Hintergrund

Am 26./27. August 2022 wurden als Abschluss der 1. Phase der ILN-Konsolidierung die Exemplardaten des DMA der ILN 1 zugeordnet, siehe ILTIS-Info Informationen zur ILN-Konsolidierung Phase 1 (DMA/Leipzig). Am 28./29. Oktober 2023 folgt die Umsetzung der 2. Phase der ILN-Konsolidierung, bei der die Exemplardaten der Archivalien des Deutschen Exilarchivs (DEA) von ILN 4 nach ILN 2, also in den Frankfurter ILN-Bereich verschoben wurden, siehe ILTIS-Info Informationen zur ILN-Konsolidierung Phase 2 (DEA/Frankfurt).

In 2025 hat die 3. Phase des Projektes ILN-Konsolidierung begonnen, bei der es darum geht bis 2026/2027 alle ILN 2 Exemplardaten nach ILN 1 zu verschieben. Aktuell gibt es zwei wesentliche Vorbereitungen zur Erreichung des Ziels:

1. Bereinigung der ILN-2-Exemplardaten bei den Online-Ressourcen

Die Exemplardaten der Online-Ressourcen (Datensätze mit Materialart an der 1. Position 'O') machen ca. 60% der insgesamt ca. 31,5 Millionen Exemplardaten der ILN 2 aus. Bei den Online-Ressourcen spielt der Standort jedoch keine Rolle, da sie virtuell gespeichert werden. Deshalb wurde vereinbart, für die O-Sätze nur noch ein Exemplar abzuspeichern. Dieses Exemplar wird ILN 1 zugeordnet und bekommt in Exemplarfeld 4800 (Pica+ 247C $9) eine Verknüpfung zum übergeordneten Bibliotheksdatensatz der DNB (IDN ibw://988092921).

Was bisher geschah

• Die Fachkolleg*innen haben Fehler und Besonderheiten, wie z.B. mehrere Exemplare unter einer ILN, bei den O-Sätzen bereits im ILTIS-Produktionssystem bereinigt.
• Die Fachkolleg*innen haben Vorgaben für maschinelle Änderung der restlichen Sonderfälle erstellt, z.B. dort wo es Unterschiede in den Exemplarfeldern der Standort Leipzig und Frankfurt gibt.
• Die Online-Routine für die Exemplargenerierung anhand des Feldes 0701 (Pica+ 008@) wurde so geändert, dass bei O-Sätzen immer ein Exemplar unter ILN 1 mit Verknüpfung zum übergeordneten DNB-Bibliothekssatz in Exemplarfeld 4800 (pica+ 247C $9) erstellt wird und als Selektionsschlüssel immer 'x' in Feld E001 (Pica+ 208@/0001 $b) vergeben wird. Abschließend wird das Feld 0701 entfernt, damit beim nächtlichen Prozess kein zweites Exemplar generiert wird. Diese Anpassung ist vor allem wichtig für den Importprozess der Netzpublikationen (NP-Import), damit hier nur noch ein Exemplar automatisiert gebildet wird.
• Die WinIBW-Scripte für die Digitalisierungsprojekte mussten angepasst werden, da hier das Exemplar nicht über die Online-Routine generiert wird, sondern direkt durch Erzeugung der relevanten Exemplardatenfelder im Script. Dies betrifft z.B. das Script DigiQd.
• In der IT wurden Programme für die im folgenden aufgelisteten Verarbeitungen entwickelt (teilweise noch in Arbeit):
   (1) Programm zum Verschieben der ILN2-Exemplare nach ILN-1 bei O-Sätzen, wenn kein ILN1-Exemplar vorhanden ist
   (2) Übernahme von Exemplarfeldern des ILN2-Exemplars in das ILN1-Exemplar bei O-Sätzen oder Ausgabe einer Fehlermeldung, wenn Exemplarfelder in beiden Exemplaren unterschiedlich sind 
   (3) Löschen der ILN2-Exemplare der O-Sätze anhand unterschiedlicher Kontingente mit einem bestehenden Löschprogramm in parallelen Prozessen
   (4) Erstellung der Verknüpfung zum übergeordneten DNB-Bibliotheksdatensatz bei den ILN1-Exemplaren der O-Sätze (und weitere Anpassungen)
• Alle Verarbeitungen werden nicht protokolliert, damit sie weder über die Datenschnittstellen bereit gestellt, noch mit den lokalen Anwendungen synchronisiert werden. Da bei der Aktualisierung der Datenbank der Statistik- und Reportsoftware BibControl und der Synchronisierung mit dem Katalogspiegel (catmir) eine interne SQL-Tabelle verwendet wird, in der alle Änderungen an Datensätzen auf Feldebene gespeichert werden (dbs_title_revisions) werden alle Verarbeitungen bei den O-Sätzen im Rahmen der ILN-Konsolidierung mit einer speziellen Kennung (User 9990) durchgeführt, sodass diese Verarbeitungen von diesen Prozessen herausgefiltert werden können.
• Bei den Verarbeitungen (und auch bei der Online-Routine) werden die Exemplardaten der ZDB-Datensätze (Materialart 4. Position 'z') zunächst nicht berücksichtigt. Diese werden erst nach genauen Analysen und der Abstimmung mit der Staatsbibliothek Berlin bearbeitet.

Die nächsten Schritte

Nach dem Neuaufbau der Datenbank im ILTIS-Approvalsystem am 31.10.2025 werden Echtläufe der oben genannten Verarbeitungen in der dort angegebenen Reihenfolge (falls erforderlich) in diesem System durchgeführt. Der Fokus wird hier zunächst auf den 'unkritischen', aber umfangreichsten Kontingenten liegen, also Datensätze der Materialarten Olfo (ca. 14,5 Mio.) und Oaf (ca. 4 Mio.). In Absprache  mit den Fachabteilungen können danach auch die Echtläufe im ILTIS-Produktionssystem eingeplant und durchgeführt werden.

2. Festlegungen zur Besetzung  des Selektionsschlüssels in Feld EXXX

In der Kerngruppe der ILN-Konsolidierung wurde folgende Besetzung des Selektionsschlüssels in Exemplarfeld EXXX (Pica+ 208@/XXX $b) vereinbart:

An der 1. Position soll die Funktion des Exemplardatensatzes ausgedrückt werden. Hier sind folgende Kennzeichnungen möglich:

• 'x' ist die Standardangabe Exemplardaten bei DNB- und ZDB-Titeldaten. Sie beschreibt das Grundexemplar und wird als Default vorgesehen.
• 'h' wird nur in DNB-Titeldaten für Handbibliotheks-, Sondersammlungs- oder Verbrauchsexemplare verwendet.
• 'd' wird in ZDB-Daten zur Kennzeichnung von zu löschenden Exemplardaten gesetzt.
• 'u' wird in ZDB-Daten für die Umlenkung von Exemplardaten verwendet.

An der 2. Position werden in der DNB Informationen zum Standort zu finden sein. Bei O-Sätzen der DNB wird diese Position nicht besetzt!
Die ZDB nutzt diese Position zur Kennzeichnung von Lizenzsätzen. Mögliche Kennzeichnungen sind also:

• '1' das Exemplar gehört zum Bestand DNB/Leipzig.
• '2' das Exemplar gehört zum Bestand DNB/Frankfurt.
• 'x' Füllzeichen bei Exemplardaten der ZDB, wenn die 3. Position besetzt ist.
• 'z' kennzeichnet bei Exemplardaten der ZDB einen Lizenzsatz

Die 3. Position wird zukünftig nur von der ZDB zur Kennzeichnung der Herkunft eines Exemplardatensatzes verwendet. Für die DNB sind diese Kennzeichen nicht relevant!
Hier werden folgende Kennzeichnungen unterschieden:

• 'e' EZB
• 'm' Fremddaten
• 'v' aus Verbund
• 'z' aus ZDB

Beispiele der unterschiedlichen Exemplardaten