Blog-Eintrag vom Juni, 2022

Stand 11.07.2022 

Hintergrund

Seit Beginn der Katalogisierung in ILTIS sind die Exemplardaten der DNB unterschiedlichen internen Bibliotheksnummern zugeordnet (ILN=Internal Library Number).

Die Entscheidung für diese ILN-Zuordnung wurde bei der Einführung von ILTIS/CBS getroffen, da es zu Beginn unterschiedliche OPAC-Kataloge pro Standort Leipzig und Frankfurt gab, die technischer Bestandteil des jeweiligen lokalen Bibliothekssystems (LBS) waren.

Die Zuordnung einer CBS-Bibliothek ist dabei nur relevant für die Exemplardaten eines Datensatzes in ILTIS/CBS. Die einzige Stelle, wo die ILN in den bibliografischen Daten sichtbar wird, ist die interne Pica+-Kategorie 001@. Dort werden in Unterfeld $0 die ILN der Bibliotheken aufgelistet, die über einen Exemplardatensatz an dem Datensatz verfügen.

Auswirkungen der ILN-Zuordnung:

• Exemplardaten können nur dann bearbeitet werden, wenn die aktuelle Kennung zu einer Bibliothek gehört, der die ILN des Exemplardatensatzes zugeordnet ist.
• Exemplardaten werden in der Vollanzeige des Datensatzes mit allen Exemplaren (Kommando: s[how] da)  anhand der ILNs gruppiert.
• Exemplardaten werden in der Vollanzeige des Datensatzes mit nur den eigenen Exemplaren (Kommando: s[how] d) nur angezeigt, wenn die Bibliothek der Kennung der gleichen ILN zugeordnet ist, wie der Exemplardatensatz.
• Exemplardaten werden aufgrund der ILN-Zuordnung mit dem Online-Update-Mechanismus (OUM) an das zur ILN gehörige LBS geschickt.

Ziele der ILN-Konsolidierung

• Organisatorische Zusammenführung der DNB-Exemplardaten, indem sie in Zukunft nur noch einer ILN zugeordnet werden.
  Alle Exemplardaten der DNB können dann ohne Wechseln der Kennung bearbeitet werden.
   
• Reduzierung der Lokalsysteme auf ein LBS für alle DNB-Daten. Dadurch sind Kosteneinsparungen bei den LBS-Lizenzen zu erwarten.

Planung Gesamtprojekt

Aufgrund der Komplexität des Projektes wurde es in mehrere Phasen aufgeteilt. 

Informationen zur 1. Phase

In der 1. Phase wurde die ILN 3 (DMA) aufgelöst, d.h. alle Exemplardaten des DMA wurden der ILN 1 zugeordnet.

1. Erste Änderungen sind im CBS-Release 2022.4 am 12.07.2022 erfolgt (Online Routinen, Validation)
2. Danach folgte eine Zwischenphase in der Datensätze und Prozesse, z.B. NP-Import vorbereitet bzw. angepasst wurden.
3. Am Stichtag 26./27.08.2022 wurden alle DMA-Exemplardatensätze von ILN 3 nach ILN 1 verschoben.
   Zeitgleich wurden alle DMA-Bibliotheken der ILN 1 zugeordnet.

Notwendige Änderungen vor dem Stichtag

• Änderung der Online-Routine zur Exemplargenerierung
  Das CBS-Release 2022.4 enthielt wesentliche Änderungen der Online-Routine zur Exemplargenerierung.

  Die Online-Routine zur Exemplargenerierung generiert anhand der Angaben in Feld 0701 das Exemplar des Standortes des aktuellen Nutzers.

  Diese Routine wird so angepasst, dass alle DNB-Exemplardaten ein Feld 4800 mit der Verknüpfung zum Bibliotheksdatensatz erhalten.
  Bisher wird dieses Feld in DNB nur bei ZDB-Datensätzen und Einzelheftdatensätzen verwendet.

  Außerdem wertet die Online-Routine für die Vergabe der Verknüpfungs-IDN zur Bibliotheksdatei zukünftig zuerst das neue Unterfeld $t aus.
  Wenn kein Unterfeld $t vorhanden ist, wird wie bisher die ILN ausgewertet.

  Übersicht der in der 1. Phase enthaltenen IDN-Verknüpfungen

  Standort/Sammlung	wenn Inhalt 0701 $t =	falls 0701 $t nicht vorhanden, wenn ILN =	Verknüpfungs-IDN in Feld 4800	BIK	Sigel
  DNB Leipzig	1	1	009030115	950200-2	DE-101a
  DNB Frankfurt	2	2	009013849	600100-2	DE-101b
  DMA	3	3	020583613	180101-6	DE-101c

   Die Änderung der Online-Routine zur Exemplargenerierung wurde am 18.07.2022 produktiv gesetzt.
  
  

• Änderung des Batchprogrammes zur Exemplargenerierung am anderen Standort
  Das Batchprogramm, welches bei einer nächtlichen Verarbeitung das Exemplar des anderen Standortes generiert, wird ebenfalls so angepasst, dass immer auch das Feld 4800 vergeben wird. 

• Änderung der CBS-Konfiguration
  In der CBS-Konfigurationstabelle zur Validation wird es leichte Anpassungen geben.
  
  
• WinIBW-Funktionen
  Analyse, Anpassung und Tests der WinIBW-Funktionen ist geplant
  
  
• BibControl
  Anpassungen bei den LBS-Auswertungen mit BibControl sind notwendig.
  
  
• LBS
  Natürlich gibt es auch einen größeren Komplex an Anpassungen und Aktionen für die Migration der Daten des DMA-LBS in das Leipziger LBS, u.a. bei den Lieferantendaten.
  Diese werden von der LBS-Taskforce gemeinsam mit OCLC koordiniert.

Auswirkungen der Änderungen am Stichtag

Nachfolgend das Beispiel eines Datensatzes vor und nach der Verschiebung der DMA-Exemplardaten.

Ausblick

In 2023 ist dann eine ähnliche Aktion für die DEA-Archivalien geplant, die derzeit noch Exemplardaten unter ILN 4 haben. Diese sollen nach ILN 2 verschoben werden.
Bei Phase 2 des Projektes ist dann zwar kein LBS zu berücksichtigen, aber durch Besonderheiten des DEA, z.B. spezielle Online-Routinen, muss auch diese Phase gut vorbereitet und die Auswirkungen müssen genau geprüft werden.

Ab Mitte 2023 beginnen die Vorbereitungen für die letzte Phase der ILN-Konsolidierung: Die Zusammenführung von Frankfurt und Leipzig zu ILN 1.
Das Projekt ist ab 2024 geplant. Die Laufzeit wird auf ca. 2 Jahre geschätzt.