ILTIS-Change-Management

Änderungen ab 01.01.2013

Ab 01.01.2013 werden alle Anforderungen nur noch im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Dadurch wird der Arbeitsaufwand für die Releaseplanung erheblich reduziert und die Bearbeitung der Anforderungen wird übersichtlicher. Das Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN bleibt zunächst zur Dokumentation der bisherigen Anforderungen bestehen. Es können dort ab 2013 jedoch keine Tickets mehr erstellt werden. Bis zum Jahreswechsel werden im Projekt ILTIS Komponenten für die ZDB ergänzt (z.B. ZDB für Bibliotheken, WebCat). ZDB-Anforderungen können durch den einleitenden Text "ZDB" in der Kurzbeschreibung für die Recherche optimiert werden.

1. Aktuelle Releaseplanungen

CBS-Konfigurations-Release

Export-Release

Import-Release

Kursiv = Daten innerhalb IT noch nicht abgestimmt!

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2. Beschreibung der unterschiedlichen Releases

Hinweis: In den Monaten August und September werden aufgrund von Urlaubszeiten keine Releases eingeplant.

3. Zielsetzungen des Change Management

• der Aufwand für Change-Requests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
• die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
• die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
• die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
• auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen

4. Requests, die nicht im ILTIS-Change-Management behandelt werden

Folgende Anforderungen und Problemmeldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

• akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte)
• Anforderungen, die sich im Rahmen eines Projektes zur Einführung eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet. Diese werden ggf. kurzfristig einem bereits eingeplanten Release zugeordnet oder es wird ein eigenes Release erstellt. Ein Projekt-Release wird den Fachabteilungen zur Prüfung übermittelt, dazu wird das Verfahren wie bei den CBS-Konfigurations-Releases genutzt.
• Datenmanipulationen und Anpassungen von WinIBW-Scripten werden unabhängig von den CBS-Konfigurations-Releases geplant und bearbeitet.

5. Workflow des ILTIS-Change-Managements

1. Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst.

Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB.
Alle Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Im Projekt ZDBANFORDERUNGEN bestehende Tickets werden solange entsprechenden Releaseversionen zugeordnet, bis es keine offenen Tickets mehr in diesem Projekt gibt. Bis dahin werden in beiden Jira-Projekten die gleichen Releaseversionen eingerichtet.

2. Releasezuordnung.

Die eingegangenen Anforderungen werden durch die Leiter der Jira-Projekte ILTIS und ZDB-ANFORDERUNGEN einem Release zugeordnet.
Es gibt regelmäßige Releases für die CBS-Konfiguration (Validation, Indexierung, Expansion, Syntax, etc.) und jeweils für Export- und Import-Formate. Zudem werden nach Bedarf sonstige Releases angelegt, um Anforderungen thematisch zusammenzufassen (z.B. Projekte, WinIBW).

3. Releaseankündigung.

Nach Ablauf des Endtermines für den Eingang von Anforderungen wird, wenn es sich um Anforderungen im Rahmen eines CBS-Konfigurations-Releases oder einem speziellen Projekt-Release handelt, eine Releaseankündigung an die ILTIS-Kerngruppe und ZDB-Ansprechpartner geschickt. Die ILTIS-Kerngruppe besteht aus MitarbeiterInnen aller DNB-Abteilungen und ZDB-Kollegen. Für die Releaseankündigung wird ein Dokument erstellt, in der eine tabellarische Übersicht über die Anforderungen eines Release enthalten sind und in dem die einzelnen Arbeitsgebiete ihre Bewertung abgeben können.

Für die Import- und Export-Releases ist derzeit eine Releaseankündigung vorgesehen.

4. Releaseprüfung.

Die FA haben danach eine Woche Zeit, die für ein CBS-Konfigurations-Release vorgesehenen Jira-Vorgänge zu prüfen.
In der tabellarischen Übersicht der Anforderungen sind die abschließenden Stellungnahmen der Arbeitsgebiete zum geplanten Release enthalten.
Danach treffen sich die beteiligten IT-KollegInnen, um die Jira-Vorgänge aus IT-Sicht zu prüfen.

5. Releaseumsetzung und -test.

Nach der erfolgten Abstimmung mit den FA und innerhalb der IT wird das CBS-Release in der IT verbindlich eingeplant und die IT beginnt mit der Umsetzung im ILTIS-Approvalsystem. Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.

6. Releaseabnahme.

Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT erfolgreich getestet und abgenommen wurde, setzt IT den Jira-Vorgang auf "erledigt". (Lösung: "behoben"). Im Feld "Umgebung" des Jira-Vorganges sollte die Steuerungstabelle vermerkt sein, die am Stichtag produktiv gesetzt werden soll.
Jira-Vorgänge, die einen Tag vor dem Veröffentlichungstermin noch nicht erledigt sind, werden auf den nächsten Release verschoben.

7. Releaseveröffentlichung.

Am Veröffentlichungstag des Releases werden alle im Release zusammengefassten Anpassungen durch Aktivierung der betroffenen Steuerungstabellen übernommen.

Weitere Aktivitäten:
- Das Release wird in Jira durch den Projektleiter "veröffentlicht"!
- IT stellt aktualisierte Dokumentationen zu den Anpassungen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse).
- Die Vorab-Version des Releases wird redaktionell bearbeitet und als neues ILTIS-Info im Wiki "iltis" veröffentlicht.
- Auf den Informationsseiten der Bestände im ILTIS-Produktionssystem wird auf das neue Release verwiesen.

8. Releaseabschluß.

ca. 2 Tage nach Veröffentlichung des Releases schliesst IT alle diesem zugeordneten Jira-Vorgänge.

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