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In diesem Rahmen sind in einer Reihe von Behörden Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) eingeführt worden, mit deren Unterstützung die elektronische Aktenführung (E-Akte) ermöglicht werden soll. Die Initiativen und Pilotprojekte erzielten bisher heterogene Ergebnisse, so dass die Nutzung von DMS/VBS bisher nur in Teilen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie in anderen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen (z.B. Kirchen und Universitäten) gelebte Realität darstellt. Vor dem Hintergrund der in Bund und einigen Ländern (z.B. Sachsen) erlassenen E-Government-Gesetze ist allerdings bis 2020 mit einer beträchtlichen Steigerung der Zahl der genutzten Systeme auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu rechnen.
Diese Entwicklung bedeutet für alle Archive in Bund, Ländern und Kommunenbetroffenen Archive (z.B. Stadt-, Kreis- und Landesarchive, aber ggf. auch Kirchen- und Universitätsarchive), dass sie sich auf die technische und archivfachliche Herausforderung zeitnah einstellen müssen. Insbesondere in kleineren Verwaltungseinheiten, die früh (also vor etwa zehn Jahren) auf die Arbeit mit DMS/VBS umgestellt haben, besteht bereits jetzt ein großes Interesse an einer Anbietung solcher Unterlagen an die zuständigen Archive.
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