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Das Ablagesystem sollte eher einfach als komplex und stimmig für eine*n selbst sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.

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Um sich Anregungen zu holen, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren oder im Internet recherchieren.

Dateibenennungen

Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent sein, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für welch ein Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, sollte man sich eine Strategie zur Versionierung ein Konzept zur Bezeichnung der verschiedenen Versionen überlegen. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen. Bei einstelligen Monatsangaben ist es sinnvoll, diese mit einer Null vorweg zu schreiben, damit eine logische Sortierung erfolgt.

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Metadaten sind Daten über Daten . Sie - im hier vorliegenden Zusammenhang also Daten über die Dokumente oder Objekte, die gesichert werden sollen. Metadaten sollen das Verstehen (Inhalt) und das technische Interpretieren (Darstellen) dieser Daten und Objekte langfristig sichern.

Funktion von Metadaten:

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(siehe hierzu: https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=95651769) << in der Literatur werden die technischen Metadaten häufig auch den deskriptiven MD zugeorordnet; hierüber sollten wir uns in HH kurz abstimmen, AO >>

Metadatenerstellung

Es gibt Metadaten die automatisch erstellt werden und welche, die intellektuell hinzugefügt werden. In der Regel werden inhaltliche/administrative Metadaten manuell hinzugefügt während technische Metadaten automatisiert im Lauf des Produktionsprozess bzw. der Speicherung erstellt werden.

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Metadaten können extern gespeichert werden z.B.in einer DatenbankenDatenbank. Hier besteht das Problem, dass die Verbindung zwischen Metadaten und Primärdatei nur in der Datenbank liegen. Die Informationen können beim Wechsel der Datenbank verloren gehen (z.B. PicassaPicasa)
ADS Speicherung (Alternate Data Streams). Die Daten werden in versteckten Zusatzdateien gespeichert. Beim kopieren Kopieren auf andere Speichermedien gehen diese Daten verloren.
Metadaten können intern in der Datei mitgespeichert ("eingebettet") werden.

Metadatenvergabe

Bereits im Produktionsprozess die automatisierte Metadatenvergabe ermöglichen (Datum, Uhrzeit, GPS-Daten…) ->Technische Metadaten
Daten in einem aussagekräftigen Ablagesystem mit einem sinnhaften Dateinamen speichern -> Adminstrative Metadaten
Daten beschreiben, hierzu Werkzeuge verwenden, die die Metadaten direkt in die Datei schreiben, diese aber auch in einer externe Datei ablegen – deskriptive Metadaten