8. Die Bildung der Ac- und Ae-Sätze bei der Migration der Altdaten in das PICA/ILTIS-Format 1993
Im ehemaligen DB-Format gab es keine eigene Datensatzart für Abteilungen, die dann mit einem einzigen Titelsatz, der die Titelbeschreibung für das betr. mehrbändige begrenzte Werk enthält (Satzart Ac), verknüpft sind.
Stattdessen wurde für jede Abteilung (ggf. mit ihren Unterabteilungen) eines mehrbändigen begrenzten Werkes zwar ein eigener Datensatz (Ae-Satz) angelegt, der jedoch als "Kopf" immer auch die vollständige Titelbeschreibung des Gesamtwerkes mit enthielt. Die Abteilungen (ggf. mit ihren Unterabteilungen) wurden in diesen Sätzen des ehemaligen DB-Formats nach der kompletten Titelbeschreibung des Gesamtwerkes in einem eigenen Datenfeld erfasst.
Das bedeutete: Die Anzahl der entstandenen Ae-Sätze entsprach der Anzahl der neugebildeten Ac-Sätze.
Bei der Migration (Konversion) wurde jeder Altdatensatz, der Abteilungen aufwies, in zwei verschiedene Datensätze zerlegt, in einen Ac-Satz und in einen Ae-Satz. Dabei entstanden mehrere Ac-Sätze für ein und dasselbe Werk.
Eine automatische Reduzierung dieser mehreren Ac-Sätze auf einen Ac-Satz wurde bei der Migration nicht vorgenommen, da sie zu Datenverlusten geführt hätte.
8.1. Verfahren der Migration
(a) | Aus jedem Altdatensatz der mehrbändigen begrenzten Werke, der Abteilungen aufwies, wurden zwei separate Datensätze gebildet:
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(b) | Die Identifikationsnummer des Altdatensatzes (DBN) wurde zur IDN des neugebildeten Ae-Satzes. Diese IDN wiesen auf den ersten beiden Stellen die Ziffern "55" auf. Damit waren Ae-Sätze, die aus Altdatensätzen gebildet wurden, eindeutig gekennzeichnet. |
(c) | Die aus den Altdatensätzen verbliebenen neu gebildeten Ac-Sätze erhielten automatisch eine neue IDN, die in die neu gebildeten Ae-Sätze als Verknüpfungsnummer automatisch übertragen wurde. |
(d) | Aus dem Altdatensatz wurden folgende weitere Daten in den Ae-Satz übertragen:
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(e) | Alle anderen Daten eines ursprünglichen Altdatensatzes verblieben im neu gebildeten Ac-Satz, auch wenn sie sich auf die Abteilung, d.h. den neugebildeten Ae-Satz bezogen, z.B.:
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8.2. Behandlung der aus den Altdaten neu gebildeten Ac- und Ae-Sätze bei der Katalogisierung bis Juni 2008
Bei der Katalogisierung und Datenpflege (Erfassung neuer Bandsätze, Ausführung von Korrekturen und Ergänzungen, Nutzung der Kopierfunktion) wurde für das gesamte mehrbändige Werk die ILTIS-gemäße Verknüpfungs- und Datenstruktur hergestellt.
Das bedeutete:
(a) | Alle Ae-Sätze des betr. mehrbändigen Werkes wurden mit einem einzigen Ac-Satz verknüpft ("Umlenkung"), die überzähligen Ac-Sätze wurden gelöscht. |
(b) | Dabei sind diejenigen Datenelemente des verbliebenen Ac-Satzes sowie der zu löschenden überzähligen Ac-Sätze, die sich auf die Abteilungen bezogen, in die betr. Ae-Sätze übertragen worden. Das betraf z.B.:
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(c) | Datenelemente in den zu löschenden überzähligen Ac-Sätzen, die sich nicht auf die Abteilungen bezogen aber im verbliebenen Ac-Satz auch nicht enthalten waren, wurden in den verbliebenen Ac-Satz übertragen (wenn keine Übertragung in die Bandsätze erfolgen musste). |
(d) | Im verbliebenen Ac-Satz wurden die Titelangaben der Feldgruppentypen "nk+" und "ik-" in die aktuelle Datenstruktur übertragen und die Feldgruppen anschließend gelöscht. |
In den struktur-bereinigten Ac-Sätzen wurde in Feld 4700 die Kennzeichnung "Ac bereinigt" erfasst sowie auf Pos. 3 in Feld 0500 der Code "n" gelöscht.