Stand 26.10.2023 

Hintergrund

Am 26./27. August 2022 wurden als Abschluß der 1. Phase der ILN-Konsolidierung die Examplardaten des DMA der ILN 1 zugeordnet. 
Detaillierte Informationen können im ILTIS-Info Informationen zur ILN-Konsolidierung Phase 1 (DMA/Leipzig) nachgelesen werden.

Am 28./29. Oktober 2023 folgt die Umsetzung der 2. Phase der ILN-Konsolidierung.
Dabei werden die Exemplardaten der Archivalien des Deutschen Exilarchivs (DEA) von ILN 4 nach ILN 2, also in den Frankfurter ILN-Bereich verschoben.

Nach dieser Aktion gelten folgende Zuordnungen:

Anpassungen vor der produktiven Umsetzung der 2. Phase der ILN-Konsolidierung

• Vor dem Verschieben der DEA-Exemplardaten werden alle Exemplardaten mit Feld 4800 versehen
• Ergänzung der ILNs in den Bibliotheksdaten des DEA
• Anpassung von DEA-Datenmasken

• Anpassung der Online-Routinen für die automatische Exemplargenerierung und die Vergabe der Exilnotation bei den Archivalien des DEA.
  Durch die Erfassung des entsprechenden Codes in Feld 0701 $t kann die Verknüpfung zur Bibliotheksdatei in Feld 4800 gesteuert werden.

  IDN	Sigel	Ort und Name	ILN	Code in 0701 $t
  009030115	DE-101a	Leipzig, Deutsche Nationalbibliothek Leipzig	1	1
  009013849	DE-101b	Frankfurt/Main, Deutsche Nationalbibliothek Frankfurt am Main	2	2
  020583613	DE-101c	Leipzig, Deutsche Nationalbibliothek, Deutsches Musikarchiv	1	3
  009033645	DE-101d	Leipzig, Deutsche Nationalbibliothek, Deutsches Buch- und Schriftmuseum	1	7
  988738074	DE-101e	Frankfurt/Main, Deutsche Nationalbibliothek, Deutsches Exilarchiv 1933-1945	2	4 (Online-Routine "Vergabe Exilnotation" bei Archivalien) 5 (Online-Routine: "automatische Exemplargenerierung")
  1253266433	DE-101f	Leipzig, Deutsche Nationalbibliothek Leipzig, Deutsches Exilarchiv 1933-1945	1	6

  siehe auch 4800 - Bibliothekskennzeichen
  Die Produktivnahme der geänderten Online-Routinen erfolgte am 31.08.2023

Produktive Umsetzung

Am Wochenende 28./29.10.2023 werden ca. 82 Tsd. Exemplardaten von ILN 4 nach ILN 2 verschoben.
Die Aktion wird protokolliert, sodass die lokalen Anwendungen der DNB aktualisiert werden.

Danach werden die CBS-Bibliotheksdaten der DEA-Bibliotheken auf ILN 2 umgestellt.
Die DEA-Exemplardaten werden dann im Bereich der Frankfurter Exemplardaten angezeigt.

Nachfolgend das Beispiel eines Datensatzes vor (grau) und nach (grün) der Verschiebung der DEA-Exemplardaten.

Ausblick

Ab 2024 beginnen die Vorbereitungen für die letzte Phase der ILN-Konsolidierung: Die Zusammenführung von Frankfurt und Leipzig zu ILN 1.
Das für die Umsetzung geplante Projekt ist ab Mitte 2024 geplant. Die Laufzeit wird auf ca. 2 Jahre geschätzt.

Liebe Kolleg*innen,

als Ergebnis des inzwischen abgeschlossenen und im Produkt DOBI weitergeführten Projektes SamOA (Sammlung von Open Access Dokumenten)^[1] werden ab der Kalenderwoche 34/2022 Metadaten von ausgewählten Datenlieferanten aus BASE auch in der DNB nachgewiesen.

BASE ist eine Suchmaschine, die weltweit wissenschaftliche Dokumentenserver aggregiert und für die Suche zur Verfügung stellt. Weitere Infos sind unter https://www.base-search.net/ und https://de.wikipedia.org/wiki/Bielefeld_Academic_Search_Engine zu finden.

Für die DNB werden im ersten Schritt Metadaten von Quellen nachgenutzt, die in den Sammelauftrag der DNB gehören, bei denen es bisher aber keine aktive Ablieferung von Seiten der Ablieferungspflichtigen gibt. Die Gründe, warum wir diese Netzpublikationen bisher nicht sammeln können vielfältig sein.

Die Umsetzung erfolgt auf der neuen technologischen Basis, die auch für die Aktualisierung der technischen Infrastruktur für die Sammlung von Netzpublikationen genutzt werden wird.

Die Metadaten werden als sogenannte Oafs-Sätze in den Hauptbestand des CBS der DNB eingespielt.

"Oafs" steht dabei für einzelne Online-Ressourcen, die aus Fremddaten übernommen wurden und die keinen Bestand in der DNB haben.

Durch die Übernahme von Metadaten zu möglichst frei im Internet lesbaren Dokumenten soll der Titelumfang für unsere Nutzer*innen angereichert werden, auch wenn die Objekte im ersten Schritt noch nicht von uns archiviert werden.

Aktuell werden Zugriffslinks über die Felder 4085 (mit einer URL) oder die Felder zu Persistent Identifiern (2050/2051/2052) bereitgestellt. Hierüber sollte in den meisten Fällen der Zugriff auf ein frei lesbares Dokument gewährleistet sein. Leider wird es hier Abweichungen und Fehler geben, da BASE selbst keine fehlerfreien Angaben vorliegen.

 Die mittelfristige Planung sieht vor auch die Objekte zu sammeln und in der DNB zu archivieren.

 Im Namen der Beteiligten aus allen Bereichen,

Conny Diebel

^[1] Projektbeschreibung: https://www.dnb.de/DE/Professionell/ProjekteKooperationen/Projektarchiv/2020/SamOA/SamOA_node.html

Stand 11.07.2022 

Hintergrund

Seit Beginn der Katalogisierung in ILTIS sind die Exemplardaten der DNB unterschiedlichen internen Bibliotheksnummern zugeordnet (ILN=Internal Library Number).

Die Entscheidung für diese ILN-Zuordnung wurde bei der Einführung von ILTIS/CBS getroffen, da es zu Beginn unterschiedliche OPAC-Kataloge pro Standort Leipzig und Frankfurt gab, die technischer Bestandteil des jeweiligen lokalen Bibliothekssystems (LBS) waren.

Die Zuordnung einer CBS-Bibliothek ist dabei nur relevant für die Exemplardaten eines Datensatzes in ILTIS/CBS. Die einzige Stelle, wo die ILN in den bibliografischen Daten sichtbar wird, ist die interne Pica+-Kategorie 001@. Dort werden in Unterfeld $0 die ILN der Bibliotheken aufgelistet, die über einen Exemplardatensatz an dem Datensatz verfügen.

Auswirkungen der ILN-Zuordnung:

• Exemplardaten können nur dann bearbeitet werden, wenn die aktuelle Kennung zu einer Bibliothek gehört, der die ILN des Exemplardatensatzes zugeordnet ist.
• Exemplardaten werden in der Vollanzeige des Datensatzes mit allen Exemplaren (Kommando: s[how] da)  anhand der ILNs gruppiert.
• Exemplardaten werden in der Vollanzeige des Datensatzes mit nur den eigenen Exemplaren (Kommando: s[how] d) nur angezeigt, wenn die Bibliothek der Kennung der gleichen ILN zugeordnet ist, wie der Exemplardatensatz.
• Exemplardaten werden aufgrund der ILN-Zuordnung mit dem Online-Update-Mechanismus (OUM) an das zur ILN gehörige LBS geschickt.

Ziele der ILN-Konsolidierung

• Organisatorische Zusammenführung der DNB-Exemplardaten, indem sie in Zukunft nur noch einer ILN zugeordnet werden.
  Alle Exemplardaten der DNB können dann ohne Wechseln der Kennung bearbeitet werden.
   
• Reduzierung der Lokalsysteme auf ein LBS für alle DNB-Daten. Dadurch sind Kosteneinsparungen bei den LBS-Lizenzen zu erwarten.

Planung Gesamtprojekt

Aufgrund der Komplexität des Projektes wurde es in mehrere Phasen aufgeteilt. 

Informationen zur 1. Phase

In der 1. Phase wurde die ILN 3 (DMA) aufgelöst, d.h. alle Exemplardaten des DMA wurden der ILN 1 zugeordnet.

1. Erste Änderungen sind im CBS-Release 2022.4 am 12.07.2022 erfolgt (Online Routinen, Validation)
2. Danach folgte eine Zwischenphase in der Datensätze und Prozesse, z.B. NP-Import vorbereitet bzw. angepasst wurden.
3. Am Stichtag 26./27.08.2022 wurden alle DMA-Exemplardatensätze von ILN 3 nach ILN 1 verschoben.
   Zeitgleich wurden alle DMA-Bibliotheken der ILN 1 zugeordnet.

Notwendige Änderungen vor dem Stichtag

• Änderung der Online-Routine zur Exemplargenerierung
  Das CBS-Release 2022.4 enthielt wesentliche Änderungen der Online-Routine zur Exemplargenerierung.

  Die Online-Routine zur Exemplargenerierung generiert anhand der Angaben in Feld 0701 das Exemplar des Standortes des aktuellen Nutzers.

  Diese Routine wird so angepasst, dass alle DNB-Exemplardaten ein Feld 4800 mit der Verknüpfung zum Bibliotheksdatensatz erhalten.
  Bisher wird dieses Feld in DNB nur bei ZDB-Datensätzen und Einzelheftdatensätzen verwendet.

  Außerdem wertet die Online-Routine für die Vergabe der Verknüpfungs-IDN zur Bibliotheksdatei zukünftig zuerst das neue Unterfeld $t aus.
  Wenn kein Unterfeld $t vorhanden ist, wird wie bisher die ILN ausgewertet.

  Übersicht der in der 1. Phase enthaltenen IDN-Verknüpfungen

  Standort/Sammlung	wenn Inhalt 0701 $t =	falls 0701 $t nicht vorhanden, wenn ILN =	Verknüpfungs-IDN in Feld 4800	BIK	Sigel
  DNB Leipzig	1	1	009030115	950200-2	DE-101a
  DNB Frankfurt	2	2	009013849	600100-2	DE-101b
  DMA	3	3	020583613	180101-6	DE-101c

   Die Änderung der Online-Routine zur Exemplargenerierung wurde am 18.07.2022 produktiv gesetzt.
  
  

• Änderung des Batchprogrammes zur Exemplargenerierung am anderen Standort
  Das Batchprogramm, welches bei einer nächtlichen Verarbeitung das Exemplar des anderen Standortes generiert, wird ebenfalls so angepasst, dass immer auch das Feld 4800 vergeben wird. 

• Änderung der CBS-Konfiguration
  In der CBS-Konfigurationstabelle zur Validation wird es leichte Anpassungen geben.
  
  
• WinIBW-Funktionen
  Analyse, Anpassung und Tests der WinIBW-Funktionen ist geplant
  
  
• BibControl
  Anpassungen bei den LBS-Auswertungen mit BibControl sind notwendig.
  
  
• LBS
  Natürlich gibt es auch einen größeren Komplex an Anpassungen und Aktionen für die Migration der Daten des DMA-LBS in das Leipziger LBS, u.a. bei den Lieferantendaten.
  Diese werden von der LBS-Taskforce gemeinsam mit OCLC koordiniert.

Auswirkungen der Änderungen am Stichtag

Nachfolgend das Beispiel eines Datensatzes vor und nach der Verschiebung der DMA-Exemplardaten.

Ausblick

In 2023 ist dann eine ähnliche Aktion für die DEA-Archivalien geplant, die derzeit noch Exemplardaten unter ILN 4 haben. Diese sollen nach ILN 2 verschoben werden.
Bei Phase 2 des Projektes ist dann zwar kein LBS zu berücksichtigen, aber durch Besonderheiten des DEA, z.B. spezielle Online-Routinen, muss auch diese Phase gut vorbereitet und die Auswirkungen müssen genau geprüft werden.

Ab Mitte 2023 beginnen die Vorbereitungen für die letzte Phase der ILN-Konsolidierung: Die Zusammenführung von Frankfurt und Leipzig zu ILN 1.
Das Projekt ist ab 2024 geplant. Die Laufzeit wird auf ca. 2 Jahre geschätzt.

Mit dem CBS-Release 06.2021 wurde das neue Feld 0596/009M – Datensatzkennzeichnung für Mahnung eingeführt.
Ab der 16. KW wird dieses Feld nun aktiv in der DNB für die Mahnprozesse der Monografien genutzt.

1. Hintergrund

Im Feld 0599/009@ ist die Datensatzkennzeichnung für die Statusverwaltung verankert. Sie umfasst bislang Kennzeichen zum Geschäftsgang (an der 1. Position) und zur Mahnung (an der 2. Position, "m"). Der Mahnstatus wird nun aus dem Feld 0599/009@ herausgetrennt und in einem eigenen Feld 0596/009M abgespeichert. Die Statusverwaltung im Feld 0599/009@ erfolgt wie bisher. Durch die Trennung der unterschiedlichen Kennzeichnung geht eine Erweiterung der Funktionalität bei den Mahnprozessen einher.

2. Ziele

Mit Einführung des neuen Feldes werden folgende Ziele verfolgt:

• Monografische Einzelexemplare können in den Geschäftsgang gegeben werden, ohne dass die Mahnung abgebrochen oder verhindert wird.
• Über eine Codierung ("i") im neuen Feld 0596/009M ist es möglich Bestellungen im LBS gezielt für einen bestimmten Standort anzulegen (Unterfeld $z).
• Datensätze, deren Verlage auf der Mahnausschlussliste stehen, bei denen also keine Mahnung erstellt werden soll, erhalten nun die Kennzeichnung "k" und sind damit für die Mahnprozesse gesperrt.

3. Struktur

Die Feldstruktur sieht folgendermaßen aus: 

Die Inhalte des Feldes 0596/009M sind mit dem Index MST wortweise suchbar.

Folgende Einträge sind im Unterfeld $b (Mahnstatus) möglich:

4. Umsetzung

In der 16. KW erfolgt eine Datenmanipulation, bei der in allen betroffenen Datensätzen der Mahnstatus aus dem Feld 0599/009@ herausgelöscht und in ein neues Feld 0596/009M geschrieben wird.  Im Anschluss an die Datenmanipulation werden die Mahnprozesse das neue Feld 0596/009M für die Kennzeichnung des Mahnstatus verwenden und die oben genannten Funktionalitäten stehen zur Verfügung.

Nachfolgend ein fingierter und gekürzter Beispieldatensatz aus dem ILTIS-Approvalsystem: 

Liebe Kolleg*innen,

am Dienstag, den 9. November 2021, wurden die nachfolgenden Anpassungen im ILTIS-System produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.

Liebe Kolleg*innen,

am Dienstag, den 2. Februar 2021, wurden die nachfolgenden Anpassungen im ILTIS-System produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.

Liebe Kolleg*innen,

am Dienstag, den 24. November 2020, wurden die nachfolgenden Anpassungen im ILTIS-System produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.

Liebe Kolleg*innen,

am Dienstag, den 22. September 2020, wurden die in der nachfolgenden Tabelle enthaltenen Anpassungen im ILTIS-Produktionssystem produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.

Liebe Kolleg*innen,

am Dienstag, den 24. März 2020, wurden die in der nachfolgenden Tabelle enthaltenen Anpassungen im ILTIS-Produktionssystem produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am Dienstag, den 28. Januar 2020, wurden die in der nachfolgenden Tabelle enthaltenen Anpassungen im ILTIS-Produktionssystem produktiv gesetzt.

Bitte beachten Sie, dass die Anzeige der Vorgänge durch Betätigen des Links Zugangsberechtigung für das Bugtrackingsystem JIRA der DNB erfordert.