6.3 Empfehlungen für mittlere Einrichtungen

Mittlere Einrichtungen besitzen eine etwas größere Anzahl an Mitarbeitern, eine IT-Infrastruktur und ein weitreichendes Budget. Es handelt sich um selbstständige Einrichtungen, bei denen die Archivierung von Filmen und Videomaterialien als Hauptaufgabe betrieben wird. Die Betreuer sind sowohl Medienfachleute als auch Quereinsteiger (Archivare, Bibliothekare, Dokumentare usw.). Bei den Nutzern handelt es sich i.d.R. um Personen, die sich speziell mit dieser Art von Medien beschäftigen.

Auswahl des zu archivierenden Materials

Amateurfilme und -videos gelangen entweder durch Sammlungstätigkeit oder eine Pflichtübernahme aufgrund eines gesetzlichen Auftrags an eine Gedächtnisinstitution. Diese prüft das angebotene Material auf Archivwürdigkeit. Wichtigstes Kriterium für die Archivwürdigkeit ist die inhaltliche Relevanz für die künftige historische Forschung.

Die Verwahrung von Amateurfilmen durch Gedächtnisinstitutionen ist urheberrechtlich geregelt. Die Modalitäten sind mit dem Produzenten bzw. der abgebenden Stelle vertraglich zu vereinbaren. Die Initiative kann sowohl vom Produzenten (Wunsch, seine Werke der Nachwelt zu erhalten) als auch von der Gedächtniseinrichtung (Feststellung öffentlichen Interesses an diesen Werken) ausgehen. Der Produzent sollte sich ggf. überlegen, ob er seine Werke nicht bereits zu Lebzeiten und möglichst zeitnah nach ihrer Entstehung an eine öffentliche oder private Gedächtnisinstitution übergeben möchte. Dann wäre diese in einem Vertrag zur dauerhaften Erhaltung des Materials verpflichtet und er wiederum von dieser Aufgabe entlastet. Es sollte dann eine Einrichtung bevorzugt werden, die das dafür nötige Know-how in ausreichendem Umfang besitzt.
Auch für mittlere Gedächtnisinstitutionen wäre es von Vorteil, wenn der Produzent seine Werke bereits im Vorfeld der Abgabe zumindest grob erschlossen hat, sodass sie für die Nachwelt eindeutig identifizierbar bleiben. Der Institution steht es frei, die angebotenen Materialien auf Archivwürdigkeit hin zu bewerten und solche, die sie nicht für dauerhaft erhaltenswert einstuft, entweder in Absprache mit dem Produzenten zu vernichten oder bei diesem zu belassen. Dies sollte dann im Verzeichnis festgehalten werden.

Ebenso wichtig wie die Archivwürdigkeit ist aber auch die Archivfähigkeit des zu erhaltenden Materials. Daher sollte dieses in einem geeigneten Archivierungsformat und nicht nur in einem reinen Nutzungsformat vorliegen. Liegen von den Ausgangsfilmen mehrere Versionen vor, was sich sowohl auf den Inhalt als auch auf das Dateiformat beziehen kann, sollte ein geeigneter Archivmaster ausgewählt bzw. generiert werden.

Empfehlung

Auch mittlere Einrichtungen betreiben i.d.R. keine vollständige Archivierung, sondern selektieren das ihnen angebotene Filmmaterial. Redundanzen sollten vermieden und Ressourcen geschont werden. Die Archivwürdigkeit bemisst sich insbesondere auch am Unikatcharakter der zu übernehmenden Objekte. Selektionskriterien können wie folgt priorisiert werden:

• Gibt es andere/größere Institutionen, welche die digitale Langzeitarchivierung besser/sicherer gewährleisten können?
• Ist das Objekt archivwürdig, d.h. kann man annehmen, dass sich in Zukunft Menschen dafür interessieren?
• Entspricht das Objekt dem Erwerbungsprofil?
• Liegen alle benötigten Rechte vor (Langzeitarchivierung, Veränderung, Verbreitung)?
• Sind ausreichend Ressourcen vorhanden, um die digitale Langzeitarchivierung gewährleisten zu können?

Beschreibung der vorgesehenen Nutzungsszenarien

Je mehr der Produzent von Amateurfilmen vom öffentlichen Interesse an seinen Werken überzeugt ist, desto mehr sollte er sich um eine geeignete Gedächtnisinstitution zur dauerhaften Verwahrung kümmern. Der Aufbau einer eigenen Infrastruktur zur digitalen Archivierung ist grundsätzlich mit sehr hohen Kosten verbunden. Die künftige Nutzungsfrequenz durch die (film-)historisch interessierte Öffentlichkeit ist hingegen nicht absehbar. Potenzielle Nutzer können z.B. (Film-)Historiker, sonstige Geistes- und Sozialwissenschaftler, Journalisten oder Studenten sein.

Einrichtungen mit einem mittleren Zuständigkeitsbereich werden häufiger genutzt als kleinere Einrichtungen. Die Nutzer können daher auch größere Erwartungen in Bezug auf die Anwendung von Langzeitarchivierungsstandards, etwa OAIS-Konformität, erwarten. In jedem Fall sollte die Einrichtung sich im Klaren darüber sein, welche Eigenschaften der übernommenen Materialien als signifikant und erhaltenswert betrachtet werden können.

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement bezeichnet Verfahren, welche die Qualität der Objekte im digitalen Langzeitarchiv sicherstellen sollen. Folgende Maßnahmen sind grundsätzlich erforderlich:

• Eingangskontrolle, d.h. Prüfung der Objekte auf Lesbarkeit und inhaltliche Vollständigkeit
• Prüfung auf inhaltliche Übereinstimmung mit den deskriptiven Metadaten (falls diese bereits vorhanden sind)
• Überprüfung auf technische Fehlerfreiheit
• Überprüfung auf Standardkonformität
• Dokumentation und Evaluierung von Verfahren
• Kontrollverfahren
• Regelkonformität von Transfer- und Archivpaketen
• Qualitätsprüfung nach Formatmigration
• Lesbarkeit und Vollständigkeit nach Änderungen am Objekt
• Nutzung von Standards

Empfehlung

Mittlere Einrichtungen sollten in einem vertretbaren Maß zudem auch Ressourcen für ein Qualitätsmanagement aufwenden. Im Rahmen der eigenen Möglichkeiten sind zumindest eine Eingangskontrolle durchzuführen und die Ergebnisse von Formatmigrationen anhand festgelegter Kriterien zu prüfen. Auch eine technische Fehlerfreiheit, Standardkonformität und die Anwendung von Kontrollverfahren wird von mittleren Einrichtungen i.d.R. erwartet.

Erhaltungsstrategien

Bitstream-Preservation

Die Erhaltung des Datenstroms ist die Basis jeder digitalen Archivierung. Dieser sollte gewährleistet werden durch:

• Erhebung geeigneter Prüfsummen
• redundante Sicherung an verschiedenen Orten
• regelmäßige Virenprüfung
• regelmäßiger Austausch von Datenträgern
• Monitoring
• Skalierbarkeit

Empfehlung

CD-ROMs, DVDs usw. sind als Sicherungsmedien in jedem Fall zu vermeiden. Auch die Sicherung auf externen Festplatten stellt allenfalls eine Grundsicherung dar. Mittleren Einrichtungen sollte zumindest ein RAID-10-System, etwa ein NAS-Server, zur Verfügung stehen. Die Ansprüche an mittlere Einrichtungen sind allerdings höher. Anzustreben ist in jedem Fall eine Geodiversität (Sicherung an verschiedenen Orten) durch den Aufbau eines eigenen Rechenzentrums mit externen Backup-Möglichkeiten, die Beauftragung eines externen Rechenzentrums oder die Einrichtung einer Verbundlösung mit anderen Institutionen. Die Entscheidung hierfür muss im Einzelfall getroffen werden.

Kriterien für einen Dienstleister, eine Verbundlösung oder ein eigenes Rechenzentrum:

• Gewährleistung der Langzeitverfügbarkeit
• keine Nutzungsrechte für den Provider
• Schutz vor unbefugtem Zugriff
• redundante, geodiverse Speicherung
• Integritätschecks
• Viruschecks
• Datenschutzkonzept
• regelmäßiger Austausch von Datenträgern
• Monitoring
• Skalierbarkeit

Die Speicherlösung sollte möglichst professionell sein und aus einer Kombination aus Festplatten- und Bandspeicher bestehen. Darüber hinaus müssen Sicherheitsbestimmungen beachtet werden, u.a.:

• Absicherung des physischen Zugangs durch Zugriffsberechtigungen und Einbruchmeldeanlage
• digitale Zugriffsberechtigungen
• Brandschutz
• Desaster Recovery

Content-Preservation

Content-Preservation meint die Sicherstellung, dass der Inhalt eines Objekts langfristig wiedergegeben und interpretiert werden kann.
Voraussetzungen hierfür sind:

• Identifikation und Validierung von Format, Codec und Version jeder Datei
• Extraktion technischer Metadaten
• Beschaffung geeigneter Wiedergabesoftware
• Identifikation von Risikofaktoren
• Festlegung signifikanter Eigenschaften
• Bereitstellung von Kontextinformation für die Wiedergabe und Interpretation der Objekte

Auf Basis dieser Informationen können Bestandserhaltungsmaßnahmen konzipiert und durchgeführt werden. Grundsätzlich gibt es hierfür die beiden Verfahren Migration und Emulation (vgl. nestor Handbuch 2.3, Kap. 8.3 und 8.4). Für audiovisuelle Objekte wird die Formatmigration empfohlen, da es nicht erforderlich ist, die ursprüngliche Nutzungsumgebung zu erhalten.

Empfehlung

Mittlere Einrichtungen sollten im Rahmen ihrer Möglichkeiten in die Content-Preservation wie o.g. investieren. Minimale Anforderungen sind:

• Begrenzung auf wenige ausgewählte Archivformate durch Konvertierungsmaßnahmen
• Ablage der Masterdatei in einem nicht oder verlustfrei komprimierten Format
• Identifikation und Validierung der Dateiformate und Codecs
• Extraktion technischer Metadaten
• Festlegung der signifikanten Eigenschaften (z.B. Seitenverhältnis, Farbraum und Auflösung)
• Überprüfung der Anforderungen nach jeder Bestandserhaltungsmaßnahme
• Identifikation von Risikofaktoren
• Festlegung eines Turnus für die Überprüfung der Risikofaktoren
• Festlegung von Bestandserhaltungsmaßnahmen
• Dokumentation der Festlegungen und Maßnahmen
• Dokumentation der Verwendung von Tools für die Bestandserhaltungsmaßnahmen

Für mittlere Einrichtungen wird die Formatmigration empfohlen, da es für die meisten audiovisuellen Objekte nicht erforderlich ist, die ursprüngliche Nutzungsumgebung zu erhalten. In Abhängigkeit von den personellen Ressourcen sollte die Anzahl der Dateiformate begrenzt werden, da gerade bei Amateurfilmen das Ausgangsformat sehr stark variiert und es sich oftmals um ein Consumerformat handelt. Es wird empfohlen, Objekte, die in anderen Dateiformaten vorliegen, nach dem Eingang der Originaldatei zu kopieren und in eines der ausgewählten Dateiformate umzuwandeln. Dafür stehen eine Reihe von Open-Source-Tools zur Verfügung. Die Originaldatei sollte unverändert aufbewahrt werden.

Das Dateiformat sollte identifiziert und validiert werden. Die Dateiendung genügt als Indikator nicht, da diese entweder falsch sein kann oder sich dahinter eine Vielzahl unterschiedlicher Codecs verbergen können, was beträchtliche Unterschiede hinsichtlich der Qualität und der signifikanten Eigenschaften bedeuten kann. Außerdem sollten technische Metadaten extrahiert werden. Das Format und der Codec eines Objekts müssen bekannt sein, da auf diesen alle Erhaltungsmaßnahmen basieren.

Signifikante Eigenschaften sollten definiert werden. Der Fokus sollte auf den für die Institution und deren Nutzer wichtigen Eigenschaften eines Objekts liegen.
Es sollten organisatorische und technische Eigenschaften definiert werden. Diese Anforderungen sollten nach einer Bestandserhaltungsmaßnahme überprüft werden.
Wichtig ist auch die Definition grundlegender Risikofaktoren, z.B.:
Gefahr der Obsoleszenz
das Objekt liegt in einem proprietären oder kaum verbreiteten Format vor

Tritt einer der Risikofaktoren auf, sollten alle Objekte im betroffenen Format in ein neues Zielformat migriert werden.

Authentizität

Die Sicherung der Authentizität bedeutet, nachweisen zu können, dass ein Objekt das ist, was es zu sein vorgibt. Da Bestandserhaltungsmaßnahmen wie Formatmigration zwangsläufig eine Veränderung eines Objekts verursachen, ist die Sicherung der Authentizität nicht ganz unproblematisch. Folgende Maßnahmen sind zur Sicherung der Authentizität etabliert:
Aufbewahrung des Originals und aller Bearbeitungen des Objekts (Versionierung)
Nachweis von Veränderungen am Objekt in den Metadaten
Definition signifikanter Eigenschaften

Empfehlung

Die Sicherung der Authentizität muss für mittlere Einrichtungen ein wichtiges Anliegen sein. Alle Versionen des Originalobjekts sollten aufbewahrt und Änderungen in den Metadaten dokumentiert werden. Grundlegende signifikante Eigenschaften müssen definiert und die Ergebnisse einer Formatmigration gegen diese Anforderungen evaluiert werden, z.B.:

• Beibehaltung des Seitenverhältnisses
• gleichbleibende Bildqualität
• Erhaltung des Farbraums
• Erhaltung von Untertiteln
• Erhaltung der Synchronität von Bild und Ton

Gerade bei Amateurfilmen, die oftmals nicht auf hohem technischem Qualitätsniveau entstanden sind, ist es wichtig, dass eine Formatanpassung oder -migration möglichst verlustfrei abläuft und genügend Qualitätsreserven für die Zukunft vorhanden sind.

Metadaten

Metadaten beschreiben ein Objekt. Es wird zwischen folgenden Metadatenkategorien unterschieden:

deskriptive Metadaten: Es handelt sich um klassische Erschließungsmetadaten. Diese beschreiben ein Objekt und gewährleisten, dass es wiederauffindbar ist. Erschließungsmetadaten unterteilen sich in formale Metadaten wie Titel, Urheber, Erscheinungsjahr usw. und inhaltsbeschreibende Metadaten wie Schlagworte, ein Abstract, ein Transkript, Sequenzbeschreibungen usw.
administrative Metadaten: Administrative Metadaten sind für die Verwaltung der Objekte im Langzeitarchiv und den Betrieb des Systems erforderlich, z.B. systeminterne Identifier.
rechtliche Metadaten: Rechtliche Metadaten beschreiben den Nutzerzugriff auf die Objekte. Sie legen auch fest, ob die Objekte bearbeitet und wie sie bereitgestellt werden dürfen.
technische Metadaten: Technische Metadaten beschreiben z.B. Dateiformat und -version, Codec, Laufzeit, Dateigröße, Bitrate usw. Technische Metadaten können aus der Datei extrahiert werden.
strukturelle Metadaten: Strukturelle Metadaten beschreiben die Zusammensetzung eines Objekts und Zusammenhänge mit anderen, z.B. wenn ein Objekt aus mehreren Dateien in einer festgelegten Reihenfolge besteht oder wenn Objekte Teil einer Serie sind.
Provenienzmetadaten: Provenienz meint zunächst die Stelle, an der das Objekt entstanden ist bzw. den Urheber. Provenienzen sind auch diejenigen Stellen, bei denen das Objekt später verwahrt oder migriert wird. Idealerweise beschreiben diese Metadaten die Objektgeschichte, um zu dokumentieren, welcher Nutzer wann mit welchen Tools welche Bearbeitung vorgenommen hat. Diese Metadaten sind von großer Wichtigkeit für den Nachweis der Authentizität.
Protokollmetadaten zur Erfassung der vorgenommenen Maßnahmen.

Empfehlung

Mittlere Einrichtungen sollten Metadaten aller Kategorien erfassen. Die Erschließung der Objekte wird für gewöhnlich in einem Nachweissystem erfolgen. Dort können neben deskriptiven Metadaten abhängig vom System auch technische, rechtliche und strukturelle Metadaten erfasst werden. Diese Metadaten sollten möglichst vollständig oder – bei mangelnden Ressourcen – zumindest in Auswahl in ein Langzeitarchivierungssystem überführt werden, das in der Lage ist, auch administrative und Provenienzmetadaten zu erzeugen und zu verwalten.

Erschließung

Erschließungsarbeit ist mit verhältnismäßig hohem Aufwand verbunden, falls es hierfür keine Automatisierungsmöglichkeiten gibt. Auch für mittlere Einrichtungen ist es von großem Vorteil, wenn die verwahrten Amateurfilme bereits vom Produzenten/Urheber bei dessen Tätigkeit oder im Anschluss daran dokumentiert wurden. Der Urheber besitzt im Gegensatz zur verwahrenden Institution oft wichtiges Detailwissen für eine (spätere) Erschließung, das sich der Mitarbeiter einer Gedächtnisinstitution möglicherweise erst erwerben muss. Deskriptive Metadaten aus Filmdatenbanken stehen bei Amateurfilmen, anders als bei Kinofilmen, nicht zur Verfügung.

Mittlere Einrichtungen sollten ihre Erschließungsmaßnahmen, auch wenn keine umfangreichen Dokumentationen der abgebenden Stelle vorliegen, nicht nur auf die Gewährleistung der schnellen Auffindbarkeit beschränken. Auch eine Tiefenerschließung, etwa die Dokumentation von Einzelszenen, sollte zumindest auf lange Sicht hin angestrebt werden. In jedem Fall ist die Vergabe inhaltsbeschreibender Schlagworte zu empfehlen. Zusätzlich zu den Erschließungsmetadaten müssen unbedingt rechtliche Metadaten erfasst werden.
Für die Verwaltung der Metadaten ist eine vom Objekt getrennte Sicherung notwendig, da diese sonst bei der Formatmigration verloren gehen können. Die Metadatenverwaltung sollte in frei verfügbarer und offener Datenbanksoftware erfolgen. Für die Generierung von Identifiern bieten sich ISAN, EIDR oder GND an.

Neben den formalen Metadaten sollten auch inhaltsbeschreibende Schlagworte verwendet werden. Die Erschließungstiefe ist abhängig von den Vorgaben der Institution und den Anforderungen der Nutzer.
Wenn das Nachweissystem der Institution für die Erschließung und Verwaltung von Multimediaelementen geeignet ist, können die audiovisuellen Objekte mit dem Nachweissystem verwaltet und beschrieben werden. Ist das vorhandene Nachweissystem nicht geeignet, sollte frei verfügbare Datenbanksoftware verwendet werden, die für Multimediaobjekte geeignet ist. Nachweissysteme sind i.d.R. nicht für die Langzeitarchivierung der Objekte selbst geeignet.

Es kommt auch ein Digital Asset Management System (DAM)/Media Asset Management System (MAM) in Betracht. Ein DAM/MAM ist allerdings i.d.R. nicht für die Langzeitarchivierung geeignet. Ob das System für die Langzeitarchivierung geeignet ist, muss im Einzelfall untersucht werden. Für den Nachweis der Objekte und die Erfassung von deskriptiven und strukturellen Metadaten sind Nachweissysteme oder DAM/MAM-Systeme jedoch gut geeignet. Ob rechtliche und technische Metadaten erfasst werden können, muss im Einzelfall geprüft werden. Zusätzlich ist auch darauf zu achten, dass die Metadaten leicht aus dem System exportiert werden können.

Langzeitarchivierung

Für die Erfassung von Provenienzmetadaten sollte ein OAIS-konformes Langzeitarchivierungssystem eingesetzt werden. Alternativ sollte in Betracht gezogen werden, die Objekte an eine Institution abzugeben, die die Langzeitarchivierung in professionellerem Umfang leisten kann.

Präsentation/Zugriff

Weitverbreitete, offene Formate und Codecs sollten bevorzugt werden. Proprietäre Formate und Codecs sind häufig an eine spezielle Wiedergabesoftware gebunden, binden an einen Hersteller und begrenzen die Nutzung. Für verschiedene Nutzungsszenarien können verschiedene Nutzungsformate erforderlich sein. Nutzungsformate können entweder für eine allgemeine Präsentation der Objekte oder on demand generiert werden.

Empfehlung

Es empfiehlt sich die parallele Speicherung von Master- und Nutzungsdateien. Für die Nutzung reichen i.d.R. verlustbehaftet komprimierte Dateiformate aus. Zudem sind die Anforderungen an die Abspielhardware geringer. Mittlere Einrichtungen sollten den Anspruch haben, Archiv- und Nutzungsdateien strikt zu trennen. Für verschiedene Nutzungsszenarien können auch verschiedene Nutzungsformate erforderlich sein.

Dateiformate und Codecs

Für den Archivmaster sind offene, standardisierte und weitverbreitete Formate und Codecs zu bevorzugen, die nicht oder verlustfrei komprimieren, um einem späteren Qualitätsverlust vorzubeugen. Proprietäre Dateiformate sind oft an eine spezifische Software des Herstellers gebunden und stellen eine Gefahr für die längerfristige Verfügbarkeit dar, da der Code nicht öffentlich zugänglich ist und Formatmigrationen so erschwert oder sogar unmöglich werden. Zu beachten ist bei der Wahl des Archivformats auch die Kompatibilität eines Formats mit den jeweiligen Codecs. Eine Zusammenstellung empfohlener Formate und Codecs finden Sie unter AG Media.

Empfehlung

Bei Amateurfilmen ist die Vielfalt potenzieller Produktions- und Ablieferungsformate besonders groß. Meistens handelt es sich dabei um Consumerformate, d.h. Dateien, die durch verlustbehaftete Komprimierung vergleichsweise wenig Speicherplatz benötigen und auch von Laien ohne großen Aufwand abgespielt werden können. Teilweise haben diese auch proprietären Charakter. Je höher die Anzahl der Dateiformate, desto größer ist der Aufwand für die Bestandserhaltung (Content-Preservation). Es ist deshalb bei Amateurfilmen besonders zu betonen, dass die Anzahl der Dateiformate im digitalen Langzeitarchiv sich auf eine kleine Auswahl beschränken sollte. Wenn möglich, sollte eine Normalisierung in ein offenes und standardisiertes Dateiformat erfolgen, um den Verwaltungsaufwand für verschiedene Dateiformate und Wiedergabesoftware zu minimieren. Für die Normalisierung stehen verschiedene Konvertierungsprogramme als Open-Source-Software zur Verfügung. Wenn Normalisierung nicht möglich ist, ist darauf zu achten, dass das Dateiformat die o.g. Anforderungen so gut wie möglich erfüllt. Um den Migrationsaufwand zu verringern, wird empfohlen, gegenüber den abgebenden Stellen eine geringe Anzahl bevorzugter Dateiformate zu definieren und diese in einer Liste zu veröffentlichen. Die Vorgehensweise insgesamt sollte in einer öffentlich verfügbaren Policy dokumentiert werden, um den Prozess für Produzenten, abgebende Stellen und Nutzer transparent zu machen.
Als Archivformat bietet sich v.a. Matroska (*.mkv) an. Dabei handelt es sich um ein freies, robustes, wenig komplexes, plattformunabhängiges und weitverbreitetes Containerformat mit vergleichsweise geringen Dateigrößen. Die Konvertierung nach Matroska ist mit gängiger Konvertierungssoftware (z.B. Wondershare, XMedia Recode, FFmpeg) ohne Weiteres möglich. Ebenso wichtig wie das Containerformat an sich ist ein geeigneter Codec. Matroska unterstützt zahlreiche Codecs, von denen die meisten allerdings aufgrund der verlustbehafteten Kompression nicht für die Langzeitsicherung geeignet sind. Zu empfehlen ist der verlustfreie Codec FFV1 v.3. Bei einer Konversion ist sicherzustellen, dass keine signifikanten Eigenschaften verloren gehen.