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Dateibenennungen

Hilfreich ist es, eindeutige und konsistente Benennungen von Ordnern einzuführen.

Dateibennenungen sollten eindeutig und konsistent seín, also immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sein. Dsa Das erleichtert die Auffindbarkeit. Dateibenennungen sollten außerdem möglichst aussagekräftig sein, damit man auf den ersten Blick weiß, um was für ein Dokument es sich handelt. Hinzu kommt die Anwendung von Versionierungen <ggf erläutern>, um die Entstehungsgeschichte z. B. eines Dokumentes nachvollziehbar zu machen . Empfohlen sie und die letzte Fassung ermitteln zu können. Empfehlenswert ist auch die Einbindung des Datums in den Dateinamen, damit man z.B. immer wieder kehrende Dokumente (z.B. Rechnungen) unterscheiden kann. Zudem kann dies die Sortierung der Dateien untersützen.

Beispiel:

Im Ordner Finanzen -> Rechnungen -> Telefon -> 2016:

• 2016_01_Telefon
• 2016_02_Telefon
• ...

Oftmals haben wir es mit Dokumenten zu tunImmer wieder liegen Dokumente vor, die (noch) nicht klar in einen der Ordner hineinpassteines der bestehenden Dateiverzeichnisse hineinpassen. Daher kann es helfen, einen (und wirklich nur einen) Ordner für diese Fälle anzulegen, den man dann z.B. "Temp" oder "Noch einzuordnen" nennen kann. Diese Zwischenablage sollte regelmäßig "aufgeräumt" werden.

Nachdem man sich eine Ordnungsstruktur erarbeitet und diese angelegt hat, sollte man regelmäßig überprufenüberprüfen, ob diese noch aktuell ist. Ein Indiz für Überarbeitungsbedarf ist der Umstand, dass die Zahl der Dateien anwächst, die nicht eindeutig zugeordnet werden können (und daher ggf. in der Zwischenablage landen).

Auswahl

Grundsätzlich stellen sich folgende Fragen:  Was soll aufbewahrt werden? Möchte man alles aufbewahren? Alles und für immer? Gibt es irgendwelche Abstufungen? Hilfreich bei dieser Entscheidung ist es zu überlegen, für wen die Dateien (z.B. Bilder oder sonstige Dokumente) aufbewahrt werden sollen (designated communities) und welches Interesse bzw.  Nutzungsperspektive diese haben (könnten).

Dabei sollte man bedenken, dass es schwieriger wird, die Daten zu strukturieren und Ordnung zu halten, wenn man viele Objekte erhalten möchte. Wenn man wenige Daten Dateien erhalten möchte, ist die Auswahl schwieriger, aber das Strukturieren in der Regel einfacher.  Auch die Kapazitäten der Speichermedien zur Datensicherung müssen berücksichtigt werden, wenn es um große oder zahlreiche Dateien geht.

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• Welche Dokumente und Objekte sind mir besonders wichtig?
• Welche dieser Dokumente und Objekte sind ggf. auch für andere wichtig bzw. interessant?
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Ist die Nutzung durch andere erwünscht oder nicht (z. B. Tagebücher)? Falls ja, ist die Ablagestruktur und sind die Dateibenennungen erläuterungsbedürftig? Falls nein: Wie sollen die Dateien gegen die Nutzung durch Dritte geschützt werden?
• Sollen die Daten vererbt werden (z. B. Stammbaum)?
• Welche Dateien sind ersetzbar und mit welchem Aufwand?
• Wenn ich nur 50/100/500 Dateien retten könnte, welche wären das?
• Wenn ich aus meinen Urlaubsbildern jeweils nur 10 aussuchen dürfte, welche wären das?
• ­Größe der Dateien
• Anzahl der Dateien
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Bei Metadaten unterscheiden wir zwischen automatisch erstellten und gezielt erzeugten und hinzugefügten.

< dieser Bereich sollte noch ausgebaut werden >

Informationen zu allen Bereichen:

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