Die Hinweise zur GND-Agentur Gründung richten sich an Einrichtungen, die die Gründung einer GND-Agentur oder GND-Redaktion erwägen oder sich bereits im Aufbauprozess befinden. Die Inhalte basieren unter anderem auf den Arbeitsergebnissen von GND für Kulturdaten – GND4C und den im Projekt sowie mit weiteren Agentur-Initiativen gewonnenen Erfahrungen.

Eine zusammenfassende Übersicht über die Aufgaben und Dienste, die Agenturen für ihre Anwendenden anbieten und die Voraussetzungen, die sie dafür erfüllen sollte, finden Sie auf der GND-Website. Ergänzend dazu soll diese Seite den Initiator*innen von neuen Agenturen einen tiefergehenden Einblick, Empfehlungen und Erfahrungswerte vermitteln, die sie bei der Organisation ihrer Aufgaben unterstützen. Dabei sind die Inhalte als Hilfestellung zu verstehen – nicht aber als abgeschlossene Liste im Sinne einer chronologisch abzuarbeitenden Checkliste. Vielmehr dienen die Hinweise als Unterlage zur Klärung offener Fragen innerhalb der Agenturpartnerschaft und der Einrichtung einerseits und in den Beratungsgesprächen mit der GND-Zentrale, die den Aufbau von Agenturen begleitet, andererseits.

Wenden Sie sich bei Fragen und Ihren Ideen bitte an die GND-Zentrale in der Arbeitsstelle für Standardisierung, Deutsche Nationalbibliothek gnd-info@dnb.de.

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Prozessstatus

Stand:





GND Zentrale

Bevor Sie starten, schreiben Sie uns für ein Beratungsgespäch eine Mail: gnd-info@dnb.de










Phasen des Agenturaufbaus



StatusMerkmale und Schritte

Gründungsphase

Die Agentur befindet sich in Gründung.


  • Agenturprofil und Agenturportfolio skizzieren (beteiligte Kooperationspartner, Aufgabenverteilung, Zielgruppe, Dienste)
  • Prozesse skizzieren
    • Eingabe und Import: Erfassungstool, Schnittstellen, Datenformate, Abgleich
    • Redaktion: Redaktionskonzept, Redaktionstools, Redaktionslevel
  • Prozesse testen, Testanwender akquirieren, schulen und Testdaten in das GND-Approvalsystem einbringen
  • Agenturprofil im GND-Ausschuss vorstellen


Übergang in die Pilotphase, wenn

  • die ersten Daten erfolgreich produktiv in die GND eingebracht wurden (via Webformular, Import oder WinIBW)
  • die Agentur als Gast im GND-Ausschuss aufgenommen wurde

Pilotbetrieb

Die Agentur hat den Pilotbetrieb aufgenommen.



  • Agenturprofil und Agenturportfolio vervollständigen (Voraussetzungen und Grundlagen schaffen, Dienste ausbauen)
  • Prozesse, die in der Gründungsphase definiert wurden weiter testen, ausweiten und anpassen
  • weitere Anwender akquirieren, schulen und Daten in die GND einbringen
  • Redaktionsarbeit leisten und eingebrachte Daten aufarbeiten (mehrere Satzarten) - selbstständig oder mit Kooperationspartnern
  • Mitarbeit als Gast im GND-Ausschuss


Übergang in den Dauerbetrieb, wenn

  • weitere Daten erfolgreich in die GND eingebracht wurden
  • Voraussetzungen und Grundlagen für den Agenturbetrieb erfüllt sind (insb. Personal und Finanzierung)
  • die Basisaufgaben erfüllt sind / die Basisdienste angeboten werden
  • Redaktionsarbeit auf Level 1 geleistet wird - selbstständig oder mit Kooperationspartnern
  • die GND-Kooperationsvereinbarung unterzeichnet und die Aufnahme in die GND-Kooperative erfolgt ist

Dauerbetrieb

Die Agentur ist vollumfänglich tätig.



  • Basisdienste werden kontinuierlich angeboten und ggf. um Zusatzdienste erweitert
  • Redaktionsarbeit: Alle Entitätstypen werden redigiert. Ggf. übernimmt die Agentur Verantwortung für die Dokumentation und Redaktion eines Anwendungskontextes
  • Mitarbeit als Mitglied im GND-Ausschuss und Beteiligung an den Aufgaben der GND-Kooperative (Strategie, Regelentwicklung, Qualitätssicherung, Schulungen, GND-Dokumentation, Dienste)
  • Bei Bedarf Mitgliedschaft im Standardisierungsausschuss anstreben



Quick links






Eine Checkliste zur Orientierung


Das Dienstleistungsportfolio einer GND-Agentur
Imagecredit: Jürgen Kett (DNB) CC BY SA; Mai 2023

Die nachfolgenden Checklisten orientieren sich am Agenturaufgabenbaum. Zu jedem der Aufgabenbereiche sind einzelne Schritte und Fragen aufgelistet, die dabei helfen sollen, die Dienste in den jeweiligen Bereichen aufzubauen.

Für den Betrieb einer Agentur bedarf es sehr unterschiedlicher Kompetenzen. Die bisherige Erfahrung zeigt, der Aufbau und Betrieb der verschiedenen Aufgabenbereiche (Organisation, Datenprozessierung, Redaktion, Gremiengeschäft usw.) nicht von einer Person allein bewerkstelligt werden kann und die Agentur vielmehr auf unterschiedliche Expert*innen zurückgreifen wird.


Empfehlungen für die Vorbereitung auf die Agenturgründung

Vorbereitend auf die Agenturgründung sowie auf ein erstes Beratungsgespräch mit der GND-Zentrale kann die Agentur-Initiative bereits folgende Schritte gehen und für sich prüfen:

  • Agentur zu sein bedeutet, Einrichtungen zur GND-Nutzung zu beraten und sie dabei zu unterstützen. Um dazu bestmöglich in der Lage zu sein, empfiehlt es sich, sich als Agentur gut mit der GND vertraut zu machen, selbst Power-User und erfahrener GND-Nutzer zu sein. Künftig kann hier auch auf das E-Learning-Angebot zur GND-Nutzung zurückgegriffen werden.
  • Agentur zu sein bedeutet, Einrichtungen die GND-Mitarbeit zu ermöglichen. Es ist von großem Vorteil, wenn die Agentur als Anwender oder Redaktion bereits Erfahrung in der Erfassung von GND-Datensätzen gesammelt hat. Aufgrund des eigenen Normdatenbedarfs ist es wahrscheinlich, dass sich die Erfahrung bislang auf bestimmte Entitätstypen beschränkte und im Laufe des Agenturaufbaus ausgeweitet wird. Künftig kann hier auch auf das E-Learning-Angebot zur GND-Mitarbeit zurückgegriffen werden.
  • Erfahrungsaustausch mit weiteren Agenturen suchen.
  • Ein Agenturkonzept entwerfen, das als Grundlage für die Gespräche mit der GND-Zentrale herangezogen werden kann.
  • Einen oder mehrere Kooperationspartner für die Agenturpartnerschaft finden (Redaktion, Schulung, Technische Dienste usw.). Aufgrund der Finanzierungsaussicht sind nicht ausschließlich aber vor allem Kooperationspartnerschaften innerhalb der eigenen Region bzw. des eigenen Bundeslandes sinnvoll.
  • ...



Community-Arbeit und Beratung

Aufgaben

  • Sie leistet kontinuierlich Öffentlichkeitsarbeit für die jeweilige Community und in ihre Community hinein.
  • Sie berät ihren Kundenkreis und Interessierte in (Community-spezifischen) Fragen zur GND, die Daten und die Organisation betreffend.

Voraussetzungen und Grundlagen

  • Die Agentur hat Zielgruppe und Kundenkreis definiert. Die erforderlichen Kommunikationskanäle und Formate sind etabliert und können in Betrieb genommen werden.
  • Sie hat gegebenenfalls Mitstreiter*innen für die Agentur – unter anderem zur Finanzierung der Agenturarbeit – akquiriert und ihr spezifisches Agenturprofil erarbeitet.

Checkliste

  • Das Agenturprofil liegt vor.
  • Kommunikationskanal in die Community aufbauen und pflegen, um beraten und Bedarfe aufnehmen zu können (Identifikation der Gruppen, Verteiler, regelmäßige Treffen, Wikiseite)
  • Kontaktmöglichkeiten zur Agentur einrichten: Ansprechperson, Mailadresse, Webseite, Partnerprofil auf gnd.network.
  • Vermittlung der für die GND geltenden Eignungskriterien an die Anwender und Unterstützung bei der Formulierung von Relevanzkriterien.
  • ...

Gremienarbeit und Organisation

Aufgaben

  • Sie vertritt jeweils ihre Community und deren Bedarfe in den Gremien und unterstützt deren Beteiligung an strategischen Entscheidungen, gegebenenfalls auch in Zusammenarbeit mit einer oder mehreren assoziierten Interessengruppen.
    • Sie wirkt im GND-Ausschuss mit.
    • Sie wirkt bei Bedarf im Standardisierungsausschuss (STA) und in den STA-Arbeitsgruppen mit.

Voraussetzungen und Grundlagen

  • Die Konstituierung der jeweiligen Agentur ist erfolgt.

    • Dies beinhaltet unter anderem, dass sie ihren Geschäftsbetrieb organisiert und eine Kontaktstelle eingerichtet hat, Teil der GND-Kooperative ist und Zugang zum Erfassungssystem der GND hat. Das erforderliche geschulte Personal ist vorhanden.

    • Das Geschäftsmodell ist aufgesetzt und etabliert.

  • Sie hat die notwendigen Workflows (Dateneingabe und -abgleich, Redaktion, Gremienarbeit und weitere Geschäftsgänge) innerhalb und außerhalb der Agentur etabliert und passt diese bei Bedarf an.

Checkliste

Organisation

  • Workflows und Zuständigkeiten für alle Bereiche des Agenturbetriebs innerhalb der Agentur und Agenturpartnerschaft regeln, ggf. durch eine Kooperationsvereinbarung.
  • Geschäftsstelle aufbauen
  • Geschäftsmodell und Geschäftsgänge definieren (Gebührenordnung, Preisliste ...)
  • Ist eine Bibliothek Agenturpartner, Gespräch mit der zugehörigen Verbundzentrale suchen, um Zuständigkeiten zu klären.
  • Die Finanzierung ist für mindestens ein Jahr gesichert (Pilotphase), zum Beispiel durch die Verteilung der Arbeitsaufgaben auf entsprechend ausgebildetes / geschultes Personal
  • ...

Gremienarbeit

  • Vorstellung des Agenturprofils und Vorhabens im GND-Ausschuss. (Gründungsphase)
  • Vertretung der Agentur als Gast im GND-Ausschuss benennen. (zum Ende der Gründungsphase)
  • GND-Kooperationsvereinbarung unterzeichnen und Antrag auf Aufnahme in die GND-Kooperative beim Standardisierungsausschuss stellen (zum Ende der Pilotphase)
  • ...

Redaktion

Aufgaben

  • Sie bietet Community-bezogene Schulungen für neue Anwendergruppen an.
  • Sie stellt gegenüber der GND-Kooperative sicher, dass die Eignungskriterien bei Dateneingaben und -importen eingehalten und die geltenden GND-Erfassungsregeln (künftig die CORE-Regeln in der GND-Dokumentation) sowie gegebenenfalls Eigenheiten in den Anwendungsprofilen ihrer jeweiligen Community angewendet und vermittelt werden.

Voraussetzungen und Grundlagen

  • Die Agentur verfügt über einen Redaktions-Account und eine ISIL-Kennung. Sie hat Zugriff auf einen GND-Erfassungsclient und verfügt über GND-geschultes Personal.
  • Sie erfasst GND-Datensätze für ihren eigenen Referenzierungsbedarf und bearbeitet die von den Agenturkunden eingebrachten Daten, für die sie gegenüber der GND-Kooperative die Verantwortung übernimmt und Anfragen entgegennimmt.

Checkliste

Tools und Formalia

  • Wie werden die Normdaten erfasst bzw. in die GND eingebracht? Z.B. GND-Webformulare für Personen und Körperschaften, Online-Normschnittstelle, Import
  • In welcher Umgebung erfolgt die Redaktionsarbeit? Z.B. WinIBW, Alma, Aleph
  • Bei Bedarf: Die Agentur ist auf die Nutzung der WinIBW oder eines anderen Erfassungsclients geschult.
  • Eigenen ISIL für die Agentur beantragen.
  • GND-Login (ILTIS-Kennung) für die Agentur beantragen.

Redaktionsbetrieb

  • Wie ist die Redaktionsarbeit innerhalb der Agentur organisiert?
  • Wer arbeitet die eingebrachten Datensätze auf, für die die Agentur verantwortlich ist? 
  • Ist eine Bibliothek Agenturpartner, Gespräch mit der zugehörigen Verbundzentrale suchen, um Zuständigkeiten insbesondere im Bereich Redaktion und Schulung zu klären.
  • Sichere Anwendung des Regelwerk für die Erfassung von Normdaten (Informationsseite zur GND, GND-Dokumentation im Aufbau)
  • Von wem und wie werden (Test-) Anwender geschult?
  • Die Agentur arbeitet mindestens auf Level 3 und prüft die Eignung für Level 1.
  • Beteiligung an der Qualitätssicherung in der GND-Kooperative.
  • ...

Datendienste

Aufgaben

  • Die GND vernetzen: Sie wirbt für die Verknüpfung von Forschungs- und Sammlungsdaten mit GND-IDs und unterstützt ihre Agenturkunden bei der Anreicherung ihrer Daten mit Normdaten.
  • Die GND anreichern: Sie unterstützt ihre Agenturkunden dabei, solche Daten und Aussagen zu identifizieren, die noch nicht als Normdatensätze in der GND vorhanden sind, aber referenzierbar sein sollten. Sie ermöglicht, dass diese angelegt oder importiert werden und gewährleistet dabei gegenüber der Kooperative, dass keine Dubletten entstehen und die Eignungskriterien berücksichtigt werden.

Voraussetzungen und Grundlagen

  • Die Agentur hat Zugriff auf Analyse-Tools und verfügt über entsprechende Datenanalyse-Kompetenz.

Checkliste

  • Forschungs- oder Sammlungsdaten der Anwender mit der GND abgleichen, z.B. mittels OpenRefine.
  • Kandidaten für GND-Neuansetzungen in den Forschungs- oder Sammlungsdaten identifizieren (siehe hierzu auch Zur Entwicklung community-spezifischer Relevanzkriterien)
  • Erfahrung mit der Bereinigung und Prozessierung von Forschungs- und Sammlungsdaten hin zu geeigneten GND-Normdaten sammeln.
  • Datenflüsse zwischen Agentur und Anwendern definieren, testen und Erfahrung mit geeigneten Tools und Formaten sammeln (Erfassung, Lieferung, Abgleich, Anreicherung, GND-Import usw.).
  • ....



Die Akteure im STA-Netzwerk.
Imagecredit: Chantal Köppl (DNB) CC BY SA, Mai 2022

Unterstützung aus der GND-Kooperative

Die GND ist kooperativ organisiert. Die Träger einer Agentur können gerade in der Gründungs- oder Pilotphase noch nicht alle Aufgaben in Eigenregie übernehmen oder müssen Wissen in einzelnen Bereichen erst noch aufbauen. Welche Unterstützung könnte dabei aus der GND-Kooperative oder auch der GND-Zentrale kommen? Welche konkreten Vereinbarungen sind getroffen? Und mit wem?

  • Vermittlung von interessierten Einrichtungen
  • Fachexpertise zu bestimmte Fragestellungen
  • Schulungen zum GND-Webformular für Personen und Körperschaften
  • Schulungen zum GND-Webformular für Gebietskörperschaften (ab 2024)
  • Nutzung und Einführung des Webformulars zur Dublettenbearbeitung (ab 2024)
  • Schulung zur Nutzung der GND Dokumentation (ab 2024)
  • Nutzung von Informationsmaterialien zur Beratung von Anwendern
  • Nutzung der GND-Toolbox für den Abgleich von Daten mit der GND (Launch der Toolbox ist für Juli 2024 geplant)
  • (Besondere) Schulungsangebote für die GND-Redakteure der Agentur
  • Thematische Beratung zum Datenmodell
  • Beratung & Abstimmung zu bestimmten Anwendungskontexten 
  • ...


Agenturprofil


Das Agenturprofil bietet einen steckbriefartigen Überblick über die Agentur als Organisation. Wer ist beteiligt? An wen richten sich die Dienste? Zugleich dient das Agenturprofil zusammen mit dem Agenturportfolio perspektivisch für die öffentlichen Partner-Seiten auf der GND-Webseite.


FrageAntwort

Wie heißt die Agentur?

Der vollständige Name der Agentur.
Wer betreibt die Agentur?Nennung aller vertraglich gebundenen Betreiber der Agenturleistungen.
Mit wem bestehen weitere Kooperationsvereinbarungen?Benennung der Partner, die bestimmte Aufgaben übernehmen, für die die Agentur selbst (momentan) keine Ressourcen hat (bspw. GND-Redaktions-Schulungen, Hands-On-Lab- GND-Toolbox ...). Siehe auch Netzwerk.
Welches Profil hat die Agentur?Beschreibung des thematischen, regionalen, an einer Sparte oder einem Material orientierten Schwerpunkt der Agentur.
An wen richtet sich das Angebot?Beschreibung der Zielgruppe und oder mitwirkende Einrichtungen.
Welche Anwendungskontexte adressiert die Agentur?Listung der Anwendungskontexte, an denen sich die Agentur beteiligt.
Welchen Status hat die Agentur?Die Agentur ist voll umfänglich tätig, im Dauerbetrieb. | Die Agentur hat den Pilotbetrieb zum Zeitpunkt X aufgenommen. | Die Agentur befindet sich in Gründung.
Wie erreicht man die Agentur?Angaben der Kontaktinformationen.






Agenturportfolio


Das Agenturportfolio bietet einen Überblick über die Dienste, die die Agentur zum jeweils aktuellen Stand aufgebaut hat und ihren Anwendern anbietet. Das Portfolio wird mit der Gründungsphase begonnen und im weiteren Verlauf weiter vervollständigt. Siehe dazu die auf der GND-Webseite und auf dieser Seite oben beschriebenen Aufgaben einer GND-Agentur und die dafür notwendigen Voraussetzungen und Grundlagen.

Beispiel: Technische Dienste können derzeit nur unter Umständen für Massenabgleiche angeboten werden. Aber die Agentur kann bei der Nachnutzung von GND-IDs für die Datensammlung der Klienten und bei der Anlage neuer GND-Datensätze in kleiner Skala (→ Redaktionsarbeit) unterstützen.



Community-Arbeit und Beratung

Gremienarbeit

Redaktion

Technische Dienste

ja = (Haken)





Details



Imagecredits: CC0


Gemeinsame Normdaten für Ihre Kultur- und Forschungsdaten:

Mit der Komplexität der Bedarfe steigt der Abstimmungsaufwand

Imagecredit: Mathias Manecke (DNB) CC BY SA, 2019