Schon beim Erstellen einer neuen Datei stehen Sie vor der Wahl eines geeigneten Dateiformats. Je nach Programm, mit dem Sie die Datei erstellen, werden Ihnen beim Speichern unterschiedliche Formate angeboten. Dateiformate gibt es unzählige. Eine Bilddatei können Sie beispielsweise im .jpeg-, .tif-, .bmp-, .gif-Format und in vielen weiteren Formaten speichern.
Für die digitalen Langzeitarchivierung Ihrer Dateien spielt das Format eine wichtige Rolle. Der stetige Technologiewandel birgt die Gefahr, dass bestimmte Dateiformate irgendwann nicht mehr von der aktuell verfügbaren Soft- oder Hardware unterstützt werden und somit nicht mehr lesbar sind. Um dies schon früh zu verhindern, sollten Sie bereits beim Anlegen von Dateien folgende Kriterien berücksichtigen:
Open Source: Benutzen Sie eher frei verfügbare als proprietäre Formate. So können Sie Ihre Dateien auch ohne das ursprüngliche Programm öffnen und verändern.
Verbreitung und Interoperabilität: Nutzen Sie Dateiformate, die von mehreren Programmen interpretiert werden können. Diese veralten meistens nicht so schnell.
Abwärtskompatibilität: Das von Ihnen gewählte Format sollte abwärtskompatibel sein, so dass auch Dateien in älteren Formatversionen noch problemlos genutzt werden können.
Komprimierung: Speichern Sie Ihre Daten möglichst unkomprimiert, denn Komprimierungsverfahren. Bei der Digitalisierung von Fotos sollten Sie diese mit einer möglichst hohen Auflösung scannen.
Wenige Formate: Beschränken Sie sich bei Ihren Dateien auf möglichst wenige verschiedene Formate. Dies erleichtert die Langzeitarchivierung.
Der stetige Technologiewandel birgt die Gefahr, dass Dateiformate nicht mehr von aktuell verfügbarer Soft- oder Hardware unterstützt werden. Deshalb sollten Sie bei der Langzeitarchivierung Ihrer Daten immer die technologische Entwicklung im Blick behalten und regelmäßig prüfen, ob die Formate Ihrer Dateien noch interpretiert werden können. Ist dies nicht der Fall, müssen Ihre Dateien entweder in aktuelle Formate umgewandelt (Migration) oder die veraltete Hard- und Softwareumgebung nachgebaut werden (Emulation).
Migration
Bei der Migration verändern Sie das Format und damit auch den Bitstrom Ihrer Dateien. Dabei gehen Informationen des alten Dateiformats verloren. Nach der Migration sollte sich der Inhalt der neuen Datei jedoch möglichst wenig vom ursprünglichen Inhalt unterscheiden. Es ist daher wichtig, dass Sie sich gut überlegen, welches neue Dateiformat Sie auswählen und welche signifikanten Eigenschaften (significant properties) Ihrer Ursprungsdateien Sie unbedingt erhalten wollen. Das Format, in das Sie Ihre Dateien migrieren, muss diese Eigenschaften bewahren können.
Emulation