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Die GND ist keine Enzyklopädie und kein biografisches Lexikon, sondern die Entitätenbeschreibungen sollen stabile Knotenpunkte bilden, die gegebenenfalls auf weiterführende Ressourcen verweisen. Grundsätzlich sollten Normdatensätze zwei zentrale Funktionen erfüllen: Eine Entität identifizierend beschreiben und die Vernetzung von unterschiedlichen Ressourcen mit dem identifizierenden Datensatz dieser Entität ermöglichen. Es gibt zwar Fälle, wo in denen Autoren darum bitten, dass weitere Informationen über sie gespeichert werden sollen - – sie geben auch selbst an, was sie gerne gespeichert hätten - – aber auch in diesen Fällen ist mit Vorsicht vorzugehen: Einerseits um die GND nicht unnötig aufzublähen, andererseits aber auch, um den redaktionellen Aufwand zu verringern, für den Fall, dass die Person ihr Einverständnis zur Datenspeicherung zurückziehen sollte.sollten.

Somit ist – jedenfalls bei zeitgenössischen Personen - – immer zu überlegen, ob ein Merkmal unbedingt für die Individualisierung notwendig ist. Das hängt u. U. auch davon ab, wie häufig ein Name ist und welche Angaben sinnvoll sind, um zwei gleichnamige Personen zu unterscheiden. Für einige Merkmale existieren genaue Vorgaben. So hat z. B. die Expertengruppe Normdaten 2014 festgelegt, dass bei noch lebenden Personen das exakte Geburtsdatum nicht in der GND erfasst werden soll (vgl. Erfassungsleitfaden 548). Für die meisten Merkmale gibt es aber keine so genauen Vorgaben - hier müssen die Katalogisierenden nach ihrem Ermessen vorgehen.

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Als besonders sensible Daten nennt Art. 9 DSGVO Angaben, aus denen "die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen", sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Die Verarbeitung dieser Art Daten ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, dass die betroffene Person selbst diese Angaben veröffentlicht hat (Art. 9, Abs. 2 Lit. e). Weiter sollten Daten wie das genaue Geburtsdatum, Herkunftsort, Geschlecht bzw. sexuelle Identität und Angaben zu dem persönlichen Umfeld nur dann erfasst werden, wenn wie sie für die Individualisierung unbedingt notwendig sind.

Weniger kritisch sind Angaben wie Wirkungsdaten, Ländercode (Pflichtangabe), akademischer Grad, thematischer Schwerpunkt, Adelstitel, zugeordnete Titelangaben (Feld 672).

4. Wie sieht der rechtliche Rahmen aus?

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