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In diesem Rahmen sind in einer Reihe von Behörden Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) eingeführt worden, mit deren Unterstützung die elektronische Aktenführung (E-Akte)
ermöglicht werden soll. Die Initiativen und Pilotprojekte erzielten bisher heterogene Ergebnisse, so dass die Nutzung von DMS/VBS bisher nur in Teilen der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen
gelebte Realität darstellt. Vor dem Hintergrund der in Bund und einigen Ländern (z.B. Sachsen) erlassenen E-Government-Gesetze ist allerdings bis 2020 mit einer beträchtlichen Steigerung der Zahl der genutzten
Systeme auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu rechnen.
Diese Entwicklung bedeutet für alle Archive in Bund, Ländern und Kommunen, dass sie sich auf die technische und archivfachliche Herausforderung zeitnah einstellen müssen.
Insbesondere in kleineren Verwaltungseinheiten, die früh (also vor etwa zehn Jahren) auf die Arbeit mit DMS/VBS umgestellt haben, besteht bereits jetzt ein großes Interesse an einer Anbietung solcher Unterlagen an die zuständigen Archive.
Eine Reihe von Archiven ist technisch bereits auf die Übernahme elektronischer Akten eingestellt; andere sind noch in der Planungs- und Entwicklungsphase.
Unabhängig vom jeweiligen Entwicklungsstand in den Archiven bleibt das Ziel jedoch überall gleich:
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