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Das Ablagesystem sollte eher einfach als komplex und stimmig für eine*n selbst sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.
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Um sich Anregungen zu holen, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren oder im Internet recherchieren.
Dateibenennungen
Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent sein, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für welch ein Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, sollte man sich eine Strategie zur Versionierung ein Konzept zur Bezeichnung der verschiedenen Versionen überlegen. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen. Bei einstelligen Monatsangaben ist es sinnvoll, diese mit einer Null vorweg zu schreiben, damit eine logische Sortierung erfolgt.
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Metadaten sind Daten über Daten - im hier vorliegenden Zusammenhang also Daten . Sie über die Dokumente oder Objekte, die gesichert werden sollen. Metadaten sollen das Verstehen (Inhalt) und das technische Interpretieren (Darstellen) dieser Daten und Objekte langfristig sichern.
Funktion von Metadaten:
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