Aufgaben und Ziele

Innerhalb der letzten fünfzehn Jahre wurde mit einer Reihe von Initiativen und Pilotprojekten darauf hingewirkt, die „elektronische Verwaltung“ auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu etablieren.

In diesem Rahmen sind in einer Reihe von Behörden Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) eingeführt worden, mit deren Unterstützung die elektronische Aktenführung (E-Akte) ermöglicht werden soll. Die Initiativen und Pilotprojekte erzielten bisher heterogene Ergebnisse, so dass die Nutzung von DMS/VBS bisher nur in Teilen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen gelebte Realität darstellt. Vor dem Hintergrund der in Bund und einigen Ländern (z.B. Sachsen) erlassenen E-Government-Gesetze ist allerdings bis 2020 mit einer beträchtlichen Steigerung der Zahl der genutzten Systeme auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu rechnen.

Diese Entwicklung bedeutet für alle Archive in Bund, Ländern und Kommunen, dass sie sich auf die technische und archivfachliche Herausforderung zeitnah einstellen müssen. Insbesondere in kleineren Verwaltungseinheiten, die früh (also vor etwa zehn Jahren) auf die Arbeit mit DMS/VBS umgestellt haben, besteht bereits jetzt ein großes Interesse an einer Anbietung solcher Unterlagen an die zuständigen Archive.

Eine Reihe von Archiven  ist technisch bereits auf die Übernahme elektronischer Akten eingestellt; andere sind noch in der Planungs- und Entwicklungsphase. Unabhängig vom jeweiligen Entwicklungsstand in den Archiven bleibt das Ziel jedoch überall gleich:

Es müssen möglichst ressourcensparende Lösungen gefunden werden, die zugleich Integrität, Authentizität und Nutzbarkeit des elektronischen Archivguts gewährleisten. An diesem Punkt möchte die nestor AG E-Akte ansetzen und archiv- sowie fachübergreifend Lösungen entwickeln. Die Ziele der AG sollen im Rahmen des Konsolidierungsprozesses noch im Einzelnen ausgearbeitet werden.

Angestrebt wird ein regelmäßiger Erfahrungs- und Wissensaustausch mit den folgenden Gremien zur Nutzung von Synergieeffekten:

• zwischen den Archiven aus Bund, Ländern und Gemeinden
• zwischen der nestor AG E-Akte und dem IT-Planungsrat
• zwischen der nestor AG E-Akte und der ARK AG Digitale Archive
• zwischen der nestor AG E-Akte und der ARK AG Records Management
• zwischen der nestor AG E-Akte und der nestor AG Formaterkennung
• zwischen der nestor AG E-Akte und der nestor AG Digitale Bestandserhaltung

Aufgrund der Bedeutung und Aktualität dieses Themas für alle Archive möchten wir Sie gerne herzlich einladen, sich an der nestor AG E-Akte zu beteiligen! Eine Auftaktveranstaltung soll im ersten Quartal 2015 in Koblenz stattfinden. Ein genauer Termin wird nach der Anmeldung im Rahmen einer „Doodle-Abfrage“ festgelegt.

Bei Interesse an einer Mitarbeit wenden Sie sich bitte an: s.westphal@bundesarchiv.de

Ansprechpartner/in: Michael Ucharim, Dr. Sina Westphal, Bundesarchiv