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Die Preservation Policy wird von Entscheidern und Praktikern erstellt und kann eine beliebige Länge haben, siehe nestor Materialien 18. Vor dem Veröffentlichen sollte diese von der Rechtsabteilung überprüft werden. Eine Preservation Policy ist - je nachdem auf welche Punkte sie eingeht und wie sie formuliert ist - nicht grundsätzlich ein rechtliches Dokument und bedarf daher nicht prinzipiell einer Überprüfung durch rechtlich geschultes Personal. Doch alleine die Entscheidung, ob es sich hierbei um ein rechtliches Dokument handelt, sollte im Idealfall durch Fachpersonal getroffen werden. Das gleiche gilt unter Umständen für verwandte Dokumente, auf die die Policy verweist.
Eine Policy kann unterschiedliche Längen haben. Eine allgemein gehaltene Policy von drei Seiten wird weniger Überprüfungszeit benötigen als eine detailliert ausformulierte 30-seitige Policy. Als Richtwert kann man eine Stunde pro Seite veranschlagen, die Policy von der Rechtsabteilung prüfen zu lassen. Hierbei liegt das Augenmerk darauf, was gesetzlich vorgeschrieben ist und die Rechtsabteilung würde hier auch besonders darauf achten, dass in der Policy nichts verbindlich ausgesagt wird, was die Institution später nicht einhalten kann.
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