Diese Checklist basiert auf den Arbeitsergebnissen von GND4C. Stand Juli 2023.

Ziele der Darstellung

• Die Checklist unterstützt die Projektpartner bei der Organisation ihrer Aufgaben
• Auszüge der Checklist können für die Präsentation der Agentur auf der GND-Website genutzt werden

Adressaten der Darstellung:

• In allen Einzelheiten für die Kolleg*innen im Projektteam als Arbeitshilfe
• Im Wesentlichen als Unterlage zur Klärung offener Fragen innerhalb der Agenturpartnerschaft und der Einrichtungen
• Im Wesentlichen als Orientierung für interessierte Agenturgründer*innen, nach ersten Beratungsgesprächen
• Modifiziert als Agenturprofil auf der Website (Orientierung für GND-Interessierte als eine Art Who is Who)

Agenturprofil

Siehe auch Die Aufgaben einer GND-Agentur auf der GND Website für mehr Information, wie die Aufgaben zu verstehen sind. Und welche Voraussetzungen und Grundlagen gegeben sein müssen, um eine Agentur betreiben zu können.

Agenturportfolio

Welche Dienste bietet die Agentur in welchem Umfang im Pilotbetrieb an? Siehe auch: Die GND Agentur

Beispiel: Technische Dienste können derzeit nur unter Umständen für Massenabgleiche angeboten werden. Aber die Agentur kann bei der Nachnutzung von GND-IDs für die Datensammlung der Klienten und bei der Anlage neuer GND-Datensätze in kleiner Skala (→ Redaktionsarbeit) unterstützen.

Imagecredits: CC0

Eine To Do Liste zur Orientierung

Reihenfolge der Punkte der Checklisten ist weder chronlogisch noch nach Bedeutung geordnet.

Community-Arbeit und Beratung

1. AUFGABE: Sie leistet kontinuierlich Öffentlichkeitsarbeit für die jeweilige Community und in ihre Community hinein.
2. AUFGABE: Sie berät ihren Kundenkreis und Interessierte in (Community-spezifischen) Fragen zur GND, die Daten und die Organisation betreffend.
3. Voraussetzungen und Grundlagen: Die Agentur hat Zielgruppe und Kundenkreis definiert. Die erforderlichen Kommunikationskanäle und Formate sind etabliert und können in Betrieb genommen werden. 
4. Voraussetzungen und Grundlagen: Sie hat gegebenenfalls Mitstreiter*innen für die Agentur – unter anderem zur Finanzierung der Agenturarbeit – akquiriert und ihr spezifisches Agenturprofil erarbeitet.

Checklist (nicht abgeschlossene Liste)

1. • Agenturprofil liegt vor
   • Geklärt wie die Kommunikation mit den unterschiedlichen Gruppen  (welche Gruppen, Verteiler, regelmäßige Treffen, Wikiseite ...) geregelt ist
   • Aufsetzen des Geschäftsbetriebes (Emailadresse; Geschäftszeiten, Ansprechpartner ...) ist abgeschlossen
   • Vorstellung des Agenturprofils und Vorhabens im GND-Ausschuss
   • ...

Gremien-Arbeit und Organisation

1. AUFGABE: Sie vertritt jeweils ihre Community und deren Bedarfe in den Gremien und unterstützt deren Beteiligung an strategischen Entscheidungen, gegebenenfalls auch in Zusammenarbeit mit einer oder mehreren assoziierten Interessengruppen.

   1. Sie wirkt im GND-Ausschuss mit.

   2. Sie wirkt im Standardisierungsausschuss (STA) und bei Bedarf in den STA-Arbeitsgruppen mit.

2. Voraussetzungen und Grundlagen: Die Konstituierung der jeweiligen Agentur ist erfolgt.

   1. Dies beinhaltet unter anderem, dass sie ihren Geschäftsbetrieb organisiert und eine Kontaktstelle eingerichtet hat, Teil der GND-Kooperative ist und Zugang zum Erfassungssystem der GND hat. Das erforderliche geschulte Personal ist vorhanden.

   2. Das Geschäftsmodell ist aufgesetzt und etabliert.

3. Voraussetzungen und Grundlagen: Sie hat die notwendigen Workflows (Dateneingabe und -abgleich, Redaktion, Gremienarbeit und weitere Geschäftsgänge) innerhalb und außerhalb der Agentur etabliert und passt diese bei Bedarf an.

Checklist (nicht abgeschlossene Liste)

• ggf. Agenturpartnerschaft mit einem oder mehreren Partnern ist geregelt
• ist eine Bibliothek Partner, dann ist es sinnvoll, sich mit der Verbundzentrale abzustimmen, zu der diese Bibliothek gehört, um Verantwortungen zB im Bereich Redaktion und Schulung zu klären.
• Workflows und Zuständigkeiten innerhalb der Agentur sind klar
• Zuständigkeiten für alle Teile des Agenturbetriebs definiert
• Finanzierung ist für mindestens ein Jahr gesichert (zum Beispiel durch die Verteilung der Arbeitsaufgaben auf entsprechend ausgebildetes / geschultes Personal)
• Geschäftsgänge liegen vor (Gebührenordnung; Preisliste ...)
• Vertretung als Gast/mitglied im GND-Ausschuss organisieren
• GND-Kooperationsvereinbarung gezeichnet
• Antrag auf Aufnahme in die GND Kooperative beim STA stellen
• ...

Redaktion

1. AUFGABE: Sie bietet Community-bezogene Schulungen für neue Anwendergruppen an.
2. AUFGABE: Sie stellt gegenüber der GND-Kooperative sicher, dass die Eignungskriterien bei Dateneingaben und -importen eingehalten und die geltenden GND-Erfassungsregeln (künftig die CORE-Regeln in der GND-Dokumentation) sowie gegebenenfalls vorliegende PLUS-Regeln ihrer jeweiligen Community angewendet und vermittelt werden.
3. Voraussetzungen und Grundlagen: Die Agentur verfügt über einen Redaktions-Account und eine ISIL-Kennung. Sie hat Zugriff auf einen GND-Erfassungsclient und verfügt über GND-geschultes Personal.
4. Sie erfasst GND-Datensätze für ihren eigenen Referenzierungsbedarf und bearbeitet die von den Agenturkunden eingebrachten Daten, für die sie gegenüber der GND-Kooperative die Verantwortung übernimmt und Anfragen entgegennimmt.

Checklist (nicht abgeschlossene Liste)

• Geschult in der Nutzung der GND-Webformulare
• Einrichtung eines WinIBW-Accounts oder anderen Erfassungsclients
• Schulung zur Nutzung der WinIBW oder einem anderen Erfassungsclient ist erfolgt
• ISIL für die Agentur beantragt → https://sigel.staatsbibliothek-berlin.de/vergabe/isil
• GND-Login (ILTIS-Kennung) für die Agentur beantragt
• Sicher in der Anwendung des Regelwerk im Core-Bereich und relevanten Plus-Bereichen / Anwendungskontexten
• Workflows zwischen Agentur und GND-Zentrale sind definiert (Übernahme von Jira-Tickets; Übernahme von ganzen Datensets; Übernahme von einzelnen Datensätzen für Level 1 ...)
  
• ...

Datendienste

1. AUFGABE: Die GND vernetzen: Sie wirbt für die Verknüpfung von Forschungs- und Sammlungsdaten mit GND-IDs und unterstützt ihre Agenturkunden bei der Anreicherung ihrer Daten mit Normdaten.
2. AUFGABE: Die GND anreichern: Sie unterstützt ihre Agenturkunden dabei, solche Daten und Aussagen zu identifizieren, die noch nicht als Normdatensätze in der GND vorhanden sind, aber referenzierbar sein sollten. Sie ermöglicht, dass diese angelegt oder importiert werden und gewährleistet dabei gegenüber der Kooperative, dass keine Dubletten entstehen und die Eignungskriterien berücksichtigt werden.
3. Voraussetzungen und Grundlagen: Die Agentur hat Zugriff auf Analyse-Tools und verfügt über entsprechende Datenanalyse-Kompetenz.

Checklist (nicht abgeschlossene Liste)

• Workflows für die Klienten der Agentur definieren (Abgleich von kompletten Datensets oder/und Redaktionsarbeit in der alltäglichen Erfassungspraxis der Klienten ...)

• ....

Bitte wenden Sie sich mit Ihren Fragen an die AfS der DNB (afs(at)dnb.de)

Netzwerk

Was könnte über das GND Netzwerk kommen? Welche konkreten Vereinbarungen sind getroffen? Und mit wem?

• Vermittlung von interessierten Einrichtungen
• Fachexpertise zu bestimmte Fragestellungen
• Schulung zum Webformular Personen 
• Schulung zum Webformular Körperschaften
• Erweiterte Nutzung des GND-Toolbox für Batch-Uploads (Launch der Toolbox ist für Jul 2024 geplant)
  
• (Besondere) Schulungsangebote für die GND-Redakteure der Agentur
• Thematische Beratung zum Datenmodell
• Beratung & Abstimmung zu einem bestimmten Anwendungskontext (A)
• Beratung & Abstimmung zu einem bestimmten Anwendungskontext (B)
• Beratung & Abstimmung zu einem bestimmten Anwendungskontext (C)
• ...