Das Konzept wurden von der Unterarbeitsgruppe 1 der AG Kooperation der Archive erarbeitet (Johannes Beermann, Sebastian Hartwig, Kristina Starkloff, Ramona Weisenberger).
Die UAG 1 machte es sich zur Aufgabe, über Wege nachzudenken, die es Archiven ermöglichen, einen für sie passenden Kooperationspartner im Rahmen der digitalen Langzeitarchivierung zu finden – und zwar unabhängig davon, ob sie Unterstützung für ein kleines Projekt benötigen oder aber auf der Suche nach Mitstreitern für komplexere Lösungen sind.
Nachdem verschiedene Möglichkeiten diskutiert wurden, entschied sich die UAG dazu, die Idee eines Schwarzen Brettes, das eine Art „Partnerbörse“ betreibt, weiterzuverfolgen. Der Anspruch war, das Format so zu konzipieren, dass es sowohl analog als auch digital eingesetzt werden kann.
Für die Plattform entwarf die Arbeitsgruppe ein einfach auszufüllendes Formular mit dem Titel „Mitstreiter für die Langzeitarchivierung gesucht“, das die Kategorien Titel und Beschreibung des Projekts, Kontaktdaten, Datum und Anhang umfasst (siehe Anhang). Die einzelnen Positionen wurden dabei bewusst rudimentär gehalten, um eine hohe Verbreitung und bessere Nutzbarkeit des Formulars zu fördern. Zudem erwartet die UAG zumindest für die Anfangszeit der Umsetzung des Angebots eine noch überschaubare Resonanz, die eine aufwändigere Kategorisierung vorerst unnötig erscheinen lässt. Anpassungen an sich ändernde Bedürfnisse sind jederzeit unkompliziert möglich.
Um zu verhindern, dass gewerbliche Dienstleister die neue Plattform als werbewirksames Werkzeug für ihre Produkte erkennen, wurde dem Formular ein kurzer Einleitungstext vorangestellt, der deutlich macht, dass es sich allein um ein Angebot für nicht-kommerzielle Kooperationen zwischen Archiven handelt, und das Formular nicht dazu dienen soll, Kontaktaufnahmen zwischen gewerblichen Dienstleistern und potentiell neuen Kunden zu ermöglichen.
Die Idee eines Schwarzen Brettes sowie des Kontaktformulars kann zunächst online umgesetzt werden. Darüber hinaus kontaktiert die UAG Initiatoren regionaler und überregionaler Archivtage sowie Arbeitskreise im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung, die ein solches Schwarzes Brett als physische Stellfläche in ihre Veranstaltung integrieren möchten, sofern eine Betreuung der Stellflächen durch Mitglieder der Arbeitsgruppe, die als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen sollen, möglich ist. Eine Umfrage bei Veranstaltern von Archivtagen förderte ein großes Interesse und auch die entsprechende Unterstützung für das Angebot zu Tage. Das „Schwarze Brett“ kann zusätzlich durch eine Posterpräsentation ergänzt werden, um das Anliegen der digitalen Langzeitarchivierung noch weiter publik zu machen.
Die Vorteile dieses zweiteiligen Vorgehens liegen auf der Hand: Auf der einen Seite werden die Archivarinnen und Archivare erreicht, die die Vorteile des Internets nutzen und gerne digital kommunizieren. Auf der anderen Seite können auch die Kolleginnen und Kollegen angesprochen werden, die den persönlichen Kontakt bevorzugen, möglicherweise Partner in der Nähe suchen und Fragen zum Verfahren direkt im Gespräch klären möchten. Die Verknüpfung von virtueller und analoger Plattform durch die betreuenden Personen schafft zudem Synergieeffekte, indem von der einen Plattform auf die andere verwiesen werden kann. Mitunter ist von der physischen Präsentation eine Werbewirkung zu erwarten.
Das Konzept wurden von der Unterarbeitsgruppe 1 der AG Kooperation der Archive erarbeitet (Johannes Beermann, Sebastian Hartwig, Kristina Starkloff, Ramona Weisenberger).