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Ausgangslage

Die Rechtsberatung in Fragen der digitalen Langzeitarchivierung lässt sich nicht immer in Arbeitsbereiche wie Ingest, Access und Curation einordnen.

In vielen Fällen ist es auch juristisch geschulten Fachpersonal nicht möglich, Rechtsunsicherheiten durch Recherche zu klären. Einige typische Fragestellungen wurden auch bereits von Experten beantwortet, unter anderem innerhalb der nestor AG Recht. Doch auch die Recherche nach bereits vorhandenen Publikationen und die Prüfung des individuellen Falls an der eigenen Institution erfordert Arbeitszeit und stellt damit einen Kostenfaktor dar. Außerdem ist für einige Aufgaben wie zum Beispiel Vertragsangelegenheiten professionelle juristische Unterstützung unverzichtbar.

Es gibt auf IT- oder Datenschutzrecht spezialisierte Kanzleien, die in der Regel frei zu vereinbarendes Stundensätze abrechnen. Erfahrungsgemäßg liegen diese zwischen 150 und 500 Euro, ggf. sogar höher. Für öffentliche Institutionen ohne eigene Rechtsabteilung kann es daher sehr kostenintensiv werden, ihre konkreten, nicht allgemein recherchierbaren Rechtsfragen prüfen und beantworten zu lassen.  

Im Öffentlichen Dienst Beschäftigte dürfen keine Rechnung für eine Beratungstätigkeit ausstellen, was Anfragen an Rechtsabteilungen externer öffentlichen Institutionen erschwert. Im Rahmen von eigenen Forschungskooperationen können sie als Teil der allgemeinen Beratung zur digitalen Langzeitarchivierung einen Beitrag leisten (Beispiel: nestor). Werden isolierte rechtliche Fragestellungen externer Institutionen jedoch an sie herangetragen, wird es im Hinblick auf das Rechtsdienstleistungsgesetz schwierig.

Im Folgenden werden acht Fallbeispiele beschrieben, in denen in der alltäglichen Arbeit bezüglich der digitalen Langzeitarchivierung für Rechtsfragen Kosten entstehen können. Diese beruhen zum größten Teil auf praktischen Erfahrungen aus dem Alltag jener Institutionen, die bereits aktiv Langzeitarchivierung betreiben.

Fallbeispiel 1: Prüfen einer Preservation Policy vor Veröffentlichung

Die Preservation Policy wird von Entscheidern und Praktikern erstellt und kann eine beliebige Länge haben, siehe nestor Materialien 18. Vor dem Veröffentlichen sollte diese von der Rechtsabteilung überprüft werden. Eine Preservation Policy ist - je nachdem auf welche Punkte sie eingeht und wie sie formuliert ist - nicht grundsätzlich ein rechtliches Dokument und bedarf daher nicht prinzipiell einer Überprüfung durch rechtlich geschultes Personal. Doch alleine die Entscheidung, ob es sich hierbei um ein rechtliches Dokument handelt, sollte im Idealfall durch Fachpersonal getroffen werden. Das gleiche gilt unter Umständen für verwandte Dokumente, auf die die Policy verweist.

Eine Policy kann unterschiedliche Längen haben. Eine allgemein gehaltene Policy von drei Seiten wird weniger Überprüfungszeit benötigen als eine detailliert ausformulierte 30-seitige Policy. Als Richtwert kann man eine Stunde pro Seite veranschlagen, die Policy von der Rechtsabteilung prüfen zu lassen. Hierbei liegt das Augenmerk darauf, was gesetzlich vorgeschrieben ist und die Rechtsabteilung würde hier auch besonders darauf achten, dass in der Policy nichts verbindlich ausgesagt wird, was die Institution später nicht einhalten kann.

Fallbeispiel 2: Erstellen von Verträgen für Mandanten und/oder Kooperationspartner

Wird die Langzeitarchivierung kooperativ betrieben, ist ein Kooperationsvertrag vonnöten, der zwischen den kooperierenden Parteien abgestimmt wird. Wenn Langzeitarchivierung für Dritte (Mandanten) angeboten wird, sollte ein Mandantenvertrag zur Verfügung stehen, sowie ein solides Preismodell. Dies ist nicht sehr einfach einzuschätzen, da dies sehr von der Größe und der Art des involvierten Personenkreises abhängt. Sehr viel Zeit kann darauf verwendet werden, dass es beim Austausch zwischen den Beteiligten zu Verzögerungen oder zu redundanten Arbeiten kommt, wenn die Vertragsentwürfe untereinander abgestimmt werden müssen. Möglicherweise werden einzelne Passagen mehrmals bearbeitet werden, um alle Beteiligten zufrieden zu stellen. Da der Verhandlungsaufwand sehr hoch sein kann, sind hier bis zu drei Stunden pro Seite zu veranschlagen.

Fallbeispiel 3: Passwortgeschützte PDF-Dateien

Ein kleiner Teil der zu archivierenden PDF-Dateien im Open Access Dokumentenserver EconStor der Zentralbibliothek für Wirtschaftswissenschaften (www.econstor.eu) sind mit einem Passwortschutz versehen. Das Lesen der Dokumente ist zwar möglich, aber in der Regel kein Ausdrucken, Editieren oder Migrieren in eine neue Datei. Um zu ermitteln, ob im Zuge der Langzeitarchivierung das Entfernen des Passwortschutzes erlaubt ist, um den Zugang zu diesen Dokumenten auch zukünftigen Nutzern zu ermöglichen, wurde die Rechtsabteilung der ZBW konsultiert. Das Ergebnis lautete, dass - sofern dies nicht explizit im Autorenvertrag so hinterlegt worden ist - der vom Autor erstellte Passwortschutz nicht umgangen oder entfernt werden darf. Für die betroffenen Dateien wird daher eine reine Bitstream Preservation angestrebt.  Es ist möglich, die Erlaubnis vom Rechteinhaber einzuholen, einen Passwortschutz für die langfristige Sicherung umgehen zu dürfen, um für neu hinzukommende Dokumente die Möglichkeit zu haben, den Passwortschutz zu entfernen. Die Erstellung einer solchen Klausel wird nicht mehr als eine Stunde Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Gegebenenfalls kann sich hier zukünftig die Gesetzeslage ändern. Es gehört zu den Aufgaben des Archiv-Personals, diese im Auge zu behalten, um dann ggf. die Arbeitsabläufe an die neuen Möglichkeiten anzupassen.

Fallbeispiel 4: Veränderung des Dokuments durch Migration

Der Ingestprozess der PDF-Dateien von EconStor in das digitale Langzeitarchiv der ZBW beinhaltet die Prüfung des Formats und die Prüfung, ob die jeweilige Datei den Anforderungen des Dateiformats erfüllt (Prüfung der Wohlgeformtheit und der Validität). Ist dies nicht der Fall, wird die Datei normalisiert, so dass sie die Formatanforderungen nun erfüllt und valide und wohlgeformt ist. Mit diesem Vorgang wird das Dokument - möglicherweise auch visuell sichtbar - verändert. Um zu prüfen, ob die visuell sichtbare Normalisierung das Urheberrecht verletzt, ist eine Konsultation der Rechtsabteilung unter Umständen notwendig. Dies kann ggf. nicht maschinell entschieden werden (automatisierte Verfahren würden Unterschiede zwar feststellen, können aber nicht entscheiden, ob diese im Rahmen der Langzeitarchivierung vertretbar sind) und erfordert geschultes Personal. Hier gibt es Literatur aus der nestor Publikation der nestor AG Kosten. Möglicherweise ist diese Frage auch durch selbstständige Literaturrecherche vollständig zu beantworten. Um damit längerfristig arbeiten zu können, ist die Entwicklung eines Katalogs zu empfehlen, anhand dessen die mit der Langzeitarchivierung Beschäftigten einschätzen können, ob die Änderungen sich im Rahmen des Urheberrechts bewegen und nicht mit einzelnen Dokumenten immer wieder die Rechtsabteilung konsultieren müssen. Es ist nicht leicht, die Arbeitszeit für die Entwicklung eines solchen Katalogs vorab einzuschätzen.

Fallbeispiel 5: Fragen des Urheberrechts

Nicht alle Fragen des Urheberrechts sind während innerhalb der Arbeitszeit durch Internetrecherche nebenher abschließend zu prüfen.

Das DFG Projekts LukII (LOCKSS und KOPAL Infrastruktur und Interoperabilität) lief zwischen 2009 und 2012 an der HU Berlin und der DNB Frankfurt. Es ging um die verteilte/dezentrale Langzeitarchivierung von Open Access Inhalten institutioneller Repositorien. Obwohl es sich bei den archivierten Inhalten um in Open Access zur Verfügung gestellte Dokumente handelte, stellte sich im Laufe des Projekts die Frage, ob es urheberrechtlich erlaubt sei, die Werke verteilt - das heißt auch in Archiven anderer Institutionen - speichern zu dürfen. Es musste ein Zusatzantrag bei der DFG gestellt werden, um ein juristisches Gutachten zu erstellen.Das knapp 60 Seiten starke Gutachten wurde von einer Juristin erstellt und kann auch für andere Langzeitarchivierungsprojekte angewendet werden, ist also nachnutzbar nach Beendigung des LukII Projekts. Für eine solche Recherche und Aufgabe ist die Unterstützung von Fachpersonal unumgänglich und die Arbeitszeit für die Erstellung eines solchen Gutachtens liegt bei etwa ein bis zwei Monaten, die Kosten hierfür lagen bei 12.000 Euro. Unerwartete Kosten dieser Art können aufgrund fehlenden praktischer Erfahrungen, der Vielfältigkeit der einzelnen Szenarien und damit verbundener (urheberrechtlicher) Fragen leicht entstehen und sind oft im Vorhinein nicht kalkulierbar. Urheberrecht bei der Archivierung von externen Datenträgern aus dem Magazin einer Bibliothek, zum Beispiel CD-ROM Beilagen, ist - besonders wenn Datenbankwerke enthalten sind bzw. entschieden werden muss, ob es sich um solche handelt - sehr zeitintensiv und in den meisten Fällen schwer oder gar nicht automatisierbar.

Fallbeispiel 6: Einverständniskeitserklärung Webseitenarchivierung

Die Erlaubnis der Webseitenarchivierung muss aufgrund unklarer urheberrechtlicher Lage stets schriftlich im Vorhinein vom Webseitenbetreiber eingeholt werden. Zumindest ist das in Deutschland zurzeit gängige Best Practice. Es gibt hierfür bereits Vorlagen, die lediglich an die jeweilige Institution angepasst werden müssen. Laut den Erfahrungen der ZBW reichen für die Anpassung einer solchen zweiseitigen Vorlage drei Arbeitsstunden aus. 

Fallbeispiel 7: Rechtsbeistand im Ernstfall

Ein für die digitale Langzeitarchivierung selbstverständliches Konzept - die Archivierung mehrerer digitaler Kopien - ist für urheberrechtlich geschützte Werke nicht erlaubt (Quelle). Aufgrund der derzeitigen eher unsicheren Gesetzeslage zur digitalen Langzeitarchivierung kann man Rechtsprobleme nicht völlig ausschließen. Ist dringend professioneller Rechtsbeistand notwendig und hat die Institution keine eigene Rechtsabteilung, können hier hohe Kosten entstehen. Der Arbeitsaufwand und die potenziellen Kosten hierfür lassen sich schwer abschätzen, da noch keine Erfahrungswerte vorliegen.

Es gibt weitere Szenarien, in denen Rechtsbeistand vonnöten wäre, so zum Beispiel bei der Archivierung von personenbezogenen Forschungsdaten, wenn diese beispielsweise für eine Folgestudie aufbewahrt werden müssen. Die Einverständniserklärung für die Betroffenen, müsste ebenfalls von einer Rechtsabteilung entwickelt oder zumindest geprüft werden. Bei strittigen Fragen, zum Beispiel wenn anonymisierte Daten leicht wieder mit der Person verknüpft werden können, sind Fragen für eventuelle Nachnutzung vermutlich mit einer Rechtsabteilung zu klären. Hierfür bestehen zurzeit nur leider noch nicht genügend praktische Erfahrungen, um ein konkretes Fallbeispiel formulieren zu können.

Fallbeispiel 8: Access archivierter Inhalte außerhalb des Lesesaals

  • Webseiten (falls keine Einverständniskeitserklärung vorliegt, sondern nur Mandat, Bsp. DNB)
  • archivierte CD-ROMs
  • ggf. emulierte Umgebungen

Quellen

nestor Handbuch - Eine kleine Enzyklopädie der Digitalen Langzeitarchivierung Version 2.0, Kapitel 16.2 Rechtliche Aspekte




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