Strukturierung/Ordnung halten

Je klarer vorhandene Dokumente geordnet sind, destor einfacher ist ihre Handhabung im Hinblick sowohl auf die beabsichtigte Nutzung (für sich selbst und/oder für andere), als auch auf die langfristige Erhaltung <bitte ggf. erläutern; für mich nicht sofort einleuchtend; AO>. Dabei geht es sowohl um die Struktur des Ablagesystems als auch um die Benennung von Dateien.

Ablagesystem

Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung zu beginnen. Das System sollte lieber einfach als  komplex sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.

Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.

Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann sinnvoll sein, alle vorhandene Ordner anzuschauen und dann nach sinnvollen Clustern zu suchen. Auch ist es möglich, sich ein neues System unabhängig von dem vorhanden zu überlegen.

Beispiele:

1. Inhaltliche Sortierung

• Job
  • Zeugnisse
  • Bewerbungen
  • ...
• Finanzen
  • Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • ...
• Privates
  • Fotos
  • Musik
  • Hobby
  • ...

2.    Formale Sortierung (hier nach dem Medientyp)

• Fotos
  • Urlaub
    • 2016
    • 2015
    • ...
• Texte
  • Zeugnisse
  • Bewerbungen
  • ...
• Musik
  • Klassik
  • Pop
  • Punk
  • ...
• Filme
  • Dokumentationen
  • Spielfilme
  • Serien
  • ...

3. Zeitliche Sortierung

• • 2017
    • 2017-01
    • 2017-02
    • ...
  • 2018
    • 2018-01
    • 2018-02
    • ...

Wichtig ist, dass die Benennung für eine*r selbst stimmig und nachvollziehbar ist, damit es auch mit der nachhaltigen Ordnung halten klappt. Wenn man nicht weiter kommt oder nach Anregungen sucht, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren. Im Internet gibt es ebenfalls einige Ideen zu dem Thema.
< ist zwar redundant zu oben, aber das ist verkraftbar; grundsätzlich klären: gendern >

<nachfolgender Absatz wurde von mir von oben hierher verlegt>
Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. < unklar, was das konkret bedeutet und wie es funktioniert; bitte ausführlicher erläutern > Das sollte jede*r für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt. Zudem muss das Tool u.U. immer im genannten Kontext verwendet werden.

Links:

http://www.diana-grabowski.com/ordnung-in-deine-dateien/

https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/

https://ivanblatter.com/papierloses-buero-namen/

Dateibenennungen

Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent seín, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Hinzu kommt die Anwendung von Versionierungen <ggf erläutern>, um die Entstehungsgeschichte z. B. eines Dokumentes nachvollziehbar zu machen und die letzte Fassung ermitteln zu können. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen.

Beispiel:

Im Ordner Finanzen -> Rechnungen -> Telefon -> 2016:

• 2016_01_Telefon
• 2016_02_Telefon
• ...

Immer wieder liegen Dokumente vor, die (noch) nicht klar in eines der bestehenden Dateiverzeichnisse hineinpassen. Daher kann es helfen, einen (und wirklich nur einen) Ordner für diese Fälle anzulegen, den man dann z.B. "Temp" oder "Noch einzuordnen" nennen kann. Diese Zwischenablage sollte regelmäßig "aufgeräumt" werden.

Nachdem man sich eine Ordnungsstruktur erarbeitet und diese angelegt hat, sollte man regelmäßig überprüfen, ob diese noch aktuell ist. Ein Indiz für Überarbeitungsbedarf ist der Umstand, dass die Zahl der Dateien anwächst, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (und daher ggf. in der Zwischenablage landen).

Auswahl

Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen:  Was soll aufbewahrt werden? Möchte man alles aufbewahren? Alles und für immer? Gibt es irgendwelche Abstufungen? Hilfreich bei dieser Entscheidung ist es zu überlegen, für wen die Dateien (z.B. Bilder oder sonstige Dokumente) aufbewahrt werden sollen (designated communities) und welches Interesse bzw.  Nutzungsperspektive diese haben (könnten).

Dabei sollte man bedenken, dass es schwieriger wird, Daten zu strukturieren und Ordnung zu halten, wenn man viele Objekte erhalten möchte. Wenn man wenige Dateien erhalten möchte, ist die Auswahl schwieriger, aber das Strukturieren in der Regel einfacher.  Auch die Kapazitäten der Speichermedien zur Datensicherung müssen berücksichtigt werden, wenn es um große oder zahlreiche Dateien geht.

Kriterien und Fragen für eine Auswahl können sein:

• Welche Dokumente und Objekte sind mir besonders wichtig?
• Welche dieser Dokumente und Objekte sind ggf. auch für andere wichtig bzw. interessant?
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Ist die Nutzung durch andere erwünscht oder nicht (z. B. Tagebücher)? Falls ja, ist die Ablagestruktur und sind die Dateibenennungen erläuterungsbedürftig? Falls nein: Wie sollen die Dateien gegen die Nutzung durch Dritte geschützt werden?
• Sollen die Daten vererbt werden (z. B. Stammbaum)?
• Welche Dateien sind ersetzbar und mit welchem Aufwand?
• Wenn ich nur 50/100/500 Dateien retten könnte, welche wären das?
• Wenn ich aus meinen Urlaubsbildern jeweils nur 10 aussuchen dürfte, welche wären das?
• ­Größe der Dateien
• Anzahl der Dateien
• ...

Metadaten

Bei Metadaten unterscheiden wir zwischen automatisch erstellten und gezielt erzeugten und hinzugefügten.

< dieser Bereich sollte noch ausgebaut werden >

Informationen zu allen Bereichen:

Unterlagen zu einer Veranstaltung des Wahlpflichtseminars "Langzeitarchivierung: Personal Digital Archiving" an der TH Köln.

Endpunkt der Veranstaltung war die nachfolgend angekündigte Veranstaltung an der Stadtbibliothek Köln am 17.11.2016.

Teilgenommen haben neben den Studierenden 14 interessierte Bürgerinnen und Bürger ...

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Allgemeines.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Audio.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Video.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Bilder.pdf

TH Köln_Studierendenprojekt_Handout_Text.pdf