Eine klare Struktur bei der Dateiablage sowie die einheitliche Benennung von Dateien erleichert die Handhabung im Hinblick auf die aktuelle Nutzung, da man schnell die gewünschten Dateien finden kann. Auch für die langfristige Erhaltung und zukünftige Nutzung wird so die Auswahl zu erhaltener Dateien ermöglicht, bzw. durch die Struktur selbst schon festgelegt.
Ablagesystem
Das Ablagesystem sollte eher einfach als komplex und stimmig für eine*n selbst sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.
Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung zu beginnen.
Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.
Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann sinnvoll sein, alle vorhandenen Ordner nach sinnvollen Clustern zu ordnen oder sich ein komplett neues System zu überlegen.
Beispiele:
Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. Diese haben unterschiedliche Ausrichtungen, einige sind Dateimanager, die einfacher zu bedienen sind als z.B. der Windows Explorer, manche erlaubern schnelleres Kopieren oder bieten Vorschaufunktionen. Darüber hinaus gibt es Anwendungen, die sich auf spezielle Arten von Datei konzentrieren, z.B. Musik- oder Fotoformate. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt.
Um sich Anregungen zu holen, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren oder im Internet recherchieren
Dateibenennungen
Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent sein, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um welch ein Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, sollte man sich ein Konzept zur Bezeichnung der verschiedenen Versionen überlegen. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen. Bei einstelligen Monatsangaben ist es sinnvoll, diese mit einer Null vorweg zu schreiben, damit eine logische Sortierung erfolgt.
Es mag vorkommen, dass Dokumente vorliegen, die (noch) nicht klar in eines der bestehenden Dateiverzeichnisse hineinpassen. Daher kann es helfen, einen (und wirklich nur einen) Ordner für diese Fälle anzulegen, den man dann z.B. "Temp" oder "Noch einzuordnen" nennen kann. Diese Zwischenablage sollte regelmäßig "aufgeräumt" werden.
Nachdem man sich eine Ordnungsstruktur erarbeitet und diese angelegt hat, sollte man regelmäßig überprüfen, ob diese noch aktuell ist. Ein Indiz für Überarbeitungsbedarf ist der Umstand, dass die Zahl der Dateien anwächst, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (und daher ggf. in der Zwischenablage landen).
Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen: Was soll aufbewahrt werden? Möchte man alles aufbewahren? Alles und für immer? Gibt es irgendwelche Abstufungen? Hilfreich bei dieser Entscheidung ist es zu überlegen, für wen die Dateien (z.B. Bilder oder sonstige Dokumente) aufbewahrt werden sollen (designated communities) und welches Interesse bzw. Nutzungsperspektive diese haben (könnten).
Dabei sollte man bedenken, dass es schwieriger wird, Daten zu strukturieren und Ordnung zu halten, wenn man viele Objekte erhalten möchte. Wenn man wenige Dateien erhalten möchte, ist die Auswahl schwieriger, aber das Strukturieren in der Regel einfacher. Auch die Kapazitäten der Speichermedien zur Datensicherung müssen berücksichtigt werden, wenn es um große oder zahlreiche Dateien geht.
Kriterien und Fragen für eine Auswahl können sein:
Metadaten
Metadaten sind Daten über Daten - im hier vorliegenden Zusammenhang also Daten über die Dokumente oder Objekte, die gesichert werden sollen. Metadaten sollen das Verstehen (Inhalt) und das technische Interpretieren (Darstellen) dieser Daten und Objekte langfristig sichern.
Funktion von Metadaten:
(siehe hierzu: https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=95651769) << in der Literatur werden die technischen Metadaten häufig auch den deskriptiven MD zugeorordnet; hierüber sollten wir uns in HH kurz abstimmen, AO >>
Metadatenerstellung
Es gibt Metadaten die automatisch erstellt werden und welche, die intellektuell hinzugefügt werden. In der Regel werden inhaltliche/administrative Metadaten manuell hinzugefügt während technische Metadaten automatisiert im Lauf des Produktionsprozess bzw. der Speicherung erstellt werden.
Metadatenspeicherung
Metadatenvergabe