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Informationen zum ILTIS-Change-Management

Stand: Nach dem Review des Workflows am 11.08.2011 (Teilnehmer: Althaus, Becker, Czech, Diebel, Hernandez, Jochum, König, Molitor, Polak, Wiegand)

Ab 1. März 2011 wird ein neues Verfahren für die Planung, Bearbeitung und Durchführung von Anforderungen an das ILTIS-Katalogsystem eingeführt.

Zielsetzungen
  • der Aufwand für ChangeRequests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
  • die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
  • die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
  • die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
  • auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen
Abgrenzungen

Folgende Anforderungen, Meldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

  • akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte, d.h. Althaus, Diebel)

  • Anforderungen, die sich aufgrund Einführung und Test eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet

Hinweise zur Realisierung
  • Je nach Art der Anforderung (siehe Tabelle) werden bestimmte Stichtage festgelegt,
    - zu denen die Anforderung in IT eingegangen sein muss
    - zu denen die Realisierung der Anforderung nach erfolgreichem Test produktiv gesetzt wird.

  • Anforderungen, die für einen bestimmten Termin produktiv gesetzt werden sollen, müssen zum Stichtag des Anforderungseingangs in IT als Jira-Ticket vorliegen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ab sofort alle Anforderungen erst zum Stichtag an die IT schicken werden sollen. Diese sollten weiterhin auch vor dem Stichtag in der IT vorliegen.

  • Es gilt weiterhin die generelle Regel, dass die Anforderungen nach Eingang bearbeitet werden. Die Anforderungen werden von IT in Jira der entsprechenden Release-Version zugeordnet.

  • Anforderungen werden in IT analysiert, bevor sie zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden. Aufgrund dieser Analyse kann es zu einer Verschiebung bei der Realisierung kommen. Je exakter und vollständiger eine Anforderung gestellt wird (Detailangaben, Beispiele, Kommandos) desto schneller kann die Bearbeitung durch die IT erfolgen!

  • Sollte eine Realisierung aller von den Fachabteilungen übermittelten Anforderungen aufgrund der Anzahl der Anforderungen nicht möglich sein, so behält sich die IT vor, die Bearbeitung einzelner Anforderungen zu verschieben.

  • Eine Verschiebung aufgrund von Ressourcenengpässen in der IT, die sich geplant (hoch priorisierte Projekte, Dienstreisen, Urlaub, etc.) und ungeplant (Krankheit) ergeben können, ist - wie bisher - möglich.

Art des Releases

Eingang der
Anforderung

Produktiv-
setzung

Interner Jira-Link
zu einem Beispiel-Release

CBS-Konfigurations-Release MM.JJ
Anpassungen des Datenformates, der Validation, der Expansion und der Indexierung

Die Bearbeitungszeit nach Eingang der Anforderung beträgt ca. 3 Wochen.
Anzahl pro Jahr 11
Frequenz: monatlich
Ausnahme: August aufgrund Sommerurlauben

bis 10. jeden Monats

am 1. jeden Monats

CBS-Konfigurations-Release 09.11  

Importformate-Release MM.JJ
Anpassungen der Importkonversionen
(MARC21, ONIX, XMetaDiss, Formulardaten)
Die Bearbeitungszeit nach Eingang der Anforderung beträgt 1,5 Monate.
Anzahl pro Jahr: 5
Frequenz: alle 2 Monate, gerade Monate,
Ausnahme: August aufgrund Sommerurlauben

bis 15.12. ->
bis 15.02. ->
bis 15.04. ->
bis 15.08. ->
bis 15.10. ->

am 01.02.
am 01.04.
am 01.06.
am 01.10.
am 01.12.

Importformate-Release 09.11

Exportformate-Release MM.JJ
Anpassungen der Exportkonversionen
Die Bearbeitungszeit nach Eingang der Anforderung beträgt 2 Monate.

MARC21
Anzahl pro Jahr: 4
Frequenz: pro Quartal, ungerade Monate,

MAB
Anzahl pro Jahr: 2

Frequenz: halbjährlich

MARC21:
bis 01.01. ->
bis 01.03. ->
bis 01.07. ->
bis 01.09. ->

MAB:
bis 01.01. ->
bis 01.07. ->

MARC21:
am 01.03.
am 01.05.
am 01.09.
am 01.11.

MAB:
am 01.03.
am 01.09.


Exportformate-Release 07.11

Beispiele für das Zusammenspiel von Anforderungseingang und Produktivsetzung:

  1. Eine Anforderung an die Validation im Katalogsystem muss bis zum 10.03. in IT vorliegen, damit sie am 01.04. produktiv gesetzt werden kann.
  2. Eine Anforderung an den Import von MARC21 muss bis zum 01.03. in IT vorliegen, damit sie am 01.05. produktiv gesetzt werden kann.
Laufende Zeitplanung
  • Beginn des Verfahrens
    Das Verfahren beginnt ab 01.03.2011, d.h. dass alle Anforderungen, die ab diesem Stichtag eingehen, nach dem neuen Verfahren bearbeitet werden.Ggf. werden jedoch bereits bestehende Anforderungen in die Releaseplanungen integriert.
  • Review des Verfahrens
    Im Juli 2011 wird ein Review dieses Verfahrens erfolgen, bei dem entschieden wird, ob es weitergeführt, angepasst oder wieder abgeschafft wird.
  • Ergebnis des Review am 11.08.2011 führt zur Weiterführung des Verfahrens. Anpassung ergaben sich hinsichtlich des Workflows und der Releaseplanung.

Jahreskalender der Produktivsetzungen der Releases

             Monat
Release

Jan

Feb

Mrz

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dez

CBS

x

x

x

x

x

x

x

 

x

x

x

x

Importformate

 

x

 

x

 

x

 

 

 

x

 

x

Exportformat MARC21


 

x

 

x

 

 

 

x

 

x

 

Exportformat MAB

 

 

x

 

 

 

 

 

x

 

 

 

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