Im April 2011 wurden bei einer Besprechung der Monografien-Erwerbung und der IT bestehende Anforderungen und Verbesserungen des Mahnverfahrens für Monografien besprochen. Ergebnis des Treffens war eine Liste mit Anforderungen zur Anpassung des Mahnverfahrens Monografien. Die Anforderungen bezogen sich ausschliesslich auf Anpassungen, die im CBS zu realisieren sind.

Ab 5. September 2011 kommt das geänderte Mahnverfahren im ILTIS-Produktionssystem zum Einsatz.
Im folgenden sollen einige Aspekte der Änderungen kurz beschrieben werden.

• Mahndatensätze
  Die von der Erwerbung Monografien in ILTIS erfassten Mahndatensätze (Satzart Aam) werden vollständig in das automatisierte Mahnverfahren integriert.
  Das bedeutet,
  - daß diese Datensätze eine Lieferanten-ID und einen "fiktiven" Erscheinttermin enthalten müssen, damit sie anhand der MVB-Bedingungen verarbeitet werden. In WinIBW3 stehen entsprechende Datenmasken und Funktionen zur Verfügung.
  - daß bei Datensätzen mit Zeichen "m" an der 3. Position der Satzart der Mahnstatus in Kategorie 0599 nicht mehr per Online-Routine gebildet wird.
  - daß bei allen bestehenden Mahndatensätzen der Erwerbung Monografien der einheitliche fiktive Erscheinttermin 07.07.07 vergeben wird.

• Lieferanten
  Das Anlegen von Bestellungen von Lieferanten, die "grundsätzlich" nicht zu mahnen sind, wird nun bereits im CBS verhindert. Somit entfallen die derzeit wöchentlich im CBS zu verarbeitenden "Widerspruchslisten", anhand derer der Mahnstatus im CBS entfernt wird.

• DMA-Datensätze
  Die Abteilung Erwerbung Monografien kann "vermutliche" DMA-Datensätze vom Mahnverfahren ausschließen, indem bei diesen Datensätzen an der 4. Position der Satzart das Zeichen "m" (für DMA) vergeben wird. Damit wird die Mahnung gestoppt und diese Datensätze sind nur noch im DMA sichtbar. Bisher wurden diese Datensätze gelöscht und dem DMA als Ausdruck zur Verfügung gestellt. Durch das neue Verfahren ist eine bessere Nachnutzung möglich.

• Mahnung manuell stoppen
  Durch manuelles Entfernen der Kategorie 4208 (Voraussichtlicher Erscheinungstermin) wird der Mahnprozess beim Datensatz gestoppt. Die MitarbeiterInnen der Erwerbung Monografien müssen sich dadurch nicht mehr um Bestellungen im Lokalsystem kümmern, da diese automatisch entfernt werden.

• Programmoptimierungen
  Die bestehenden CBS-Programme wurden "entschlackt", d.h. es wurden nicht mehr gültige Bedingungen und Prüfungen entfernt, wodurch die Programme besser lesbar und für zukünftige Anpassungen transparenter sind.