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Das Ablagesystem sollte eher einfach als komplex und stimmig für eine*n selbst sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.

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Um sich Anregungen zu holen, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren oder im Internet recherchieren.

Dateibenennungen

Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent sein, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für welch ein Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, sollte man sich eine Strategie zur Versionierung ein Konzept zur Bezeichnung der verschiedenen Versionen überlegen. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen. Bei einstelligen Monatsangaben ist es sinnvoll, diese mit einer Null vorweg zu schreiben, damit eine logische Sortierung erfolgt.

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• Welche Dokumente und Objekte sind mir besonders wichtig?
• Welche dieser Dokumente und Objekte sind ggf. auch für andere wichtig bzw. interessant?
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Ist die Nutzung durch andere erwünscht oder nicht (z. B. Tagebücher)? Falls ja, ist die Ablagestruktur und sind die Dateibenennungen erläuterungsbedürftig? Falls nein: Wie sollen die Dateien gegen die Nutzung durch Dritte geschützt werden?
• Sollen die Daten vererbt werden (z. B. Stammbaum)?
• Welche Dateien sind ersetzbar und mit welchem Aufwand?
• Wenn ich nur 50/100/500 Dateien retten könnte, welche wären das?
• Wenn ich aus meinen Urlaubsbildern jeweils nur 10 aussuchen dürfte, welche wären das?
• ­Größe der Dateien
• Anzahl der Dateien
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Metadaten

Metadaten

Bei Metadaten unterscheiden wir zwischen automatisch erstellten und gezielt erzeugten und hinzugefügten.

< dieser Bereich sollte noch ausgebaut werden >

Informationen zu allen Bereichen:

Unterlagen zu einer Veranstaltung des Wahlpflichtseminars "Langzeitarchivierung: Personal Digital Archiving" an der TH Köln.

Endpunkt der Veranstaltung war die nachfolgend angekündigte Veranstaltung an der Stadtbibliothek Köln am 17.11.2016.

Teilgenommen haben neben den Studierenden 14 interessierte Bürgerinnen und Bürger ...

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TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Allgemeines.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Audio.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Video.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Bilder.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Text.pdf

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Metadaten sind Daten über Daten - im hier vorliegenden Zusammenhang also Daten über die Dokumente oder Objekte, die gesichert werden sollen. Metadaten sollen das Verstehen (Inhalt) und das technische Interpretieren (Darstellen) dieser Daten und Objekte langfristig sichern.

Funktion von Metadaten:

• Administrative Metadaten sind Angaben zum Dateinamen, Speicherort
• Deskriptive Metadaten beschreiben den Inhalt eines digitalen Objektes (Schlagwort/Tag/Beschreibung)
• Technische Metadaten beinhalten unter anderem Angaben über das Dateiformat, über die Datenmenge und über die Software, mit der die Datei erstellt worden ist.
• Strukturelle Metadaten informieren über Beziehungen und Verknüpfungen zu anderen Objekten.

(siehe hierzu: https://wiki.dnb.de/pages/viewpage.action?pageId=95651769)  << in der Literatur werden die technischen Metadaten häufig auch den deskriptiven MD zugeorordnet; hierüber sollten wir uns in HH kurz abstimmen, AO >>

Metadatenerstellung

Es gibt Metadaten die automatisch erstellt werden und welche, die intellektuell hinzugefügt werden. In der Regel werden inhaltliche/administrative Metadaten manuell hinzugefügt während technische Metadaten automatisiert im Lauf des Produktionsprozess bzw. der Speicherung erstellt werden.

Metadatenspeicherung

• Metadaten können extern gespeichert werden z.B.in einer Datenbank. Hier besteht das Problem, dass die  Verbindung zwischen Metadaten und Primärdatei nur in der Datenbank liegen. Die Informationen können beim Wechsel der Datenbank verloren gehen (z.B. Picasa)
• ADS Speicherung (Alternate Data Streams). Die Daten werden in versteckten Zusatzdateien gespeichert. Beim Kopieren auf andere Speichermedien gehen diese Daten verloren.
• Metadaten können  intern in der Datei mitgespeichert ("eingebettet") werden.

Metadatenvergabe

• Bereits im Produktionsprozess die automatisierte Metadatenvergabe ermöglichen (Datum, Uhrzeit, GPS-Daten…) ->Technische Metadaten
• Daten in einem aussagekräftigen Ablagesystem mit einem sinnhaften Dateinamen speichern -> Adminstrative Metadaten
• Daten beschreiben, hierzu Werkzeuge verwenden, die die Metadaten direkt in die Datei schreiben, diese aber auch in einer externe Datei ablegen – deskriptive Metadaten