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Administrative Metadaten sind Angaben zum Dateinamen, Speicherort und zur Provenienz (wenn Sie die Datei z.B. von einer Internetseite heruntergeladen haben).
Deskriptive Metadaten beschreiben den Inhalt eines digitalen Objektes. Bei einem Textdokument wären dies z.B. Informationen zum Autor, eine Inhaltsbeschreibung und Schlagworte.
Technische Metadaten beinhalten unter anderem Angaben über das Dateiformat, über die Datenmenge und über die Software, mit der die Datei erstellt worden ist.
Strukturelle Metadaten informieren über Beziehungen und Verknüpfungen zu anderen Objekten. Bei einer E-Mail kann dies zum Beispiel eine dazugehörige angehängte Datei sein oder eine Antwort-E-Mail.
Es ist sinnvoll, wenn Sie die Metadaten Ihrer Dateien bereits in Ihre Überlegungen zur Erhaltungsplanung einbeziehen. Allgemein gilt: Je umfassender und differenzierter Ihre Metadaten sind, desto besser. Dabei ist zu beachten, dass sich Metadaten sowohl auf nur eine Datei als auch auf eine komplette Objektsammlung beziehen können. Metadaten erleichtern nicht nur die Recherche, sondern sie sind auch aus Erhaltungssicht unabdingbar. Langfristig sind Ihre Daten nämlich ohne Metadaten entweder gar nicht oder nur schwer interpretierbar. Um Ihre digitalen Objekte überhaupt authentisch verfügbar halten zu können, müssen Sie wissen, in welchem Format, mit welchem Programm, wann und in welchem Kontext das Objekt erstellt worden ist. Auch die Entscheidung, eine Datei in ein anderes Format zu migrieren oder eine bestimmte Hard- oder Softwareumgebung zu emulieren, kann letztendlich nur auf Grundlage der vorhandenen Metadaten getroffen werden.Es ist daher sinnvoll, wenn Sie die Metadaten Ihrer Dateien bereits in Ihre Überlegungen zur Erhaltungsplanung einbeziehen. Allgemein gilt: Je umfassender und differenzierter Ihre Metadaten sind, desto besser.
Von besonderer Bedeutung für die digitale Langzeitarchivierung sind außerdem Metadaten, die die Langzeitarchivierung den Archivierungsprozess selbst betreffen. Darunter fallen zum Beispiel Informationen über erfolgte Backups, Checksummenprüfungen und Migrationsverfahren. Derartige Prozesse sollten Sie immer dokumentieren und als Metadaten erfassen. Bei privaten und kleinen Sammlungen können Sie beispielsweise eine Liste anfertigen, die solche Informationen enthält, und diese bei Ihren Dateien abspeichern. Wenn Sie größere und komplexe Sammlungen zu verwalten haben, benötigen Sie eine Archivierungssoftware, mit der Sie Metadaten organisieren und erfassen können. Extra für diesen Zweck wurden im professionellen Umfeld auch diverse Metadatenstandards entwickelt.
→ Ein erster Schritt im sinnvollen Metadatenmanagement ist die Benennung von Dateien. Hilfreiche Tutorials zur Dateibenennung stellt die State Library of North Carolina zur Verfügung.
→ Wollen Sie mehr über Metadatenstandards erfahren? Einen Überblick bietet Ihnen das Kapitel "Metadatenstandards im Bereich der digitalen LZA" im nestor-Handbuch.