Ziele und Aufgaben

Mission Statement

Gemäß OAIS werden digitale Ressourcen nach der Übernahme in ein digitales Langzeitarchiv so weiterverarbeitet, dass sie in Zukunft von den Designated Communities des Langzeitarchivs genutzt werden können. Dokumentation spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle, denn erst sie ermöglicht, dass ein digitales Langzeitarchiv und seine digitalen Ressourcen langfristig nachvoll­ziehbar bleiben.

Der Begriff „Dokumentation“ meint zweierlei: Zum einen verbirgt sich dahinter der Vorgang, Ressourcen (bzw. „Dokumente“) zu sammeln, zu ordnen, zu erschließen und sie damit für die Zielgruppen wiederauffindbar und nutzbar zu machen. Zum anderen ist Dokumentation aber auch das Ergebnis der Beschreibung von Tätigkeiten, Prozessen und Systemen, damit diese langfristig nachvollziehbar bleiben. Auf die digitale Langzeitarchivierung bezogen wäre dies z.B. die Dokumentation der verschiedenen Arbeitsprozesse aus den Funktions­einheiten des OAIS-Modells (Übernahme, Erhaltungsplanung, Archivspeicher usw.).

Die nestor-AG „Dokumentation der digitalen Langzeitarchivierung“ widmet sich der Frage, was, wie, wo und warum in der digitalen Langzeitarchivierung dokumentiert werden muss, damit ein digitales Langzeitarchiv als Ganzes langfristig für seine Designated Communities – darunter z.B. auch Stakeholder – nachvollziehbar bleibt. Der Schwerpunkt der AG liegt dabei auf der Dokumentation von Prozessen, Systemen und den Komponenten, die digitale Ressourcen in einem digitalen Langzeitarchiv durchlaufen, sowie auf der Dokumentation des digitalen Langzeitarchivs als Einrichtung, welche auf Grundlage regulatorischer Vorgaben (z.B. durch den Gesetzgeber) den normativen Rahmen für die digitale Langzeitarchivierung definiert. Die AG betrachtet „Dokumentation“ somit als eine Tätigkeit, die verschiedene Ebenen der digitalen Langzeit­archivierung betrifft. 

Ausgehend von theoretischen Überlegungen aus OAIS beleuchtet die AG sowohl praktische Umsetzungsmöglichkeiten als auch die Grenzen der Dokumentation. Dabei hängt beides nicht nur von der Knowledge Base der jeweiligen Designated Communities, sondern auch von den regulatorischen Vorgaben sowie den personellen, technischen und finanziellen Kapazitäten der jeweiligen verantwortlichen Institution ab. Für Anwender*innen möchte die AG deshalb einen Leitfaden erarbeiten, der trotz dieses Spannungsverhältnisses praktische Empfehlungen für Dokumentation in der digitalen Langzeitarchivierung bietet. Sie möchte damit die Lücke schließen zwischen den abstrakten Kriterien für die vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung (DIN 31644) und detaillierten Metadatenstandards wie z.B. PREMIS. Dabei richtet sich die AG prinzipiell an alle interessierten Personen und Institutionen, die sich mit digitaler Langzeitarchivierung beschäftigen.

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Documentation of Digital Long-Term Preservation WG

Objectives and tasks

Mission statement

According to OAIS, digital resources that have been stored in a digital long-term archive are processed in a way that facilitates their future use by the long-term archive’s designated communities. Documentation plays a significant role in this context. It is the only way to ensure comprehension of a digital long-term archive and its digital resources in the long term.
The term “documentation” has two meanings: firstly, it encompasses the process of collecting, organising and cataloguing resources (or “documents”), thus enabling target groups to find and use them. Secondly, “documentation” refers to descriptions of activities, processes and systems which are placed on record so that they can be tracked in the long term. With regard to digital long-term preservation, this includes the documentation of various work processes from the functional units of the OAIS model (ingest, preservation planning, archive storage etc.).
The nestor working group “Documentation of Digital Long-Term Preservation” addresses the question of what has to be documented during the process of digital long-term preservation, and how, where and why. This ensures that an entire digital long-term archive stays comprehensible in the long term for its designated communities – which also includes its stakeholders. The working group focuses primarily on the documentation of processes, systems and system components to which digital resources in a digital long-term archive are subject; they also concentrate on the documentation of the digital long-term archive as a facility as the documentation defines the normative framework for digital long-term preservation based on regulations (enacted for example by the legislator). The working group accordingly understands “documentation” as an activity that encompasses various levels of digital long-term preservation.
Based on theoretical considerations from OAIS, the working group sheds light on the possibilities of practical implementation as well as the limitations to which documentation is subject. These depend not only on the knowledge base of the respective designated communities but also on the regulatory provisions and HR, technical and financial capacities of the respective responsible institution. The working group accordingly intends to create a guideline for users which offers practical recommendations for documentation in digital long-term archives despite the sometimes conflicting requirements. It aims to close the gap between abstract criteria for trustworthy digital archives (DIN 31644) and detailed metadata standards such as PREMIS. The WG’s work mainly targets all interested persons and institutions who are involved in digital long-term preservation.

Ansprechpartner / Contact

Diese Arbeitsgruppe hat einen Leitfaden über die Dokumentation in der Langzeitarchivierung publiziert (https://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0008-2507101336321.667080583730) und ist seitdem ruhend. Die auf dieser Seite genannte Ansprechperson ist trotzdem weiterhin erreichbar.

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The working group published a guideline about documentation in digital preservation (https://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:0008-2507101336321.667080583730, in German) and is dormant since then. Contacts mentioned in this website can still be reached.