Als bevorzugte Namensform wird die vorliegende Form erfasst, dazu als effektivste Sucheinstiege jeweils Verweisungen mit beiden einzeln verwendeten Nachnamen sowie dem letztgenannten Namensbestandteil als Persönlicher Name (da nicht eindeutig, ob dieser als Pseudonym verwendet wird, vor allem bei Personen der Gegenwart).
Den zusammengesetzten Familiennamen, der durch das Wort „genannt“ oder eine ähnliche Wendung verbunden ist, wird als Namensvariante / alternativer Name (Pica-Feld 400) ohne dieses Wort erfasst.
Beispiel:
100 Denis genannt Stoodt, Benjamin
400 Denis gen. Stoodt, Benjamin
400 Denis, Benjamin
400 Stoodt, Benjamin
400 $PStoodt
400 Denis Stoodt, Benjamin
(bei abweichenden Fällen, z.B. eindeutig bekanntem Pseudonym nach "genannt", kann dies im Datensatz vermerkt und abweichend erfasst werden; eine DACH AWR wird es zu einem späteren Zeitpunkt geben)
In der Praxis erhalten Absender von Mailboxen oftmals die Antwort, der Fall sei erledigt bzw. ein Verbund sei nicht betroffen.
Diese Nachrichten zu sichten und zu entwerten nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Antworten auf Mailboxen sollten jedoch nur erfolgen, wenn ein Handlungsbedarf besteht, also bei Änderungswünschen, Abstimmungen. Diskussionen oder ähnliche Anliegen.
Alle Redakteure werden daher gebeten, sich dieser Praxis zukünftig anzuschließen.