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Strukturierung/Ordnung halten
Je klarer vorhandene Dokumente geordnet sind, destor einfacher ist ihre Handhabung im Hinblick sowohl auf die beabsichtigte Nutzung (für sich selbst und/oder für andere), als auch auf die langfristige Erhaltung <bitte ggf. erläutern; für mich nicht sofort einleuchtend; AO>. Dabei geht es sowohl um die Struktur des Ablagesystems als auch um die Benennung von Dateien.
Eine klare Struktur bei der Dateiablage sowie die einheitliche Benennung von Dateien erleichert die Handhabung im Hinblick auf die aktuelle Nutzung, da man schnell die gewünschten Dateien finden kann. Auch für die langfristige Erhaltung und zukünftige Nutzung wird so die Auswahl zu erhaltener Dateien ermöglicht, bzw. durch die Struktur selbst schon festgelegt.
Ablagesystem
Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung zu beginnen. Das System sollte lieber einfach als komplex sein, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.
Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.
Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann sinnvoll sein, alle vorhandene Ordner anzuschauen und dann nach sinnvollen Clustern zu suchen. Auch ist es möglich, sich ein neues System unabhängig von dem vorhanden zu überlegen.
Beispiele:
Inhaltliche Sortierung
Job- Zeugnisse
- Bewerbungen
- ...
Finanzen- Rechnungen
- Kontoauszüge
- ...
Privates- Fotos
- Musik
- Hobby
- ...
2. Formale Sortierung (hier nach dem Medientyp)
Fotos- Urlaub
- 2016
- 2015
- ...
- Urlaub
Texte- Zeugnisse
- Bewerbungen
- ...
Musik- Klassik
- Pop
- Punk
- ...
Filme- Dokumentationen
- Spielfilme
- Serien
- ...
3. Zeitliche Sortierung
2017- 2017-01
- 2017-02
- ...
2018- 2018-01
- 2018-02
- ...
Wichtig ist, dass die Benennung für eine*r selbst stimmig und nachvollziehbar ist, damit es auch mit der nachhaltigen Ordnung halten klappt. Wenn man nicht weiter kommt oder nach Anregungen sucht, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren. Im Internet gibt es ebenfalls einige Ideen zu dem Thema.< ist zwar redundant zu oben, aber das ist verkraftbar; grundsätzlich klären: gendern >
<nachfolgender Absatz wurde von mir von oben hierher verlegt>Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. < unklar, was das konkret bedeutet und wie es funktioniert; bitte ausführlicher erläutern > Das sollte jede*r für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt. Zudem muss das Tool u.U. immer im genannten Kontext verwendet werden.
Links:
http://www.diana-grabowski.com/ordnung-in-deine-dateien/
https://www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/ablage/7-ordner-system/
https://ivanblatter.com/papierloses-buero-namen/
Das Ablagesystem sollte eher einfach als komplex und stimmig für eine*n selbst, damit man es möglichst intuitiv anwenden kann und es ggf. auch für Dritte transparent ist.
Um späteres Umstrukturieren zu vermeiden ist es sinnvoll, sich erst ein System zu überlegen und dann mit der Umsetzung zu beginnen.
Die "Ordner"-Struktur, also die Struktur des Ablagesystems, kann nach subjektiv festgelegten Überlegungen erfolgen. Alles ist richtig, solange es den eigenen Ablagezielen dient und in sich konsistent ist (und bei Erweiterungen auch bleibt). Vgl. auch die nachfolgend gegebenen Beispielstrukturen.
Die Benennung der Ordner hängt neben den eigenene Präferenzen auch von der Art der Daten ab. Es kann sinnvoll sein, alle vorhandenen Ordner nach sinnvollen Clustern zu ordnen oder sich ein komplett neues System zu überlegen.
Beispiele:
Es gibt auch etliche Tools, die die Verwaltung von Dateien und Ordnern managen. Diese haben unterschiedliche Ausrichtungen, einige sind Dateimanager, die einfacher zu bedienen sind als z.B. der Windows Explorer, manche erlaubern schnelleres Kopieren oder bieten Vorschaufunktionen. Darüber hinaus gibt es Anwendungen, die sich auf spezielle Arten von Datei konzentrieren, z.B. Musik- oder Fotoformate. Zu beachten ist allerdings, dass die Verwendung von solchen Tools auch zu einer Abhängigkeit vom Fortbestehen des vertreibenen Unternehmens gibt.
Um sich Anregungen zu holen, kann man bei Freund*innen nachfragen, wie diese ihre Daten sortieren oder im Internet recherchieren.
Dateibenennungen
Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent seín, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Hinzu kommt die Anwendung von Versionierungen <ggf erläutern>, um die Entstehungsgeschichte z. B. eines Dokumentes nachvollziehbar zu machen und die letzte Fassung ermitteln zu können. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen.
Beispiel:
Im Ordner Finanzen -> Rechnungen -> Telefon -> 2016:
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Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent sein, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Arbeitet man mit unterschiedlichen Versionen einer Datei, sollte man sich eine Strategie zur Versionierung überlegen. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen. Bei einstelligen Monatsangaben ist es sinnvoll, diese mit einer Null vorweg zu schreiben, damit eine logische Sortierung erfolgt.
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Nachdem man sich eine Ordnungsstruktur erarbeitet und diese angelegt hat, sollte man regelmäßig überprüfen, ob diese noch aktuell ist. Ein Indiz für Überarbeitungsbedarf ist der Umstand, dass die Zahl der Dateien anwächst, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (und daher ggf. in der Zwischenablage landen).
Auswahl
Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen: Was soll aufbewahrt werden? Möchte man alles aufbewahren? Alles und für immer? Gibt es irgendwelche Abstufungen? Hilfreich bei dieser Entscheidung ist es zu überlegen, für wen die Dateien (z.B. Bilder oder sonstige Dokumente) aufbewahrt werden sollen (designated communities) und welches Interesse bzw. Nutzungsperspektive diese haben (könnten).
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