Beginn des Verfahrens |
1. März 2011 |
Letzte Aktualisierung |
19. Juni 2012 |
Zielsetzungen des Change Management
- der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
- die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
- die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
- die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
- auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen
Requests, die nicht im ILTIS-Change-Management behandelt werden
Folgende Anforderungen und Problemmeldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:
- akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
- Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet
Workflow des ILTIS-Change-Managements
- Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.
Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
Die DNB-Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst.
Die Anforderungen der ZDB im Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN.
In beiden Jira-Projekten werden die gleichen Releaseversionen eingerichtet.
- Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem Release zugeordnet.
Es gibt regelmäßige Releases für die CBS-Konfiguration (Validation, Indexierung, Expansion, Syntax, etc.) und jeweils für Export- und Import-Formate. Zudem werden nach Bedarf sonstige Releases angelegt, um Anforderungen thematisch zusammenzufassen (z.B. WinIBW).
- Nach Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen wird, wenn es sich um Anforderungen im Rahmen eines CBS-Releases handelt, eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe und ZDB-Ansprechpartner geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen. Für die Releaseankündigung wird bereits eine Vorabversion des geplanten ILTIS-Infos erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind. Für die Import- und Export-Releases ist derzeit eine Releaseankündigung vorgesehen.
- Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen. In einer abschließenden Mail bekommt die IT eine zusammenfassende Stellungnahme zum geplanten Release.
- Nach der erfolgten Abstimmung der FA wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant.
Dazu treffen sich die Beteiligten IT-KollegInnen zu Beginn der Bearbeitung und kurz vor Veröffentlichung des CBS-Releases. Bei der Planung sind Tests der Umsetzung durch die FA und IT, sowie Urlaubszeiten zu berücksichtigen. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.
- Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben").
Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.
- Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen. Weitere Aktivitäten:
- Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
- IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
- Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
- Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.
- ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.
Seitenanfang
Die nächsten Releases:
Release |
Eingang der Anforderungen bis |
Prüfung der Anforderungen durch IT und FA |
Umsetzung und Test der Anforderungen |
Stichtag, zu dem alle Anforderungen des Release behoben sein müssen |
Veröffentlichung des Release |
CBS-Konfiguration 07.2012 |
Fr. 22.06.2012 |
25.06. - 29.06.2012 |
02.07. - 13.07.2012 |
13.07.2012 |
16.07.2012 |
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