Zielsetzungen des Change Management

• der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
• die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
• die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
• die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
• auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen

Requests, die nicht im ILTIS-Change-Management behandelt werden

Folgende Anforderungen und Problemmeldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

• akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
  
• Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet
  

Workflow des ILTIS-Change-Managements

• Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.
  Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
  Die DNB-Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst.
  Die Anforderungen der ZDB im Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN.
  In beiden Jira-Projekten werden die gleichen Releaseversionen eingerichtet.
  
  
• Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem Release zugeordnet.
  Es gibt regelmäßige Releases für die CBS-Konfiguration (Validation, Indexierung, Expansion, Syntax, etc.) und jeweils für Export- und Import-Formate. Zudem werden nach Bedarf sonstige Releases angelegt, um Anforderungen thematisch zusammenzufassen (z.B. WinIBW).
  
  
• Nach Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen wird, wenn es sich um Anforderungen im Rahmen eines CBS-Releases handelt, eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe und ZDB-Ansprechpartner geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen. Für die Releaseankündigung wird bereits eine Vorabversion des geplanten ILTIS-Infos erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind. Für die Import- und Export-Releases ist derzeit eine Releaseankündigung vorgesehen.
  
  
• Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen.
  In einer abschließenden Mail bekommt die IT eine zusammenfassende Stellungnahme zum geplanten Release.
  In dieser Woche treffen sich gleichzeitig die beteiligten IT-KollegInnen, um die Jira-Vorgänge aus IT-Sicht zu prüfen.
  
  
• Nach der erfolgten Abstimmung mit den FA und innerhalb der IT wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant und die IT beginnt mit der Umsetzung im ILTIS-Approvalsystem. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.
  
  
• Erfolgreiche Abnahme: Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich getestet und abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben"). Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
  Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.
  
  
• Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen. Weitere Aktivitäten:
  - Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
  - IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
  - Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
  - Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.
  
  
• ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.

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Releaseplanung

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