Zielsetzungen des Change Management

• der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
• die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
• die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
• die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
• auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen

Requests, die nicht im ILTIS-Change-Management behandelt werden

Folgende Anforderungen und Problemmeldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

• akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
  
  
• Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet
  

Workflow des ILTIS-Change-Managements

• Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.
  Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
  Die DNB-Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst.
  Die Anforderungen der ZDB im Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN.
  In beiden Jira-Projekten werden die gleichen Releaseversionen eingerichtet.
  
  
• Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem Release zugeordnet.
  Es gibt regelmäßige Releases für die CBS-Konfiguration (Validation, Indexierung, Expansion, Syntax, etc.) und jeweils für Export- und Import-Formate. Zudem werden nach Bedarf sonstige Releases angelegt, um Anforderungen thematisch zusammenzufassen (z.B. WinIBW).
  
  
• Nach Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen wird, wenn es sich um Anforderungen im Rahmen eines CBS-Releases handelt, eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe und ZDB-Ansprechpartner geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen. Für die Releaseankündigung wird bereits eine Vorabversion des geplanten ILTIS-Infos erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind. Für die Import- und Export-Releases ist derzeit eine Releaseankündigung vorgesehen.
  
  
• Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen. In einer abschließenden Mail bekommt die IT eine zusammenfassende Stellungnahme zum geplanten Release.
  
  
• Nach der erfolgten Abstimmung der FA wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant.
  Dazu treffen sich die Beteiligten IT-KollegInnen zu Beginn der Bearbeitung und kurz vor Veröffentlichung des CBS-Releases. Bei der Planung sind Tests der Umsetzung durch die FA und IT, sowie Urlaubszeiten zu berücksichtigen. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.
  
  
• Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben").
  Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
  Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.
  
  
• Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen. Weitere Aktivitäten:
  - Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
  - IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
  - Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
  - Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.
  
  
• ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.

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Die nächsten Releases:

Release	Eingang der Anforderungen bis	Prüfung der Anforderungen durch IT und FA	Umsetzung und Test der Anforderungen	Stichtag, zu dem alle Anforderungen des Release behoben sein müssen	Veröffentlichung des Release
CBS-Konfiguration 07.2012	Fr. 22.06.2012	25.06. - 29.06.2012	02.07. - 13.07.2012	13.07.2012	16.07.2012

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Reviews

• Review des Verfahrens am 27.10.2011 mit den Fachabteilungen