Metadaten sind ein weiterer wichtiger Aspekt, dem Sie bei der digitalen Langzeitarchivierung Ihrer digitalen Objekte Aufmerksamkeit schenken sollten. Metadaten sind strukturierte Zusatzinformationen zu Ihren digitalen Daten – also sozusagen Daten über Ihre Daten.
Es gibt verschiedene Arten von Metadaten:
Administrative Metadaten sind Angaben zum Dateinamen, Speicherort und zur Provenienz (wenn Sie die Datei z.B. von einer Internetseite heruntergeladen haben).
Deskriptive Metadaten beschreiben den Inhalt eines digitalen Objektes. Bei einem Textdokument wären dies z.B. Informationen zum Autor, eine Inhaltsbeschreibung und Schlagworte.
Technische Metadaten beinhalten unter anderem Angaben über das Dateiformat, über die Datenmenge und über die Software, mit der die Datei erstellt worden ist.
Strukturelle Metadaten informieren über Beziehungen und Verknüpfungen zu anderen Objekten. Bei einer E-Mail kann dies zum Beispiel eine dazugehörige angehängte Datei sein oder eine Antwort-E-Mail.
Metadaten erleichtern nicht nur die Recherche, sondern sie sind aus Erhaltungssicht unabdingbar. Langfristig sind Ihre Daten nämlich ohne derartige Zusatzinformationen entweder gar nicht oder nur schwer interpretierbar. Um Ihre digitalen Objekte überhaupt authentisch verfügbar halten zu können, müssen Sie wissen, in welchem Format, mit welchem Programm, wann und in welchem Kontext das Objekt erstellt worden ist. Auch die Entscheidung, eine Datei in ein anderes Format zu migrieren oder eine bestimmte Hard- oder Softwareumgebung zu emulieren, kann letztendlich nur auf Grundlage der vorhandenen Metadaten getroffen werden.