ILTIS-Change-Management

Fortlaufende Zeitplanung

• Beginn des Verfahrens ab 01.03.2011
• Review des Verfahrens am 11.08.2011 (Teilnehmer: Althaus, Becker, Czech, Diebel, Hernandez, Jochum, König, Molitor, Polak, Wiegand)

Zielsetzungen

• der Aufwand für ChangeRequests, die als Jira-Tickets gemeldet werden, soll durch Bündelung der Anforderungen reduziert werden
• die MitarbeiterInnen der IT sollen sich stärker auf zeitkritische (Projekt-)Aufgaben konzentrieren können
• die Information der Fachabteilungen über die Anforderungsplanung soll transparenter und zuverlässiger werden
• die Bearbeitung von Anforderungen, die als Jira-Tickets gemeldet wurden, soll kontrollierter und zeitnaher erfolgen
• auch innerhalb der IT soll eine klare Regelung helfen Transparenz und Zuverlässigkeit zu erzeugen

Abgrenzungen

Folgende Anforderungen, Meldungen werden nicht in diesem Verfahren behandelt:

• akute Fehler, die zu einer Störung in ILTIS führen, werden sofort bearbeitet (die Bewertung, ob es sich um einen akuten Fehler handelt erfolgt mittels Einzelfallprüfung durch die Leiter der Jira-Projekte, d.h. Althaus, Diebel)
  
  
• Anforderungen, die sich aufgrund Einführung und Test eines neuen Verfahrens, Geschäftgangs, etc. ergeben, werden nach wie vor zeitnah bearbeitet
  
  

Seitenanfang

Hinweise zur Realisierung

• Je nach Art der Anforderung (siehe Tabelle) werden bestimmte Stichtage festgelegt,
  - zu denen die Anforderung in IT eingegangen sein muss
  - zu denen die Realisierung der Anforderung nach erfolgreichem Test produktiv gesetzt wird.
  
  
• Anforderungen, die für einen bestimmten Termin produktiv gesetzt werden sollen, müssen zum Stichtag des Anforderungseingangs in IT als Jira-Ticket vorliegen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ab sofort alle Anforderungen erst zum Stichtag an die IT schicken werden sollen. Diese sollten weiterhin auch vor dem Stichtag in der IT vorliegen.
  
  
• Es gilt weiterhin die generelle Regel, dass die Anforderungen nach Eingang bearbeitet werden. Die Anforderungen werden von IT in Jira der entsprechenden Release-Version zugeordnet.
  
  
• Anforderungen werden in IT analysiert, bevor sie zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden. Aufgrund dieser Analyse kann es zu einer Verschiebung bei der Realisierung kommen. Je exakter und vollständiger eine Anforderung gestellt wird (Detailangaben, Beispiele, Kommandos) desto schneller kann die Bearbeitung durch die IT erfolgen!
  
  
• Sollte eine Realisierung aller von den Fachabteilungen übermittelten Anforderungen aufgrund der Anzahl der Anforderungen nicht möglich sein, so behält sich die IT vor, die Bearbeitung einzelner Anforderungen zu verschieben.
  
  
• Eine Verschiebung aufgrund von Ressourcenengpässen in der IT, die sich geplant (hoch priorisierte Projekte, Dienstreisen, Urlaub, etc.) und ungeplant (Krankheit) ergeben können, ist - wie bisher - möglich.
  
  

Seitenanfang

Seitenanfang

Jahreskalender der Produktivsetzungen der Releases

Seitenanfang

Beispiele für das Zusammenspiel von Anforderungseingang und Produktivsetzung:

1. Eine Anforderung an die Validation im Katalogsystem muss bis zum 10.03. in IT vorliegen, damit sie am 01.04. produktiv gesetzt werden kann.
2. Eine Anforderung an den Import von MARC21 muss bis zum 01.03. in IT vorliegen, damit sie am 01.05. produktiv gesetzt werden kann.

Seitenanfang

Workflow des ILTIS-Change-Managements

• Eine neue Anforderung der FA wird als Jira-Task erfasst. Dies kann durch einen autorisierten Mitarbeiter der FA, den IT-Service oder einen IT-Mitarbeiter erfolgen. FA sind alle Abteilungen in DNB (z.B. Formalerschließung, Erwerbung, Inhaltserschließung, Integrierte Zeitschriftenbearbeitung, DMA, DBSM, ...) und die autorisierten KollegInnen der ZDB (z.B. Jacobi, Rolschewski, Czwinkalik, Heise, ...). Die DNB-Anforderungen werden im Jira-Projekt ILTIS erfasst. Die Anforderungen der ZDB im Jira-Projekt ZDB-ANFORDERUNGEN. In beiden Jira-Projekten werden die gleichen Releaseversionen eingerichtet.
  
  
• Die Leiter der Jira-Projekte ILTIS (Althaus) und ZDB-ANFORDERUNGEN (Diebel) prüfen die eingegangenen Anforderungen, legen - abhängig vom Eingangsdatum der Anforderung - eine vorläufige Releaseversion in Jira fest und leiten die Anforderungen zur Bearbeitung innerhalb IT weiter.
  
  
• Nach Eingang der Anforderung wird diese durch IT geprüft. Die weitere Bearbeitung der Anforderungen innerhalb IT beginnt dann spätestens mit dem Stichtag für den Anforderungseingang, wenn der Abstimmungsprozess mit der FA erfolgt und die Anforderung für das kommende Release vorgesehen ist.  Es müssen zeitnah durchzuführende Tests der Umsetzung durch die FA und IT 1 eingeplant werden. Urlaubszeiten sind zu berücksichtigen! Anpassungen, die die CBS-Validation oder die Exportformate betreffen, sollten durch die IT mit Hilfe von Standardtests geprüft werden.
  
  
• Sobald die Umsetzung durch die FA oder IT 1 erfolgreich abgenommen wurde, setzt IT 1 den Jira-Vorgang auf "erledigt".
  
  
• Nachdem der Stichtag für den Eingang der Anforderungen abgelaufen ist, wird der tatsächliche Termin der Veröffentlichung im Rahmen einer gemeinsamen Besprechung aller Beteiligten in der IT festgelegt. Diese Besprechung sollte in der Woche nach dem Stichtag stattfinden.
  
  
• IT 4 stellt sicher, dass die relevanten Steuerungen zum Stichtag der Produktivsetzung vorliegen und dokumentiert dies im Jira-Vorgang.
  
  
• IT 1 erstellt ein ILTIS-Info mit Informationen zum bevorstehenden Release und stellt - spätestens am Tag der Veröffentlichung des Releases - aktualisierte Dokumentationen zur Verfügung (z.B. Feldverzeichnisse). Die ILTIS-Kontaktpersonen werden spätestens eine Woche vor der Veröffentlichung per Mail über den Umfang des bevorstehenden Releases informiert. Dies ist die letzte Möglichkeit der FA ggf. eine Anforderungen zurückzuziehen!
  
  
• IT 2 übernimmt die relevanten Steuerungen am Stichtag (inkl. Versionsverwaltung) und startet die entsprechenden Server neu.
  
  
• IT 1 schliesst alle Jira-Vorgänge, die dem veröffentlichten Release zugeordnet sind
  
  Seitenanfang