Projekt-Release wird den Fachabteilungen zur Prüfung übermittelt, dazu wird das Verfahren wie bei den CBS-Konfigurations-Releases genutzt.
  • Datenmanipulationen und Anpassungen von WinIBW-Scripten werden unabhängig von den CBS-Konfigurations-Releases geplant und bearbeitet.
5. Workflow des ILTIS-Change-Managements
1. Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.

Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
Alle Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Im Projekt ZDBANFORDERUNGEN bestehende Tickets werden solange entsprechenden Releaseversionen zugeordnet, bis es keine offenen Tickets mehr in diesem Projekt gibt. Bis dahin werden in beiden Jira-Projekten die gleichen Releaseversionen eingerichtet.

2. Releasezuordnung.

Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem Release zugeordnet.
Es gibt regelmäßige Releases für die CBS-Konfiguration (Validation, Indexierung, Expansion, Syntax, etc.) und jeweils für Export- und Import-Formate. Zudem werden nach Bedarf sonstige Releases angelegt, um Anforderungen thematisch zusammenzufassen (z.B. Projekte, WinIBW).

3. Releaseankündigung.

Nach Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen wird, wenn es sich um Anforderungen im Rahmen eines CBS-Konfigurations-Releases oder einem speziellen Projekt-Release handelt, eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe und ZDB-Ansprechpartner geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen und ZDB-Kollegen. Für die Releaseankündigung wird ein Dokument erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind und in dem die einzelnen Arbeitsgebiete ihre Bewertung abgeben können.

Für die Import- und Export-Releases ist derzeit eine Releaseankündigung vorgesehen.

4. Releaseprüfung.

Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen.
In der tabellarischen Übersicht der Anforderungen sind die abschließenden Stellungnahmen der Arbeitsgebiete zum geplanten Release enthalten.
Danach treffen sich die beteiligten IT-KollegInnen, um die Jira-Vorgänge aus IT-Sicht zu prüfen.

5. Releaseumsetzung und -test.

Nach der erfolgten Abstimmung mit den FA und innerhalb der IT wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant und die IT beginnt mit der Umsetzung im ILTIS-Approvalsystem. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.

6. Releaseabnahme.

Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich getestet und abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben"). Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.

7. Releaseveröffentlichung.

Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen.

Weitere Aktivitäten:
- Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
- IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
- Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
- Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.

8. Releaseabschluß.

ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.

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