Automatische Exemplargenerierung (ONLINE/OFFLINE)

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Allgemeines

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Allgemein gilt: Eine Angabe aus 0701, die sich inhaltlich bereits im Zielexemplar befindet (z.B. eine bestimmte Signatur oder Akzessionsnummer, aber auch ein Kommentar) wird in diesem nicht noch einmal generiert. Die mehrfache Erzeugung identischer Kategorien oder identischer Kategorie-Inhalte soll möglichst verhindert werden.
Ferner wird die Exemplargenerierung für DNB/DMA-Titel und ZDB-Titel absolut analog durchgeführt. D.h., es werden die gleichen Zielkategorien mit Informationen aus 0701 befüllt.
Einzige Ausnahme: (ZDB-)Kategorie 4800, für die aber ohnehin keine Information aus 0701 gebraucht wird.

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3a Selektionsschlüssel und Ersterfassungsdatum (in 7001)

7001 208@/01 1. Exemplar eines Standorts (Pflichtexemplar):Datum und exemplarspezifischer Selektionsschlüssel (m, wenn 0701 vorhanden)
208@/01 $a"...:"Datum TT-MM-JJ (m)
208@/01 $b-ohne-Selektionsschlüssel
Pos.1:
spiegelt überwiegend den Inhalt von 0500, Pos. 3 wieder
aDatensatz der Erwerbung, einschließlich Mahnung
cDatensatz Neuerscheinungsdienst (ND)
dHochschulschriften der Bibliografie-Jg. 1972-1993 der Reihe H
fFremddaten
gKonvertierte Daten der Hochschulschriften (RHS) 1945-1970
hKonvertierte Zeitschriftendaten 1945-1971 (Frankfurt)
mKonvertierte Daten 1913-1973 (Leipzig)
nAltdaten der Bibliografie-Jg. 1976-1993
oAltdaten 1974-1990 (Leipzig)
rKonvertierte Daten 1966-1971 (Frankfurt)
sKonvertierte Daten 1945-1971 (Frankfurt)
tAltdaten der Bibliografie-Jg. 1972-1975 (Frankfurt)
xfalls 0500 Pos3 unbesetzt
Pos.2:
xFüllzeichen
Pos.3:
pPflichtexemplar auch für Handbibliothek genutzt
hHandbibliotheksexemplar

Der Selektionsschlüssel, der in Unterfeld $a der 0701 eingetragen ist, wird automatisch in das Unterfeld $b der Kategorie 7001 beider Standorte geschrieben.
Falls die Kategorie 7001 am jeweiligen Standort noch nicht existiert, wird sie erzeugt, mit dem aktuellen Tagesdatum in $a und mit dem Selektionsschlüssel aus 0701 in $b.
Falls nicht, wird der bestehende Selektionsschlüssel in $b überschrieben, das Datum in $a aber nicht angefasst.
Nach ONLINE- und OFFLINE-Generierung via 0701 sollte sich in beiden Pflichtexemplaren immer der gleiche Selektionsschlüssel befinden. Derzeit werden automatisch nur ‚a', ‚c' oder ‚x' vergeben. Andere Selektionsschlüssel oder einen, der nur in einem der beiden Standorte gelten soll, muss der Bearbeiter manuell in die 7001 eintragen.
Bei Infodatensätzen (solchen mit kleinem Buchstaben an 1. Position der Satzart) wird immer ‚a' als Selektionsschlüssel in der 7001 generiert. Selbst wenn Sie ein anderes Zeichen in der 0701 eintragen. Andere Selektionsschlüssel als ‚a' sind bei diesen Sätzen derzeit nicht vorgesehen.

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3b Signatur und Kommentar (in 710X)

Achtung: Seit dem 01.03.07 werden pro Exemplar statt der wiederholbaren Kategorie 7100 die Kategorien 7100 bis 7108 als Zielfeld für Signaturen verwendet!
Achtung: Seit dem 06.09.07 „schützt" eine beim Update vorhandene Kategorie 7100, das betreffende Exemplar gegen die Vergabe zusätzlicher Kategorien 7101, .., 7108.

§* 710X 209A/XX Signatur
209A/XX $a-ohne-Signatur
209A/XX $c"((...))"Erläuterungen / Kommentare zur Signatur
209A/XX $d"@"Ausleihcode
209A/XX $xInterne Feldnumerierung (0X) (m); wird im Externformat nicht dargestellt
Jedes Unterfeld $b von 0701, das nicht als Akzessionsnummer zu erkennen ist (s. 3c), wird als Signatur aufgefasst und in wiederholbare Kategorien 710X beider Pflichtexemplare transpor-tiert.
Nach der gelungenen Vergabe einer Signatur (oder einer Akzessionsnummer) wird eine etwaige Kategorie 4208 aus dem Titel entfernt, um eine automatische Mahnung zu unterdrücken.
Natürlich muss ein Bearbeiter in 0701 auch Signaturen (oder Akzessionsnummern) eintragen können, die bereits im eigenen Pflichtexemplar stehen, um über die 0701 auch das Exemplar des anderen Standorts „auffüllen" zu können.
Deshalb wird eine konkrete Signatur, die bereits im jeweiligen Pflichtexemplar vorhanden ist, nicht erneut hineingeschrieben, um inhaltlich doppelte Kategorien 710X zu verhindern.
Seit dem 06.09.07 ist es (wieder) so, dass keine Signatur aus der 0701 ins Zielexemplar übernommen wird, falls dort bereits mindestens eine 7100 existiert. In einem solchen Fall erscheint eine Warnung, die Sie getrost überlesen können, falls Sie die Information aus 0701 wirklich nicht in eine 7100 des eigenen Exemplars transportieren wollen.
Alle vorhandenen Kategorien 7100 bleiben erhalten und die Angabe aus 0701 wird höchstens in das Exemplar des anderen Standorts geschrieben (falls dort nicht auch bereits Kategorien 7100 vorliegen).
Kommentare, die in der 0701 auf eine Signatur folgen, werden in $c der betreffenden 710X abgelegt. Ein dort bereits vorhandener Kommentar wird komplett mit dem Inhalt aus 0701 überschrieben. Kommentare zu Akzessionsnummern sind nicht zulässig.

Vorsicht Falle: Automatische Exemplargenerierung vs. automatische Signaturenvergabe
Generell lässt sich in allen Exemplaren eines Titels auch eine automatische Signaturenvergabe auslösen, indem man in einer 710X einen speziell zugelassenen Signaturenrumpf und einen Platzhalter „/n/" angibt, der dann systemseitig mit einer automatisch hochgezählten Nummer ersetzt wird. Diese sog. „automatische Signaturenvergabe" funktioniert unabhängig von der Exemplargenerierung (also einer von Ihnen vergebenen Kategorie 0701) und sie wird potentiell für alle Exemplare des eigenen Standorts durchgeführt, aber nur für die Signaturenrümpfe, die von der Systemadministration jeweils zum Jahreswechsel als gültig zugelassen werden.
Demgegenüber läuft die Exemplargenerierung, ausgelöst durch eine Kategorie 0701, für das Pflichtexemplar des eigenen und das des anderen Standorts. Nur falls Sie also eine oder mehrere automatisch zu erzeugende Signaturen tatsächlich in beide Pflichtexemplare transportieren möchten, sollten Sie daher Gebrauch von „/n/" in Kategorie 0701 machen.
0701 /x/sign A /n/;sign B; sign C /n/
führt z.B. zur Generierung eines Pflichtexemplars am eigenen (und am anderen Standort) mit den Kategorien7100 sign A nr1
7101 sign B
7102 sign C nr2
Dabei sind die Nummern nr1 und nr2 jeweils vom System generiert worden (falls es sich bei sign A und sign B um zwei zulässige Signaturrümpfe handelt). Für sign B wurde keine automatische Signaturenvergabe angestoßen, also sollten Sie diese Signatur selbst vollständig angegeben haben.
Alle drei Angaben zur Signatur werden dann vom abendlichen Offline-Programm in das Pflichtexemplar des anderen Standorts transportiert (falls sie dort nicht bereits vorhanden sind).

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3c Akzessionsnummern (in 8100)

• 8100 209C/XX Zugangsnummer / Akzessionsnummer
  209C/XX $a-ohne-Angabe einer Zugangs- oder Akzessionsnummer
  Man kann es nicht oft genug betonen: Der Inhalt von 0701 $b bestimmt, WOHIN er transportiert wird. Daher ist bei der Eingabe allerhöchste Sorgfalt geboten, wenn Sie eine Akzessionsnummer meinen.
  Nur Zeichenketten, die mit 'L' oder 'F' beginnen und die ein '-' an der 7. Position aufweisen, werden als Akzessionsnummern aufgefasst. Alle anderen Zeichenketten, insbesondere auch "L2004-12345" oder "L 2000004-567", werden dagegen als Signatur angesehen und in die 7100 des jeweiligen Zielexemplars transportiert.
  Mögliche Akzessionsnummern sind z.B.:"L-2005-12345" oder „L 2004-567".
  Die ONLINE-Routine meldet Ihnen immerhin eine Fehleingabe, wenn Sie als Leipziger Bearbeiter eine Frankfurter Akzessionsnummer in die 0701 eintragen (und umgekehrt).
  Natürlich muss ein Bearbeiter in 0701 auch Akzessionsnummern eintragen können, die bereits im eigenen Pflichtexemplar stehen, um sie über die 0701 „gespiegelt" in das Exemplar des anderen Standorts transportieren zu können. Also wird eine konkrete Akzessionsnummer, die bereits im jeweiligen Pflichtexemplar vorhanden ist, nicht erneut hineingeschrieben, um inhaltlich doppelte Kategorien 8100 zu verhindern.
  Nach der gelungenen Vergabe einer Akzessionnummer wird eine etwaige Kategorie 4208 aus dem Titel entfernt, um eine automatische Mahnung zu unterdrücken. 

Seit März/April 2006 werden bei der Vergabe der Akzessionsnummer spezielle Urheberkennungen gesetzt, damit der Vorgang „Buch im Haus“ in der Durchlaufstatistik gegenüber den sonstigen Aktionen in der CBS-Protokolldatei unterschieden werden kann. In folgender Tabelle sind die Bedingungen zur Bildung der speziellen Urheberkennungen zu ersehen:

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3d Bestandsverlauf bei Zeitschriften (in 8032)

Achtung: Seit dem 01.03.07 wird eine in 0701 $h angebenener Bestandsverlauf in das (nicht wiederholbare) Feld 8032 transportiert!
8032 209B/XX Zusammenfassende Bestandsangabe
209B/XX $g"#...#"Sortierhilfe zur Sortierung der Exemplardatensätze
209B/XX $a-ohne-Zusammenfassende Bestandsangabe
209B/XX $xInterne Feldnumerierung (32) (m); wird im Externformat nicht dargestellt
Prinzipiell ist in 0701 [[...]] jeder beliebige Kommentar als Angabe zulässig, in der Regel wird es sich aber um von-bis-Bereichsangaben zum konkreten Bestandsverlauf handeln.
Ist in einem der Zielexemplare bereits eine Kategorie 8032 vorhanden, wird die Bestandsangabe (ohne Trennzeichen) an die in 8032 $a vorhandene angehangen. Jedenfalls wenn die Angabe aus 0701 in 8032 noch nicht eingetragen ist. Ist die Angabe aus 0701 bereits in 8032 eingetragen, wird sie nicht noch einmal ergänzt.
Wird eine Kategorie 8032 angefasst oder erzeugt, wird ein gegebenenfalls fehlendes Unterfeld $g mit Inhalt „1" ergänzt. Dies aber vor allen Dingen aus Konventionsgründen. Da in Leipzig oder Frankfurt selten mehr als ein Exemplar pro Standort geführt werden, ist die Angabe der Sortierhilfe kaum von praktischer Relevanz.

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3e Kommentar zum Bestand (in 8034)

Durch Erfassung der Kategorie 0701 mit Steuerzeichen @...@ (Pica+: 008@ $k) werden spezielle oder standardisierte Kommentare in Kategorie 8034 (Pica+: 209B/XX $a -ohne Steuerzeichen- = "Kommentar zum Bestand")  übertragen. Bei der Angabe von Standardkommentaren muss die jeweilige Kurzform erfasst werden (in der nachfolgenden Tabelle links), die dann automatisch in die vollständige, lange Form der rechten Seite expandiert wird.

Weitere Hinweise:

• Groß-/Kleinschreibung ignoriert die Routine. D.h., „Nur NSG", „nur NSG" oder gar „NUR nsG" werden alle gleich expandiert zu "Gehoert nicht zum Sammelgebiet der Deutschen Nationalbibliothek".
• Die Angabe wird von der ONLINE-Routine (genauso wie vom OFFLINE-Programm) in die Kategorie 8034 des jeweiligen Pflichtexemplars transportiert und 8034 dabei ggf. erzeugt.
• Ist 8034 bereits im jeweiligen Pflichtexemplar vorhanden, bleibt jedoch ihr Inhalt erhalten. Der Kommentar aus 0701 wird in einem solchen Fall (expandiert) an den vorhandenen Kommentar in 8034 angehangen und von diesem durch ein Trennzeichen ';' abgesetzt. Steht der Kommentar aus 0701 bereits im Inhalt von 8034 wird er nicht erneut angefügt.
• Die beiden Angaben "nur in DNB-F vorhanden" und "nur in DNB-L vorhanden" werden allerdings nur in eines der beiden Pflichtexemplare transportiert, um dem Bearbeiter eine spätere Entfernung des jeweils überflüssigen Eintrags zu ersparen:
  "nur in DNB-F vorhanden"==> 8034 des Leipziger Pflichtexemplars (ILN 1)
  "nur in DNB-L vorhanden"==> 8034 des Frankfurter Pflichtexemplars (ILN 2)
  Die ONLINE-Routine teilt Ihnen daher mit: „Kommentar aus 0701 wird nicht in 8034 des eigenen Standorts transportiert."
  Diese beiden Kommentare stellen also eine Ausnahme von der Regel dar, dass alles, was in der 0701 angegeben wird, wird in das Pflichtexemplar des eigenen und das des anderen Standorts transportiert wird. Alle anderen Kommentare wandern in beide Pflichtexemplare.
  
  

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  3f Zugangsart (in 8510)

Achtung: Seit dem 01.03.07 wird die Zugangsart in Kategorie 8510 statt 8000 transportiert. Die Anzahl physischer Einheiten (aus 0701 $d) wird nicht mehr übernommen!
8510 245G/XX SSG-Angaben
*245G/XX $a-ohne-Sondersammelgebietsnummer
weitere Sondersammelgebietsnummern werden mit ";" angeschlossen
*245G/XX $b"#..."Sondersammelgebietsnotation
*245G/XX $c"%..."ZDB-Prioritätszahl
245G/XX $d"{...}"Finanzierungsart
Die angegebenen Zugangsart aus Unterfeld $c von 0701 wird in die Kategorie 8510 des Pflichtexemplars beider Standorte übernommen. Eine vorhandene Zugangsart wird dabei überschrieben.
Eine Zugangsart, die sich nur auf eines der beiden Pflichtexemplare bezieht, ist also manuell ins jeweilige Pflichtexemplar einzutragen.

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_Toc207454271 _Toc207454271

3gZugriffsrechte (in 7133)

Achtung: Seit dem 01.03.07 wird eine in 0701 $i vorhandene Angabe zu Zugriffsrechten in das (nicht wiederholbare) Feld 7133 transportiert!
7133 209K/XX Angaben zu Zugriffsrechten
209K/XX $a-ohne-Codierte Angaben
Mögliche Werte:
adomain
der Zugriff ist nur hausintern möglich
bfree
der Zugriff ist unbeschränkt möglich
cblocked
der Zugriff ist gar nicht möglich
ddomain+
der Zugriff ist hausintern und für bestimmte zugelassene andere Nutzer möglich
209K/XX $b"+"Angaben zur Anzahl der parallelen Zugriffe
209K/XX $c"*"Kommentar
Bei der Übernahme aus 0701 %... wird in 7133 immer nur Unterfeld $a (und gegebenenfalls $b) überschrieben. Etwaige Kommentare in 7133 $c sind händisch zu ergänzen. Beim ersten Zeichen von 0701 $i muss es sich um eine zulässige Codeangabe handeln (s. Feldverzeichnis). Auf dieses Zeichen (z.B. „a") kann optional eine Angabe zur Anzahl der parallelen Zugriffe folgen (z.B. in „0701 ...%a+13").
Ist bereits eine 7133 im jeweiligen Zielexemplar vorhanden, wird sie mit den Angaben aus 0701 $i überschrieben.

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_Toc207454272 _Toc207454272

3h Elektron. Registriernummern (in 8410)

• 8410 204E/XX Serien- oder Lizenznummer bei elektronischen Publikationen
  204E/XX $0-ohne-Serien- oder Lizenznummer für die Installation von elektronischen Publikationen
  204E/XX $p"!!...!!" Bemerkungen zur Serien- oder Lizenznummer von elektronischen Publikationen
  8410 ist gemäß Feldverzeichnis wiederholbar. Generell legen ONLINE-Routine und OFFLINE-Programm daher jede in einer 0701 angegebene Registriernummer in einer weiteren Kategorie 8410 des jeweiligen Zielexemplars ab. Befindet sich eine in 0701 angegebene Registriernummer bereits im Exemplar des jeweiligen Standorts wird sie nicht noch einmal angelegt.
  Ist jedoch bereits mindestens eine Kategorie 8410 im Zielexemplar vorhanden, wird keine der Registriernummern aus der 0701 übernommen. Analog zu Signaturen erfolgt in einem solchen Fall eine Warnung, die Sie getrost überlesen können, falls Sie die Information aus 0701 wirklich nicht in eine 8410 des eigenen Exemplars transportieren wollen.
  Alle vorhandenen Kategorien 8410 bleiben erhalten und die Angabe aus 0701 wird höchstens in das Exemplar des anderen Standorts geschrieben (falls dort nicht auch bereits Kategorien 8410 vorliegen).
  
  

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  3i Verknüpfung zum Bibliothekssatz (in 4800)

Achtung: Seit dem 01.03.07 wird bei Exemplargenerierung an einem ZDB-Titel auch die exemplarspezifische Kategorie 4800 gebildet!
4800 247C/XX Bibliothekskennzeichen
247C/XX $9"!...!" Verknüpfungsnummer eines Bibliotheksdateisatzes
Eine Bildung von Kategorie 4800 im Exemplar des eigenen und des anderen Standortes erfolgt immer nur, falls es sich um eine Generierung an einem ZDB-Titel handelt. Für die üblichen DNB- und DMA-Titel wird eine solche Kategorie niemals erzeugt.
Beim Aufbau einer 4800 wird keine Information aus 0701 benötigt. Die ONLINE-Routine (und das OFFLINE-Programm) „kennen" die PPNs der Bibliotheksdatensätze von DNB-F, DNB-L und DMA.

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Sonderfall: MVB-, Erwerbs- oder Mahndatensätze

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• ist die 1. Position der Satzart ungleich ‚O', wird höchstens die 7001 eines vorhandenen Exemplars an beiden Standorten upgedatet.
• für alle Titel mit ‚O**' wird dagegen wie gewohnt auch eine 7001 an dem Standort erzeugt, an dem das Exemplar bis dato nicht vorhanden war.

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Sonderfall: Datensätze ohne Bestand

Bei der Neueingabe eines Titels der Satzart *q wird analog zu **a,*c oder **m verfahren, also über die 0701 /q/ eine 7001 am eigenen Standort erzeugt. Wird später die 3. Position der Satzart verändert, wird der Selektionsschlüssel in der 7001 entsprechend angepasst.
Dieser Fall der Neuerfassung mag in der Praxis nicht auftreten, entscheidend ist vielmehr der Updatefall, in dem die 3. Position der Satzart auf ‚q' gesetzt wird. Für einen solchen Update wird der Aufruf eines der folgenden Makros empfohlen:
1. Vergriffen() => Fallgruppe 1: vergriffen
2. Vormerkung() => Fallgruppe 2: Erwerbungsvormerkung
3. Nicht_erschienen() => Fallgruppe 3: nicht erschienen
4. Verlag_erloschen() => Fallgruppe 4: Verlag erloschen
5. Kein_Sammelgebiet() => Fallgruppe 5: Gehoert nicht zum Sammelgebiet der Deutschen NationalbibliothekNationalbibliothek6
6. TitelNichtZuBeschaffen() => Fallgruppe 6: Titel nicht zu beschaffen
7. Kein_Sammelgebiet_eindeutig() => Fallgruppe 67: Gehoert eindeutig nicht zum Sammelgebiet der Deutschen Nationalbibliothek
7. ungenutzter_Datensatz() => Fallgruppe 7: ungenutzter Datensatz
Dadurch wird automatisch die Satzart auf **qs gesetzt und eine 0701 /q/((Kommentar)) gebildet.
Der Kommentar (die Fallgruppe, die dem Makro zugeordnet ist) wird von der ONLINE-Routine in die 8034 des eigenen Exemplars transportiert, falls er dort noch nicht vorhanden ist. Analog versorgt das OFFLINE-Programm die 8034 des Exemplars am anderen Standort.
Eine im Titel eventuell vorhandene Kategorie 4208 (020F $a) mit dem voraussichtlichen Erscheinungstermin wird von der ONLINE-Routine entfernt.
Außerdem wird die Kategorie 4701 überprüft: Ist dort (in 047B $d) NSG vermerkt, wird in 0701 /q/ nur Fallgruppe 5 akzeptiert. Die fehlerhafte Verwendung eines anderen Makros als „Kein_Sammelgebiet()" würde also mit einer sprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen.
Falls Sie dagegen die Satzart manuell auf **qs setzen, denken Sie bitte daran, auch eine Kategorie 0701 /q/((Kommentar)) zu vergeben, wenn Sie einen Kommentar (also die Fallgruppe) in die Kategorie 8034 der Pflichtexemplare am eigenen und anderen Standort transportieren möchten. Andere Fallgruppen als die angeführten werden vom System als unzulässig zurückgewiesen. 
 

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_Toc207454276 _Toc207454276

Sonderfall: Informationsdatensätze

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b) Leipziger Exemplardaten (am darauffolgenden Tag):
FrankfurtLeipzig

Weitere Beispiele dokumentieren die momentan gängigen Geschäftsgänge im CBS-Hauptbestand
Diese Beispiele sind im Intranet unter http://support.ddb.de/iltis/info/zentral_2004.pdf öffentlich dokumentiert.