3. Digitales Archivgut übernehmen und provisorisch sichern

Hilfe! Ich habe noch kein digitales Archiv, muss aber bereits digitales Archivgut übernehmen und provisorisch sichern. Was kann ich tun?

Sie bekommen eine Sammlung von digitalen Fotos oder eine Video-Datei eines Zeitzeugeninterviews angeboten und möchten diese gerne in Ihr Archiv übernehmen, verfügen aber über kein digitales Archiv? Also was tun?

Ein Backup ist kein Archiv!

Eine langfristig verlässliche Sicherung digitaler Informationen ist nur in einem „echten“ digitalen Archiv möglich. Der Archivbegriff wird insbesondere von IT-Dienstleistern in der Regel für eine mittelfristige Datensicherung verwendet – damit ist aber keine unbefristete Aufbewahrung gemeint! Wer mehr will und mehr braucht als eine reine Übergangslösung, der wird nicht umhinkommen, selbst ein digitales Archiv aufzubauen, sich einer Verbundlösung anzuschließen oder seine Daten an ein bereits bestehendes (digitales) Archiv zu übergeben.

Was kann eine Übergangslösung bieten?

Eine Übergangslösung besteht in erster Linie darin, für eine möglichst gute Sicherung digitaler Daten zu sorgen. Idealerweise wird dadurch zumindest die unversehrte und unveränderte Speicherung der zu archivierenden Dateien sowie der Erhalt eines Mindestmaßes an Zusatzinformationen (Metadaten) sichergestellt. Beides ist unbedingt notwendig, um die so gesicherten Informationen später in ein „echtes“ digitales Archiv überführen zu können.

Am besten werden die zu archivierenden Dateien und die zugehörigen inhaltlichen Metadaten nicht nur auf einer einzelnen Festplatte zwischengespeichert, sondern auf mehreren Speichermedien abgelegt (redundante Speicherung), damit beim Defekt eines Speichermediums nicht auch die dort gespeicherten Daten verloren gehen. Auch hier gilt: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Überlassen Sie das Thema Speicherung besser Ihren IT-Spezialisten, die tagtäglich mit solchen Fragen zu tun haben. Fragen Sie also in der IT-Abteilung oder bei Ihrem IT-Dienstleister nach! Bei den inhaltlichen Metadaten können Sie sich an dem orientieren, was Sie üblicherweise an Informationen für eine aussagekräftige Erschließung benötigen (also z. B. Provenienz, Titel, Laufzeit) und diese in Ihrer Dokumentation sichern.

Was kann eine Übergangslösung nicht bieten?

Eine vorübergehende Sicherung digitaler Daten muss der Anstoß sein, die Frage der digitalen Langzeitarchivierung für das eigene Archiv in Angriff zu nehmen, sonst drohen nur neue Datenfriedhöfe. Denn die bloße Speicherung der Daten stößt schnell an Grenzen. Das betrifft bereits die Art der Daten, denn schon Fachverfahren oder E-Akten-Systeme lassen sich auf diese Art und Weise nicht sinnvoll provisorisch sichern. Zudem stellt eine vorübergehende Sicherung digitaler Daten nicht die langfristige Interpretierbarkeit der übernommenen Dateien sicher. Der technische Fortschritt führt dazu, dass das ursprüngliche komplexe Zusammenspiel zwischen Dateiformat, Hardware und Software auf die Dauer nicht mehr funktioniert – irgendwann können die gespeicherten Informationen nicht mehr ohne weiteres ausgelesen und angezeigt werden. Ebenso erlauben Übergangslösungen keine Anbindung des gesicherten Archivguts an Katalogsysteme oder Fachportale wie das Archivportal-D. Eine automatisierbare Bereitstellung zur Nutzung ist ebenfalls nicht möglich.

Nicht abwarten – loslegen!

Noch einmal: Die provisorische Sicherung digitaler Daten kann nur eine vorübergehende Lösung sein! Wer digitale Informationen tatsächlich archivieren (und damit langfristig bewahren) will, für den ist das Backup nur ein vorbereitender Arbeitsschritt. Ein Backup ersetzt kein Archiv!

Deshalb: Sorgen Sie für eine gute Sicherung Ihrer Daten und machen Sie sich dann daran, zu klären, wie digitale Archivierung in Ihrem Archiv aussehen kann. Hierbei finden Sie Hilfestellung unter Frage 1: Ich habe noch keine Ahnung von digitaler Langzeitarchivierung. Wo finde ich einen guten, anfängerfreundlichen Einstieg in das Thema? und Frage 4: Ich stehe vor der Aufgabe, ein digitales Langzeitarchiv aufzubauen. Wo finde ich konkrete Hinweise, wie ich vorgehe, was ich brauche und was das Ganze kostet?

Und ganz wichtig: Nicht abwarten – loslegen!