0599 - Datensatzkennzeichnungen für die Statusverwaltung

Ausführungsbestimmungen

Geschäftsgangssteuerung innerhalb DNB: 

0599 cm: Kennzeichnung für mittels automatischer Mahnschreiben angeforderte monografische Titel. Weitere mögliche Kombinationen sind: am, bm, em, dm, fm. Das "m" bildet die Grundlage für den Mahnstopp im Lokalsystem und darf - um eine weitere Mahnung zu vermeiden - nicht manuell gelöscht werden. Nachdem der Mahnstopp erfolgt ist, wird das "m" automatisch gelöscht.

0599 e: Kurztitelaufnahme der Erwerbung für monografische Mahndatensätze (nur in Verbindung mit Pos.2=m), sofern kein ND-Katalogisat für den betroffenen Titel existiert. Interimistische Mahndatensätze der Auslandserwerbung für ablieferungspflichtige Lizenzen. Erwerbungssätze für Periodika zu Mahnzwecken bis einschließlich Februar 2007.

Codes

Position 2: (nicht für *b* und *d*)

m  Mahnvorgang eingeleitet (Monografien)

Inhalt
1.  Datenfeld
1.1.  Funktion des Interimsfeldes 0599

Das Feld beinhaltet drei Funktionen:

a)  Geschäftsgangssteuerung innerhalb DNB  

Die Statusverwaltung bezieht sich auf den Geschäftsgang der Titelbearbeitung in Erwerbung, Formal- und Inhaltserschließung.

Das Feld 0599 enthält Informationen (stets ein Tagesdatum sowie verschiedene einstellige Code-Angaben in Form von Kleinbuchstaben auf zwei Code-Positionen, z.B. a, b, ck), die zur Bedienung des Bibliografiesystems notwendig sind, d.h. für die Selektion von Titelsätzen aus dem PICA/ILTIS-Zentralsystem für die bibliografischen Dienstleistungen (Reihen A, B, C, H, O und Neuerscheinungsdienst).

Die Selektionen für das Bibliografiesystem mittels der Codes in Feld 0599 erfolgt über die Titelsätze der Satzarten *a, *bvz, *dvz, *f und *F.

In den Satzarten *c und *E hat das Feld 0599 keine Bedeutung für die bibliografischen Dienstleistungen.

b)  Geschäftsgangssteuerung innerhalb der ZDB  

Bestimmte Codes (z.B. g, u) dürfen nur von der Zentralredaktion Titel vergeben werden und gelten nur für die ZDB.

Wenn gleichzeitig ZDB- und DNB-Codes verwendet werden müssen, kann das Feld in ZDB-Sätzen doppelt besetzt sein.  

Link zur ZETA-Beschreibung:

http://www.zeitschriftendatenbank.de/erschliessung/arbeitsunterlagen/zeta/0599.html

c)  Aktivierung von Routinen  

Durch verschiedene Codes (z.B. d, v) werden maschinelle Änderungen an DNB-Sätzen oder von DNB- zu ZDB-Sätzen veranlasst.

Genaue Beschreibung im internen Arbeitspapier: V:\Abt_1\ILTIS-Anwendung\Routinen_Skripte_ZDB_Teil1_Routinen.doc

Zur genauen Beschreibung der Codes s. Punkt 1.2.

Das Interimsfeld 0599 wird nach der Vergabe der Heftnummer für die Aufnahme in die bibliografischen Dienstleistungen bzw. nach erfolgreicher Ausführung der Routinen in den Datensätzen automatisch gelöscht (Ausnahme: ND-Datensätze).

Manuell muss das vorhandene Feld 0599 gelöscht werden, wenn beim Update eines Erwerbungs- oder ND-Satzes eine Pseudoheft-Nummer in Feld 2105 eingetragen wird, da diese Datensätze nicht in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen werden. Einzelheiten dazu s. die Feldbeschreibung 2105 und ILTIS-Handbuch Teil 2.5

In Infosätzen (Kleinbuchstabe auf Position 1 in Feld 0500) ist das Feld 0599 bis auf die Löschfunktion nicht erforderlich.

Der Inhalt des Feldes (Datum und Codes) ist indexiert.  

1.2.  Inhalt des Feldes 0599

JJ-MM-TT ¬ : ¬ xy

Vor der Zeichenfolge " ¬ : ¬ " steht ein Tagesdatum in der Form "Jahr-Monat-Tag", das stets maschinell erzeugt und bei manueller Löschung automatisch aktualisiert wird.

Ausnahme: Beim Löschen von Zeitschriften-Lieferungssätzen (Olfo) wird das Tagesdatum nicht automatisch erzeugt sondern muss manuell eingegeben werden.

Die Zeichenfolge " ¬ : ¬ " ist ein Trennzeichen, das ebenfalls automatisch erzeugt wird.

Nach diesem Trennzeichen kennzeichnet "x" die Codeposition 1 und "y" die Codeposition 2.

!...!  Verknüpfungsnummer eines Zielsatzes bei Umlenkungen/Verschiebungen, wird ohne Spatium an den Status-Code angeschlossen.

Code-Position 1:

a      Katalogisierung mit Autopsie: Das Katalogisat ist vollständig bearbeitet und fertig für die bibliografische Anzeige (diese Codeangabe betrifft nicht den Neuerscheinungsdienst).  

Diese Freigabe-Kennung für die bibliografische Anzeige wird von der Abteilung Inhaltserschließung erfasst, die die Codeangabe "b" (s.u.) durch die Codeangabe "a" ersetzt, wobei zugleich das Datum in Feld 0599 aktualisiert wird. Die Inhaltserschließung und Freigabe der Datensätze für Karten erfolgt ausschließlich in Leipzig.   Ausnahme: Ab 2010 erfolgt die Freigabe-Kennung für die bibliografische Anzeige von periodischen Netzpublikationen und Online-Dissertationen, die nach altem Verfahren abgeliefert werden, durch die Formalerschließung. Monografische Netzpublikationen und Online-Dissertationen, die über das Webformular eingehen, werden mit dieser Codierung ins ILTIS-System eingespielt.

b     Katalogisierung mit Autopsie: Das Exemplar einer Veröffentlichung befindet sich in Bearbeitung, d.h. die Formalkatalogisierung ist erfolgt, die Inhaltserschließung jedoch noch nicht.

Das betrifft das ND-Updating, das Updating von Kurztitelaufnahmen der Erwerbung, das Updating oder die Nachnutzung von ZDB-Datensätzen sowie die ohne einen Vorlauf erfassten Datensätze, die in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen werden.

c      Die Anzeige des ND-Katalogisats im Neuerscheinungsdienst ist erfolgt und der Selektionsschlüssel auf "c" zurückgesetzt. Pos. 3 in Feld 0500 ist c.

d      Der Datensatz soll gelöscht werden. Die Löschung darf nur mit diesem Code veranlasst werden. Er wird manuell vergeben und ist in allen Satzarten zulässig. 

Achtung: Alle Titelverknüpfungen im und zum DNB-Ausgangsdatensatz müssen gelöscht sein. Außerdem muss auf die Exemplardatensätze geachtet werden (HB- Exemplare, Verknüpfung mit LBS).

In der ZDB darf der Code nur von der ZRT gesetzt werden. Bei Netzpublikationen muss zur Synchronisierung von ILTIS und Archivsystem zusätzlich zum Titeldatensatz auch das Objekt (Publikation) gelöscht werden.

e     Kurztitelaufnahme der Erwerbung für monografische Mahndatensätze (nur in Verbindung mit Pos.2=m), sofern kein ND-Katalogisat für den betr. Titel existiert.

Interimistische Mahndatensätze der Auslandserwerbung für ablieferungspflichtige Lizenzen.

Erwerbungssätze für Periodika zu Mahnzwecken bis einschließlich Februar 2007.

f       Monografische Publikation ist eingegangen und von der Erwerbung bearbeitet worden.

g      Gravierende Korrektur in der ZDB. Der Code darf nur von der ZRT gesetzt werden.

k      Die ZRT setzt den Code, wenn eine bislang lizenzfreie Netzpublikation kostenpflichtig wird.

n      Routine für den Geschäftsgang Netzpublikationen zur Synchronisierung von ILTIS und Archivsystem, um den ILTIS-Datensatz zu erhalten aber die angehängten Objekte zu löschen.

o      Bei der Fremddateneinspielung von periodischen Netzpublikationen wird die Statusangabe "o" erzeugt.

u      Routine zum Umlenken:

• zwischen ZDB-Sätzen (darf nur von ZRT gesetzt werden)
• bei Netzpublikationen zur Synchronisierung von ILTIS und Archivsystem; das Objekt wird an einen anderen Datensatz gehängt.

x      Füllzeichen.

v      Routine zum Verschieben von Bandsätzen aller DNB-Satzarten oder von Datensätzen der Heft- bzw. Artikellieferungen bei Online-Zeitschriften.

Code-Position 2:

i      Beim Einspielen von ND-Datensätzen wird ein ISBN-Abgleich durchgeführt. Dabei werden ND-Datensätze als mögliche Dubletten gekennzeichnet.

Diese Datensätze werden manuell in der Erwerbung bereinigt, Datensätze zu Netzpublikationen werden vom NP-Team überprüft.

k     ND-Titel, die mit einer Sachgruppe versehen und freigegeben sind für die Aufnahme in den Neuerscheinungsdienst.

Diese Code-Angabe ist nur zulässig, wenn Position 1 = "c" ist. Nach der Heftvergabe für den Neuerscheinungsdienst wird das "k" automatisch gelöscht.

m     Kennzeichnung für mittels automatischer Mahnschreiben angeforderte monografische Titel. Mögliche Kombinationen sind: am, bm, cm, em, dm, fm.

Das "m" bildet die Grundlage für den Mahnstopp im Lokalsystem und darf - um eine weitere Mahnung zu vermeiden - nicht manuell gelöscht werden. Nachdem der Mahnstopp erfolgt ist, wird das "m" automatisch gelöscht.

v      ND-Titel wurden eingespielt, aber noch nicht von der Formalerschließung für die Aufnahme in den Neuerscheinungsdienst überprüft.

Bei Datensätzen für Titel vor dem aktuellen Erscheinungsjahr bleibt dieser Status erhalten. Die Überprüfung wird von der Erwerbung vorgenommen.

w     Ab 2013 werden Datensätze für Nichtmusikwerke von Musikverlagen von der DMA- Erwerbung zur Wiedervorlage mit dem Selektionsschlüssel „cw“ versehen. 

Dieser Selektionsschlüssel darf nicht bei ZDB-Sätzen verwendet werden!

Bis 2007 wurden Datensätze für begrenzte Werke von der Erwerbung zur Wiedervorlage mit dem Selektionschlüssel "cw" versehen.

z     Sperrung eines Katalogisats (auch eines Erwerbungsdatensatzes) für die weitere Verarbeitung im Geschäftsgang.

Das heißt: Die Erfassung der Formal- oder Inhaltserschließungsdaten ist noch nicht vollständig oder noch nicht abschließend autorisiert.

Bei Verwendung des Codes "z" muss in den betr. Titelsätzen im Bemerkungsfeld (Feld 4700) zusätzlich der Grund für die vorläufige Sperrung zusammen mit dem Tagesdatum der Sperrung und ggf. des Namenszeichens angegeben werden.  

Vor Weitergabe des Exemplars der betr. Veröffentlichung mit dem Ausdruck der Titelsätze aus der Formalerschließung an die Inhaltserschließung sind der Code "z" und die "Sperrungsbemerkung" in Feld 4700 vom Formalkatalogisierer zu löschen.  

Da Feld 0599 indexiert ist, können gesperrten Katalogisate im Online-Zugriff kontrolliert werden.  

Neu eingespielte ND-Sätze werden automatisch mit "cz" gesperrt, wenn in Feld 2000 keine ISBN vorhanden ist. Bei der Bearbeitung für die Anzeige im Neuerscheinungsdienst werden diese Sätze überprüft und entweder als "eindeutig nicht sammelpflichtig" (Satzart Aaqs) gekennzeichnet oder der Status auf "ck" bzw. bei alten Erscheinungsjahren auf "cv" gesetzt.  

Darf nicht bei ZDB-Sätzen verwendet werden!

Besondere Codierungen der ZDB:

zd    Verkürzte Löschsätze in der ZDB, die nach dem Abzug für den Änderungsdienst ca. 20 Wochen als Infosätze stehen bleiben und dann endgültig gelöscht werden.

Sie dienen der Verarbeitung durch harvestende Systeme.

zu    Verkürzte Umlenksätze in der ZDB, die nach der Umlenkung ca. 20 Wochen als Infosätze stehen bleiben und dann gelöscht werden. Sie dienen der Verarbeitung durch harvestende Systeme.

1.3.  Maschinelle Erzeugung des Feldes 0599

Bei der Ersterfassung eines Titelsatzes der Satzarten *a*, *f und *F wird das Feld 0599 samt Inhalt maschinell erzeugt. Bei der Vergabe der Heftnummern für die Aufnahme in die Reihen A, B, C, H und O wird das Feld in diesen Datensätzen automatisch gelöscht.

Bei den dazwischenliegenden Statussituationen wird der Inhalt des Feldes 0599 teils maschinell, teils manuell verändert.

Wird in Feld 2105 eine Pseudoheft-Nummer erfasst (s. die Beschreibung des Feldes 2105), unterbleibt die maschinelle Erzeugung des Feldes 0599.

1.4.  Manuelle Erfassung des Feldes 0599

Manuell erfasst werden nur die Feldnummer und die Code-Angaben für die Code-Positionen 1 und ggf. auch 2. Das Tagesdatum wird mit dem nachfolgenden Trennzeichen (" ¬ : ¬ ") immer maschinell erzeugt.

Bei Löschung des Datums (immer zusammen mit dem nachfolgenden Trennzeichen) wird automatisch eine aktualisierte Datumsangabe erzeugt.

Die manuelle Erfassung des Feldes 0599 betrifft:

• Zeitschriften (*bvz) und Schriftenreihen (*dvz), die in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen werden, s. Punkt 2.4
• das Auslösen einer Routine über Feld 0599
• Löschen von Datensätzen

2.  Die verschiedenen Status-Situationen im Geschäftsgang

Bei der Abfolge der verschiedenen Angaben der Statusverwaltung im Geschäftsgang werden bestimmte Datenfelder samt Inhalt oder bestimmte Inhalte vorhandener Datenfelder statusspezifisch automatisch erzeugt, verändert oder gelöscht.

2.1.  Monografien (einschl. Zeitschriftenstücktitel), Loseblatt-Ausgaben, Karten und Hochschulschriften in Erwerbung und Formalerschließung

2.2.  Netzpublikationen (Monografien, Dissertationen, Zeitschriften und Schriftenreihen,
Zeitschriftenhefte und -artikel)

2.3.  Zeitschriften (integrierte Bearbeitung) und Schriftenreihen

2.4.  Titelanzeige fortlaufender Sammelwerke in den Reihen A, B, C und O

Zeitschriften werden in folgenden Fällen in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen und erhalten dafür in Feld 0599 Status "b":

• Es liegt eine neue Zeitschrift vor, für die ein *bvz-Satz erfasst oder nachgenutzt  werden muss.
• Der Titel einer Zeitschrift hat sich gravierend geändert, es muss ein neuer Datensatz erfasst werden.

Aber:

Bei Titeln neuer Online-Zeitschriften wird das Feld 0599 mit Status "a" besetzt.

Schriftenreihen werden in folgenden Fällen in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen und erhalten dafür in Feld 0599 den Status "b":

• Es liegt eine neue Schriftenreihe vor, für die ein *dvz-Satz erfasst werden muss.
• Zu einer Schriftenreihe, an deren ZDB-Satz noch kein DNB-Bestand nachgewiesen ist, muss ein zugehöriger aktueller Band katalogisiert werden.
• Der Titel einer Schriftenreihe hat sich gravierend geändert, es muss ein neuer Datensatz und gleichzeitig ein aktueller Band erfasst werden.

Aber:

• Ein neuer oder nachgenutzter *dvz-Satz erhält kein Feld 0599, wird also nicht in die bibliografischen Dienstleistungen aufgenommen, wenn ein zugehöriger Band mit einer Pseudoheft-Nummer erfasst wird.
• Bei Titeln neuer Online-Schriftenreihen wird das Feld 0599 mit Status a besetzt, wenn sie mit Zeitschriftentiteln verknüpft sind. Sonst erfolgt keine Anzeige.

2.5.  Das Katalogisat ist fertig für die Anzeige in den Reihen A, B, C, H und O  

In den Titeldatensätzen ist auf Position 1 in Feld 0599 der Code "a" angegeben. Die Erfassung dieser Code-Angabe erfolgt mit Ausnahme der Netzpublikationen in der Abteilung Inhaltserschließung. Bei dieser Erfassung wird zugleich das Tagesdatum in Feld 0599 aktualisiert.

Am nächsten Tag ist automatisch Feld 2105 mit der jeweiligen Heftnummer besetzt und Feld 0599 gelöscht.

Sollte zum Zeitpunkt der Setzung der Freigabe-Kennung "a" (Position 1) auf der Position 2 der Code "z" vorhanden sein (Herkunft aus der Formalerschließung), gibt die Inhaltserschließung das Objekt mit dem ausgedruckten Titeldatensatz und einem entsprechenden Vermerk an die Formalerschließung zurück.