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Es ist sinnvoll, wenn Sie die Metadaten Ihrer Dateien bereits in Ihre Überlegungen zur Erhaltungsplanung einbeziehen. Allgemein gilt: Je umfassender und differenzierter Ihre Metadaten sind, desto besser. Sie Dabei ist zu beachten, dass sich Metadaten sowohl auf nur eine Datei als auch auf eine komplette Sammlung beziehen können. Metadaten erleichtern nicht nur die Recherche, sondern sie sind auch aus Erhaltungssicht unabdingbar. Langfristig sind Ihre Daten nämlich ohne Metadaten entweder gar nicht oder nur schwer interpretierbar. Dabei ist zu beachten, dass sich Metadaten sowohl auf nur eine Datei als auch auf eine komplette Sammlung beziehen können. Um Ihre digitalen Objekte überhaupt authentisch verfügbar halten zu können, müssen Sie wissen, in welchem Format, mit welchem Programm, wann und in welchem Kontext das Objekt erstellt worden ist. Auch die Entscheidung, eine Datei in ein anderes Format zu migrieren oder eine bestimmte Hard- oder Softwareumgebung zu emulieren, kann letztendlich nur auf Grundlage der vorhandenen Metadaten getroffen werden. Von besonderer Bedeutung für die Langzeitarchivierung sind außerdem Metadaten, die die Langzeitarchivierung selbst betreffen. Darunter fallen zum Beispiel Informationen über erfolgte Backups, Checksummenprüfungen und Migrationsverfahren. Derartige Prozesse sollten Sie immer dokumentieren und in den Metadaten erfassen.