Je klarer vorhandene Dokumente geordnet sind, destor einfacher ist ihre Handhabung im Hinblick sowohl auf die beabsichtigte Nutzung (für sich selbst und/oder für andere), als auch auf die langfristige Erhaltung <bitte ggf. erläutern; für mich nicht sofort einleuchtend; AO>. Dabei geht es sowohl um die Struktur des Ablagesystems als auch um die Benennung von Dateien.
Ablagesystem
Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung zu beginnen. Das System sollte lieber einfach als komplex sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.
Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.
Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann Sinn machen, alle vorhandene Ordner anzuschauen und dann nach sinnvollen Clustern zu suchen. Auch ist es möglich, sich ein neues System unabhängig von dem vorhanden zu überlegen.
Beispiele:
2. Formale Sortierung
Wichtig ist, dass die Benennung für eine*r selbst stimmig und nachvollziehbar ist, damit es auch mit der nachhaltigen Ordnung halten klappt. Wenn man nicht weiter kommt oder nach Anregungen sucht, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren. Im Internet gibt es ebenfalls einige Ideen zu dem Thema.
<nachfolgender Absatz wurde von mir hierher verlegt; AO>
Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. Das sollte jede*r für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt.
Links:
http://www.diana-grabowski.com/ordnung-in-deine-dateien/
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/
https://ivanblatter.com/papierloses-buero-namen/
Dateibenennungen
Hilfreich ist es, eindeutige und konsistente Benennungen von Ordnern einzuführen.
Dateibennenungen sollten konsistent seín, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Dsa erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Hinzu kommt die Anwendung von Versionierungen, um die Entstehungsgeschichte nachvollziehbar zu machen. Empfohlen sie auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann.
Beispiel:
Im Ordner Finanzen -> Rechnungen -> Telefon -> 2016:
Oftmals haben wir es mit Dokumenten zu tun, die (noch) nicht klar in einen der Ordner hineinpasst. Daher kann es helfen, einen (und wirklich nur einen) Ordner für diese Fälle anzulegen, den man dann z.B. "Temp" oder "Noch einzuordnen" nennen kann.
Nachdem man sich eine Ordnungsstruktur erarbeitet und diese angelegt hat, sollte man regelmäßig überprufen, ob diese noch aktuell ist.
Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen: Was soll aufbewahrt werden? Möchte man alles aufbewahren? Alles und für immer? Gibt es irgendwelche Abstufungen?
Dabei sollte man bedenken, dass es schwieriger wird, die Daten zu strukturieren und Ordnung zu halten, wenn man viele Objekte erhalten möchte. Wenn man wenige Daten erhalten möchte, ist die Auswahl schwieriger, aber das Strukturieren in der Regel einfacher. Auch die Kapazitäten der Speichermedien müssen berücksichtigt werden, wenn es um große oder zahlreiche Dateien geht.
Kriterien und Fragen für eine Auswahl können sein:
Bei Metadaten unterscheiden wir zwischen automatisch erstellten und gezielt erzeugten und hinzugefügten.
Unterlagen zu einer Veranstaltung des Wahlpflichtseminars "Langzeitarchivierung: Personal Digital Archiving" an der TH Köln.
Endpunkt der Veranstaltung war die nachfolgend angekündigte Veranstaltung an der Stadtbibliothek Köln am 17.11.2016.
Teilgenommen haben neben den Studierenden 14 interessierte Bürgerinnen und Bürger ...
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