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Je klarer vorhandene Dokumente geordnet sind, destor einfacher ist ihre Handhabung im Hinblick sowohl auf die beabsichtigte Nutzung (für sich selbst und/oder für andere), als auch auf die langfristige Erhaltung <bitte ggf. erläutern; für mich nicht sofort einleuchtend>einleuchtend; AO>. Dabei geht es sowohl um das Ablagesystem die Struktur des Ablagesystems als auch um die Benennung von Dateien.
Ablagesystem
Es Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung loszulegen. Hilfreich ist es, eindeutige und konsistente Benennungen von Ordnern einzuführen. zu beginnen. Das System sollte lieber einfach als zu als komplex sein, damit man es gut möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. Das sollte jede*r für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibtauch für Dritte transparent ist.
Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.
Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann Sinn machen, alle vorhandene Ordner anzuschauen und dann nach sinnvollen Clustern zu suchen. Auch ist es möglich, sich ein neues System unabhängig von dem vorhanden zu überlegen.
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Wichtig ist, dass die Benennung für eine*r selbst stimmig und nachvollziehbar ist, damit es auch mit der nachhaltigen Ordnung halten klappt. Wenn man nicht weiter kommt oder nach Anregungen sucht, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren. Im Internet gibt es ebenfalls einige Ideen zu dem Thema.
<nachfolgender Absatz wurde von mir hierher verlegt; AO>
Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. Das sollte jede*r für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt.
Links:
http://www.diana-grabowski.com/ordnung-in-deine-dateien/
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https://ivanblatter.com/papierloses-buero-namen/
Dateibenennungen
Hilfreich ist es, eindeutige und konsistente Benennungen von Ordnern einzuführen.
Dateibennenungen sollten konsistent seín, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Dsa erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Hinzu kommt die Anwendung von Versionierungen, um die Entstehungsgeschichte nachvollziehbar zu machen. Empfohlen sie auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann.
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